仪器库管理制度规范

PAGE仪器库管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司仪器库的管理，确保仪器设备的安全、完整，提高仪器设备的使用效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有仪器库的管理，包括仪器设备的采购、验收、入库、存储、保管、领用、维修、报废等环节。（三）管理原则1.统一管理原则：仪器库由公司指定的部门统一管理，负责仪器设备的整体规划、调配和监督。2.安全第一原则：确保仪器设备的安全存储和使用，防止发生安全事故。3.科学管理原则：运用科学的方法和手段，对仪器设备进行分类管理、定期维护和盘点清查。4.服务至上原则：以满足公司各部门对仪器设备的需求为宗旨，提供优质、高效的服务。二、仪器库管理职责分工（一）管理部门职责1.负责制定和完善仪器库管理制度规范，并组织实施。2.负责仪器设备的采购计划编制、采购招标、合同签订等工作。3.负责仪器设备的验收、入库、存储、保管、领用、维修、报废等日常管理工作。4.负责建立仪器设备台账和档案，记录仪器设备的基本信息、使用情况、维护保养情况等。5.负责对仪器库管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和管理能力。6.定期对仪器库进行盘点清查，确保账实相符，对盘盈、盘亏情况进行分析和处理。（二）使用部门职责1.根据工作需要，向管理部门提出仪器设备的领用申请。2.负责本部门领用仪器设备的使用、保管和维护，确保仪器设备的正常运行和安全使用。3.配合管理部门做好仪器设备的定期盘点清查工作，及时反馈仪器设备的使用情况和存在的问题。4.在仪器设备使用完毕后，及时归还管理部门，并办理相关手续。（三）采购部门职责1.根据管理部门提供的仪器设备采购计划，负责组织采购招标工作，选择合格的供应商。2.与供应商签订采购合同，确保采购合同的条款符合公司要求和法律法规规定。3.负责采购仪器设备的催交、运输、到货验收等工作，并及时将相关情况反馈给管理部门。（四）财务部门职责1.负责审核仪器设备采购预算，确保采购资金的合理使用。2.负责对仪器设备的采购、维修、报废等费用进行核算和报销管理。3.配合管理部门做好仪器设备的盘点清查工作，对盘盈、盘亏情况进行财务处理。三、仪器设备采购管理（一）采购计划编制1.各使用部门根据工作任务和实际需求，每年[具体时间]前向管理部门提交下一年度仪器设备采购计划。采购计划应详细列出仪器设备的名称、规格型号、数量、用途等信息。2.管理部门对各使用部门提交的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合公司的发展规划和资金状况，编制年度仪器设备采购总计划。3.年度仪器设备采购总计划经公司领导审批后实施。如遇特殊情况需要临时采购仪器设备，使用部门应填写《仪器设备临时采购申请表》，说明采购原因、仪器设备名称、规格型号、数量等信息，报管理部门审核，经公司领导批准后，由采购部门组织采购。（二）采购招标1.根据年度仪器设备采购总计划，采购部门负责组织采购招标工作。招标方式可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等，具体招标方式应根据法律法规规定和项目特点确定。2.采购部门应制定详细的招标文件，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。招标文件应在规定的时间内发布，邀请符合条件的供应商参加投标。3.采购部门负责组织开标、评标和定标工作。评标委员会由公司内部相关部门的代表和技术专家组成，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。4.采购部门应与中标供应商签订采购合同，合同条款应明确仪器设备的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。采购合同应报管理部门备案。（三）到货验收1.仪器设备到货前，采购部门应通知管理部门和使用部门做好验收准备工作。2.仪器设备到货后，管理部门组织使用部门、采购部门等相关人员按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括仪器设备的数量、规格型号、外观质量、技术性能等。3.验收合格的仪器设备，由管理部门填写《仪器设备验收单》，相关人员签字确认后办理入库手续。验收不合格的仪器设备，采购部门应及时与供应商协商解决，如属质量问题，供应商应负责更换或退货。四、仪器设备入库管理（一）入库登记1.验收合格的仪器设备，管理部门应及时办理入库登记手续。入库登记应详细记录仪器设备的名称、规格型号、数量、购置日期、供应商名称、采购合同编号等信息。2.管理部门应根据仪器设备的类别、用途等进行分类存放，并建立仪器设备台账，记录仪器设备的入库、出库、库存等情况。（二）标识管理1.管理部门应对入库的仪器设备进行标识管理，标识内容应包括仪器设备名称、规格型号、编号、使用部门等信息。2.标识应清晰、牢固，便于识别和管理。对于贵重仪器设备和关键设备，应设置专门的标识牌进行标识。（三）存储环境要求管理1.仪器库应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合仪器设备的存储要求。2.对于有特殊存储要求的仪器设备，如精密仪器、电子设备、易燃易爆物品等，应按照相关规定设置专门的存储区域，并采取相应的防护措施。3.仪器库应配备必要的消防、安全设施，如灭火器、消防栓、防盗门窗等，确保仪器设备的安全存储。