学生会开会制度规范

PAGE学生会开会制度规范一、总则1.目的为了确保学生会各项工作的高效开展，规范会议组织与管理流程，提高会议效率与质量，特制定本开会制度规范。本制度旨在明确学生会会议的各项要求，保障信息传达的及时准确，促进成员间的沟通协作，推动学生会工作的顺利进行。2.适用范围本制度适用于学生会全体成员，包括学生会主席团、各部门部长、副部长及干事。学生会组织召开的各类会议，如例会、工作部署会、经验交流会、临时紧急会议等，均需遵循本制度规范。3.基本原则民主集中原则：会议决策过程中充分发扬民主，广泛听取成员意见，同时实行正确的集中，确保决策的科学性和有效性。高效务实原则：精简会议流程，提高会议效率，注重会议内容的务实性，切实解决实际问题，避免形式主义。严肃规范原则：严格遵守会议纪律，规范会议组织程序，确保会议的严肃性和规范性，维护良好的会议秩序。二、会议分类及职责分工1.例会召开周期：每周[X]固定时间召开。参会人员：学生会全体成员。主要内容：总结上周工作进展，汇报各部门工作情况，交流工作经验与问题，部署本周工作计划与任务。职责分工：学生会主席团负责例会的整体组织与主持；各部门部长负责汇报本部门上周工作完成情况及本周工作计划；办公室负责例会的会议记录、考勤统计及会议资料整理归档。2.工作部署会召开时机：根据学校或学院的工作安排、学生会重要活动策划或阶段性重点工作需要适时召开。参会人员：相关部门负责人及工作人员，必要时可扩大到涉及工作的全体成员。主要内容：针对特定工作任务或活动，详细部署工作方案、明确工作目标、任务分工、时间节点及质量要求等。职责分工：由负责该项工作的主席团成员或部长发起并主持会议；相关部门负责人负责介绍工作任务详情及具体分工；办公室负责会议记录及后续工作跟踪协调。3.经验交流会召开频率：根据实际情况不定期召开。参会人员：学生会成员中在某项工作或活动中表现突出、有成功经验的成员，以及希望学习借鉴经验的其他成员。主要内容：分享工作中的成功经验、创新做法、遇到的困难及解决办法等，促进成员间的相互学习与交流。职责分工：由发起部门负责组织会议，确定交流主题及分享人员；分享人员提前准备经验介绍材料；办公室负责会议组织协调及记录。4.临时紧急会议召开条件：遇有突发情况、紧急任务或需要立即决策的重要事项时召开。参会人员：根据紧急事项涉及范围确定，可能包括学生会部分成员、相关部门负责人或特定工作人员。主要内容：迅速传达紧急情况或任务信息，商讨应对措施及解决方案，做出紧急工作部署。职责分工：由学生会主席团或相关负责人根据紧急情况的性质决定会议召集人；召集人负责快速组织会议，明确会议议题及要求；参会人员及时参与会议，积极提供建议和解决方案；办公室做好紧急情况下的特殊会议记录及后续工作安排。三、会议筹备1.会议计划制定各类会议发起部门或负责人应提前[X]个工作日制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程及相关准备事项等。会议计划应通过学生会内部工作群或其他正式渠道发布通知，确保参会人员提前知晓会议安排。2.会议资料准备根据会议主题和议程，准备相关会议资料，如工作报告、活动策划方案、经验交流材料、文件资料等。会议资料应提前发送给参会人员，以便其提前熟悉内容，做好发言准备。对于重要会议资料，应提前打印装订成册，确保会议现场发放。3.会议场地安排根据会议规模和性质，选择合适的会议场地。场地应满足基本的会议设施需求，如桌椅、投影仪、音响设备、麦克风等，并保证环境整洁、安静。提前检查会议场地的设备运行情况，确保会议期间设备正常使用。如有需要，安排专人负责会议设备的操作与维护。4.会议通知发布会议通知应明确会议的基本信息，包括主题、时间、地点、参会人员要求、会议议程及注意事项等。通知发布方式应多样化，确保所有参会人员能够及时收到通知。对于例会等定期会议，可提前在学生会内部工作群发布固定格式的通知；对于临时紧急会议，应通过电话、短信、即时通讯工具等多种方式及时通知到每位参会人员，并要求其回复确认是否参加。四、会议组织与流程1.会议签到参会人员应提前[X]分钟到达会议场地进行签到。签到方式可采用纸质签到表或电子签到系统，记录参会人员姓名、部门、职务及签到时间。办公室工作人员负责会议签到工作，对迟到、缺席人员进行记录，并及时向会议主持人汇报。