对公采购制度规范

PAGE对公采购制度规范一、总则（一）目的为规范公司/组织的对公采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门涉及的所有对公采购活动，包括但不限于办公用品、设备采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，定期梳理采购需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算、用途等信息。2.《采购申请表》由部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司/组织的审批权限进行审批。采购金额较小的，由采购部门负责人审批；采购金额较大的，需提交公司高层领导审批。3.审批通过后，采购部门进入采购执行环节；审批不通过的，采购部门应及时与需求部门沟通，说明原因，协商解决方案。（三）采购方式选择1.根据采购物品或服务的特点、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目；邀请招标适用于具有特定资格要求、供应商数量有限的项目；竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等情形；询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。3.采购部门应按照相关法律法规和公司/组织规定，履行相应的采购方式审批程序，并在采购文件中明确采购方式及理由。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购需求和供应商资质要求，对供应商进行筛选，确定潜在供应商名单。2.供应商评估采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察或评估，了解供应商的生产能力、产品质量、服务水平、信誉状况等。对供应商进行综合评分，评分内容包括但不限于企业资质、业绩表现、产品质量、价格水平、售后服务等。3.供应商确定根据评估结果，选择得分较高的供应商作为中标候选人或合作供应商。对于重大采购项目，应将中标候选人名单提交公司高层领导审批后确定最终供应商。4.供应商管理采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。定期对供应商进行评价和考核，根据评价结果决定是否继续合作或调整合作策略。建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励；对出现问题的供应商，采取相应的惩罚措施，直至终止合作。（五）采购合同签订1.采购部门根据审批通过的采购文件和选定的供应商，起草采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同由采购部门负责人审核签字后，提交公司法律部门或专业法律顾问进行合法性审查。4.经法律审查通过的采购合同，由公司法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖公司公章。5.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、需求部门等，以便各部门履行相应职责。（六）采购执行与跟踪1.采购部门按照采购合同约定，向供应商下达采购订单，明确采购物品或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.供应商应按照采购订单要求组织生产或提供服务，并按时交货。采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购任务按时完成。3.在采购执行过程中，如发生变更或不可抗力等情况，采购部门应及时与供应商协商解决，并按照公司/组织规定履行相应的审批程序。（七）验收与付款1.验收采购物品或服务到货后，需求部门应按照采购合同约定的质量标准进行验收。验收合格的，需求部门应填写《验收报告》，经部门负责人签字确认后提交采购部门；验收不合格的，需求部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。2.付款采购部门根据验收报告和采购合同约定，填写《付款申请表》，提交财务部门审核。财务部门审核通过后，按照公司/组织的财务制度和付款流程进行付款。付款方式应与采购合同约定一致，一般包括支票、汇票、电汇、转账等。对于分期付款的采购项目，采购部门应按照合同约定的付款节点，及时提交付款申请，确保付款进度与采购进度相匹配。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和实际工作需要，编制本部门的采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等信息，并确保预算的合理性和准确性。2.采购部门负责汇总各部门的采购预算，结合公司/组织的整体战略目标和财务状况，编制公司/组织年度采购预算草案。3.年度采购预算草案经公司高层领导审核通过后，提交公司董事会或相关决策机构审批。（二）预算执行与控制1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司/组织规定履行相应的审批程序。2.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控和分析，定期向公司高层领导汇报采购预算执行情况。如发现预算执行偏差较大，应及时采取措施进行调整和纠正。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格波动、政策变化、业务需求调整等因素，导致原采购预算无法满足实际需要时，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的金额、调整后的预算安排等内容，并提交相关部门进行审核。3.预算调整申请经公司高层领导审批通过后，由财务部门对采购预算进行相应调整。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险因素，应采取重点监控、加强管理等措施；对于中风险因素，应采取适当的控制措施，降低风险发生的可能性；对于低风险因素，应进行定期监测，确保风险处于可控状态。2.建立供应商风险预警机制，对供应商的经营状况、财务状况、信用状况等进行实时监测，及时发现潜在风险，采取相应的防范措施。3.加强采购合同管理，明确双方的权利和义务，约定违约责任和争议解决方式，降低法律风险。4.建立采购信息保密制度，防止采购信息泄露，避免因信息泄露导致的风险。（三）风险监控与改进1.采购部门应定期对采购风险应对措施的执行情况进行监控和评估，确保风险得到有效控制。2.根据风险监控结果，及时总结经验教训，对采购制度规范进行修订和完善，不断提高采购风险管理水平。五、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门负责对采购活动进行定期审计和监督，检查采购制度规范的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.采购部门应定期向公司高层领导汇报采购工作情况，接受公司内部的监督和检查。（二）外部监督1.积极接受政府相关部门、行业协会等外部