五、仪器设备保管管理（一）日常保管1.仪器库管理人员应定期对仪器设备进行检查和维护，确保仪器设备的正常运行和安全使用。检查内容包括仪器设备的外观、性能、运行状况等，发现问题应及时处理。2.对于长期闲置的仪器设备，应定期进行通电、保养，防止仪器设备受潮、生锈等。3.仪器库管理人员应做好仪器设备的防尘、防潮、防锈、防腐蚀、防虫等工作，确保仪器设备的完好。（二）库存盘点1.管理部门应定期对仪器库进行盘点清查，每年至少进行[X]次全面盘点。盘点内容包括仪器设备的数量、规格型号、存放位置、使用状况等。2.盘点清查结束后，管理部门应编制《仪器设备盘点表》，记录盘点结果。如发现账实不符，应及时查明原因，并填写《仪器设备盘盈盘亏报告表》，报公司领导审批后进行处理。3.对于盘盈的仪器设备，应查明原因，如属采购时多购、错购等原因，应及时调整账目，并办理入库手续；如属其他原因，应报公司领导审批后进行处理。对于盘亏的仪器设备，应查明原因，如属正常损耗、报废等原因，应及时办理核销手续；如属人为损坏、丢失等原因，应追究相关人员的责任，并要求其赔偿损失。六、仪器设备领用管理（一）领用申请1.使用部门因工作需要领用仪器设备时，应填写《仪器设备领用申请表》，详细说明领用仪器设备的名称、规格型号、数量、使用时间、用途等信息，并经部门负责人签字批准。2.《仪器设备领用申请表》应提交管理部门审核，管理部门根据仪器设备的库存情况和使用部门的需求，进行审批。如库存有可用仪器设备，管理部门应及时办理领用手续；如库存无可用仪器设备，管理部门应告知使用部门，并协助其解决。（二）领用发放1.管理部门根据审批后的《仪器设备领用申请表》，办理仪器设备的领用发放手续。领用发放时，应填写《仪器设备领用登记表》，记录领用仪器设备的名称、规格型号、数量、领用日期、领用人等信息，并由领用人签字确认。2.对于贵重仪器设备和关键设备，领用人应签订《仪器设备使用责任书》，明确使用责任和义务，确保仪器设备的安全使用和正常维护。（三）归还管理1.仪器设备使用完毕后，领用人应及时将仪器设备归还管理部门，并办理归还手续。归还时，管理部门应对仪器设备进行检查，如发现仪器设备有损坏、丢失等情况，应查明原因，追究领用人的责任。2.对于长期借用的仪器设备，领用人应定期向管理部门报告使用情况，如遇特殊情况需要延长借用时间，应提前办理续借手续。七、仪器设备维修管理（一）维修申请1.使用部门在使用仪器设备过程中发现问题，应及时填写《仪器设备维修申请表》，详细说明仪器设备的名称、规格型号、故障现象、故障发生时间等信息，并经部门负责人签字批准。2.《仪器设备维修申请表》应提交管理部门审核，管理部门根据仪器设备的故障情况和维修记录，判断是否需要维修。如需要维修，管理部门应安排专业维修人员进行维修；如不需要维修，管理部门应告知使用部门原因。（二）维修实施1.管理部门负责联系专业维修人员或委托有资质的维修单位对仪器设备进行维修。维修人员应根据仪器设备的故障情况，制定维修方案，进行维修作业。2.维修过程中，维修人员应做好维修记录，记录维修时间、维修内容、更换的零部件等信息。维修结束后，维修人员应填写《仪器设备维修报告单》，说明维修情况和维修结果，并经使用部门和管理部门签字确认。（三）维修费用管理1.仪器设备的维修费用应按照公司的财务制度进行核算和报销。维修费用包括维修人员的工时费、更换零部件的费用、运输费等。2.对于维修费用较高的仪器设备，管理部门应组织相关人员进行论证，评估维修的必要性和经济性。如维修费用过高，可考虑购置新的仪器设备。八、仪器设备报废管理（一）报废鉴定1.仪器设备符合下列条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且技术性能落后，无法满足工作需要的；因损坏严重，无法修复或修复费用过高，不经济的；因技术进步，已被新型设备替代，且无使用价值的；因其他原因，已不能正常使用，且无修复价值的。2.仪器设备报废前，使用部门应填写《仪器设备报废申请表》，详细说明仪器设备的名称、规格型号、购置日期、报废原因等信息，并经部门负责人签字批准。3.《仪器设备报废申请表》应提交管理部门审核，管理部门组织相关技术人员对申请报废的仪器设备进行鉴定，确认是否符合报废条件。如符合报废条件，管理部门应填写《仪器设备报废鉴定表》，报公司领导审批。（二）报废处理1.经公司领导批准报废的仪器设备，管理部门应及时进行处理。报废处理方式可采用出售、捐赠、报废拆解等，具体处理方式应根据仪器设备的实际情况确定。2.对于有利用价值的报废仪器设备，管理部门应进行分类整理，妥善保管，以备后续使用或处置。对于无利用价值的报废仪器设备，管理部门应联系有资质的报废拆解单位进行拆解处理，确保环保要求。3.报废仪器设备处理完毕后，管理部门应填写《仪器设备报废处理登记表》，记录报废仪器设备的名称、规格型号、数量、处理方式、处理时间等信息，并报财务部门进行账务处理。九、仪器设备档案管理（一）档案建立1.管理部门应建立仪器设备档案，档案内容应包括仪器设备的购置申请、采购合同、验收报告、使用说明书及操作手册、维修记录、保养记录、盘点记录、报废申请及审批文件等。2.仪器设备档案应按照仪器设备的类别、编号等进行分类整理，建立电子档案和纸质档案，确保档案的完整性和准确性。（二）档案保管1.仪器设备档案应由专人负责保管，保管人员应定期对档案进行整理和备份，防止档案丢失或损坏。2.仪器设备档案的保管期限应按照公司的档案管理制度执行，一般为[X]年。保管期限届满后，经公司领导批准，可进行销毁处理。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅仪器设备档案时，应填写《仪器设备档案查阅申请表