2.会议开场会议主持人应提前到达会议场地，准备好相关资料和设备。会议开始前，主持人应确认参会人员到会情况，宣布会议纪律和注意事项。主持人简要介绍会议背景、目的和议程安排，引导参会人员进入会议主题。3.会议议程进行按照会议议程顺序，依次进行各项议题的讨论与交流。发言人员应提前做好准备，围绕议题清晰、准确地表达观点和意见，避免冗长、无关的发言。参会人员应认真倾听他人发言，尊重他人意见，如有不同观点可在适当时候进行理性讨论和交流，但不得打断他人发言或进行恶意攻击。会议主持人应掌控会议节奏和方向，适时引导讨论，确保会议围绕主题有序进行。对于讨论中出现的争议问题，主持人应及时协调各方意见，推动达成共识或提出合理的解决方案。在会议讨论过程中，办公室工作人员应做好会议记录。记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言要点、讨论结果及决议事项等。会议记录应详细、准确、客观，确保能够真实反映会议全貌。4.会议决议与总结对于会议讨论形成的决议事项，主持人应进行明确总结和强调，并要求相关责任部门或人员负责落实执行。决议事项应明确责任主体、工作任务、时间节点和质量标准等。主持人对会议进行总结，回顾会议主要内容和成果，对参会人员的积极参与和配合表示感谢，并鼓励大家按照会议决议认真履行职责，共同推动学生会工作取得更好成绩。5.会议结束主持人宣布会议结束后，参会人员应有序离开会议场地。办公室工作人员负责清理会议场地，整理会议资料，并将会议记录及时整理归档，以便后续查阅和跟进工作进展。五、会议纪律与要求1.按时参会参会人员应严格按照会议通知要求的时间准时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。如有特殊情况不能按时参会，应提前向会议主持人请假，并说明原因。对于迟到人员，会议主持人可在会议开始时进行适当提醒；对于无故缺席人员，应按照学生会相关规定进行批评教育或纪律处分。2.遵守会场秩序参会人员进入会议场地后，应将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间接打电话、玩手机游戏或做与会议无关的事情。保持会场安静，不得随意交头接耳、大声喧哗或在会场内吸烟、吃东西等。如有紧急情况需要离开会场，应向会议主持人请假并尽快返回。3.积极参与发言参会人员应认真准备会议发言，积极参与会议讨论，围绕会议主题发表自己的观点和意见，为学生会工作的开展提供有益的建议和思路。尊重他人发言权利，不得垄断发言时间或压制他人意见。在讨论过程中，应保持理性和客观，以事实为依据，以解决问题为导向进行交流。4.严格执行会议决议会议形成的决议事项，参会人员应认真贯彻执行。各责任部门或人员应按照决议要求制定具体的工作计划和措施，确保工作任务按时、高质量完成。办公室负责对会议决议事项的执行情况进行跟踪检查，定期向学生会主席团汇报工作进展。对于执行不力的部门或人员，应及时进行督促整改，并按照学生会相关规定进行问责。六、会议记录与存档1.记录要求会议记录应使用专用的会议记录本，记录内容应字迹清晰、工整，语言简洁明了，准确反映会议实际情况。记录人员应如实记录会议发言内容、讨论过程及决议事项，不得随意增减或歪曲事实。对于重要观点和关键数据，应逐字记录，确保记录的准确性。会议记录应按照会议议程顺序进行记录，标注清楚发言人员姓名、部门、职务及发言时间，对于讨论过程中的不同意见和观点应详细记录。2.存档方式每次会议结束后，办公室工作人员应及时对会议记录进行整理和完善，将会议记录电子文档保存至学生会专用的文件存储系统中，并按照会议类型、时间顺序进行分类归档。同时，将纸质会议记录本妥善保管，以备后续查阅。纸质会议记录保存期限为[X]年，超过保存期限后，经学生会主席团批准可进行销毁处理。3.查阅与使用学生会成员因工作需要查阅会议记录时，应向办公室提出申请，经批准后可在指定地点查阅相关会议记录。查阅人员不得擅自复印、传播或篡改会议记录内容。会议记录作为学生会工作的重要档案资料，可用于总结工作经验、回顾工作历程、查询工作依据及解决工作争议等。在涉及学生会工作的对外交流与宣传中，如需引用会议记录内容，应经过严格审核和批准，确保信息的准确性和严肃性。七、附则1.解释权本制度规范由学生会主