机关办公室制度规范

PAGE机关办公室制度规范一、总则（一）目的为加强机关办公室管理，提高工作效率，确保各项工作规范、有序、高效运行，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于机关办公室全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保各项工作合法合规。2.高效务实原则：以提高工作效率为核心，注重实际效果，务实开展各项工作。3.分工协作原则：明确各岗位职责，加强协作配合，形成工作合力。4.保密原则：严格遵守保密规定，确保机关信息安全。二、岗位职责（一）办公室主任职责1.全面负责办公室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.协调办公室与其他部门之间的工作关系，确保各项工作顺利开展。3.审核重要文件和材料，组织起草综合性文件和报告。4.负责办公室人员的考核、培训和调配工作。5.完成领导交办的其他工作任务。（二）文秘岗位职责1.负责文件的收发、登记、传阅、归档和保管工作。2.起草、打印和分发各类文件、通知、报告等材料。3.协助组织会议、活动，做好会议记录和纪要整理工作。4.负责办公室的档案管理工作，确保档案资料的完整和安全。5.完成领导交办的其他文秘工作任务。（三）行政岗位职责1.负责办公用品的采购、保管和发放工作。2.做好办公设备的维护、保养和管理工作,确保设备正常运行。3.负责机关环境卫生的管理和监督工作。4.协助安排机关车辆的调度和使用，做好车辆的日常维护和管理工作。5.完成领导交办的其他行政工作任务。（四）财务岗位职责1.负责办公室经费的预算、核算和报销工作。2.严格执行财务制度，做好财务账目管理和报表编制工作。3.协助做好资产管理工作，定期进行资产清查和盘点。4.完成领导交办的其他财务工作任务。（五）信息岗位职责1.负责机关信息化建设和管理工作，维护办公网络和信息系统的正常运行。2.收集、整理和分析各类信息，为领导决策提供参考依据。3.负责机关网站和新媒体平台的建设和维护，及时发布信息。4.完成领导交办的其他信息工作任务。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文机要人员签收文件后，进行登记，注明文件名称、文号、来文单位、日期等信息。按照文件的紧急程度和重要程度进行分类，及时送办公室主任阅批。办公室主任根据文件内容，批示承办部门或人员，并注明办理期限。承办人员接到批示后，及时办理文件，并将办理结果反馈给办公室。2.发文承办部门或人员起草文件初稿，经部门负责人审核后，送办公室文秘人员核稿。文秘人员对文件的格式、内容、文字表述等进行审核，提出修改意见。修改后的文件经办公室主任签发后，交由文秘人员编号、打印、盖章。文秘人员将文件分发至相关部门或人员，并做好发文登记。（二）会议组织流程1.会议筹备根据会议主题和要求，确定会议时间、地点、参会人员等信息。起草会议通知，经办公室主任审核后，发送给参会人员。准备会议资料，如会议议程、汇报材料、发言稿等。安排会议场地，调试音响、投影仪等设备。2.会议进行提前到达会议场地，做好签到、引导等工作。会议期间，做好会议记录，准确记录会议内容和讨论情况。及时处理会议中出现的问题，确保会议顺利进行。3.会议结束整理会议记录，形成会议纪要，经办公室主任审核后，发送给参会人员。清理会议场地，归还借用的设备和物品。跟踪会议决议的执行情况，及时向领导汇报。（三）办公用品管理流程1.采购各部门根据工作需要，填写办公用品申购单，经部门负责人审核后，报办公室行政人员。行政人员汇总申购单，结合库存情况，制定办公用品采购计划。按照采购计划，选择合格的供应商进行采购，确保办公用品的质量和价格合理。2.保管办公用品采购回来后，行政人员进行验收，核对数量、规格、质量等信息。将验收合格的办公用品分类存放，做好标识和登记。定期对办公用品进行盘点，确保账物相符。3.发放各部门人员凭领用单到办公室领取办公用品。行政人员根据领用单发放办公用品，并做好发放记录。对于贵重办公用品，实行限量领用、专人管理。（四）财务管理流程1.预算编制办公室财务人员根据上年度经费使用情况和本年度工作任务，编制办公室经费预算草案。预算草案经办公室主任审核后，报上级领导审批。根据审批后的预算，分解下达各部门经费指标。2.经费报销工作人员发生费用支出后，填写费用报销单，附上相关发票、收据等凭证。经部门负责人审核签字后，送办公室财务人员审核。财务人员对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，审核通过后报办公室主任审批。审批通过后，财务人员予以报销，并进行账务处理。3.财务核算财务人员按照财务制度和会计核算方法，对办公室经费进行日常核算。定期编制财务报表，反映办公室经费收支情况和财务状况。配合审计部门做好财务审计工作，提供相关资料和解释。（五）信息管理流程1.信息收集信息岗位人员通过多种渠道收集各类信息，如网络、报纸、杂志、内部文件等。对收集到的信息进行筛选、整理和分类，提取有价值的信息。2.信息分析运用数据分析方法，对收集到的信息进行深入分析，挖掘信息背后的规律和趋势。结合机关工作实际，提出针对性的建议和措施，为领导决策提供参考依据。3.信息发布根据信息的性质和受众，选择合适的渠道发布信息，如机关网站、微信公众号、内部通报等。确保信息发布的及时、准确、规范，避免出现信息错误或泄露。4.信息反馈跟踪信息发布后的效果，收集反馈意见，及时调整信息发布策略。对重要信息进行后续跟踪，及时更新相关内容，确保信息的时效性和有效性。四、工作纪律（一）考勤制度1.工作人员应严格遵守作息时间，不得迟到、早退、旷工。2.请假应提前填写请假单，按照审批权限报相关领导批准。3.因特殊情况无法提前请假的，应及时电话或短信向领导请假，并在事后补办请假手续。4.办公室负责考勤记录，每月对考勤情况进行统计和公示。（二）工作纪律1.遵守工作时间，坚守工作岗位，不得擅自离岗、串岗。2.认真履行工作职责，积极主动完成各项工作任务，不得推诿扯皮、敷衍塞责。3.严格遵守保密制度，不得泄露机关机密信息。4.严禁在工作时间内从事与工作无关的事情，如玩游戏、看视频、聊天等。（三）廉洁纪律1.严格遵守廉洁自律各项规定，不得利用职务之便谋取私利。2.严禁接受供应商、服务对象等的礼品、礼金、宴请等。3.不得参与任何形式的赌博活动。五、考核与奖惩（一）考核内容1.工作业绩：主要考核工作人员完成工作任务的数量、质量、效率等情况。2.工作态度：主要考核工作人员的责任心、敬业精神、团队协作能力等情况。3.工作能力：主要考核工作人员的业务水平、沟通协调能力、创新能力等情况。（二）考核方式1.定期考核：每季度进行一次定期考核，由办公室组织实施。2.不定期考核：根据工作需要，对工作人员进行不定期考核。3.自我考核：工作人员每月进行一次自我考核，总结工作表现，查找存在问题。（三）奖惩措施1.奖励对工作表现优秀、成绩突出的工作人员，给予表彰和奖励。