规范货款欠账本息制度

PAGE规范货款欠账本息制度一、总则（一）目的为加强公司货款管理，规范货款欠账行为，保障公司资金安全，维护正常的经营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及货款交易的业务活动，包括但不限于产品销售、服务提供等过程中产生的货款欠账情况。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保制度的合法性和有效性。2.风险防控原则：对货款欠账风险进行全面评估和有效防控，保障公司资金链稳定。3.公平公正原则：在货款结算和欠账管理过程中，遵循公平公正的原则，维护公司与客户的合法权益。4.责任明确原则：明确各部门及人员在货款管理中的职责，确保责任落实到位。二、货款欠账管理职责（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同，明确货款结算方式、期限等条款，并确保合同的有效性和可操作性。2.对客户的信用状况进行初步调查和评估，建立客户信用档案，为货款管理提供参考依据。3.跟踪货款回收情况，及时与客户沟通协调，催收到期货款，对于逾期未付的货款，应及时向相关部门反馈并采取相应措施。4.负责处理因销售业务产生的货款纠纷，协助其他部门进行货款追收工作。（二）财务部门1.负责审核销售合同中的货款结算条款，确保符合公司财务管理制度和相关法律法规要求。2.建立货款台账，详细记录每笔货款的发生、结算、欠账等情况，定期与销售部门核对账目，确保数据准确无误。3.按照合同约定及时开具发票，跟踪发票的传递和签收情况，确保发票的有效性。4.对逾期未付的货款进行统计分析，评估欠账风险，及时向公司管理层汇报，并提供相应的财务建议和措施。5.负责与客户进行货款对账工作，确认欠账金额和利息计算等事项，依法依规采取必要的法律手段追收货款。（三）法务部门1.参与销售合同的审核，从法律角度审查合同条款的合法性和完整性，确保公司权益得到有效保障。2.为货款管理提供法律咨询和支持，协助制定追款策略，处理涉及货款的法律纠纷，维护公司合法权益。3.对重大货款欠账案件进行评估，及时启动法律程序，通过诉讼、仲裁等方式追收货款。（四）管理层1.负责审批货款欠账相关的管理制度和重大决策，监督制度的执行情况。2.协调各部门之间的工作，解决货款管理过程中出现的重大问题，确保货款回收工作顺利进行。3.根据公司经营战略和财务状况，制定货款回收目标和考核指标，对各部门货款回收工作进行评价和考核。三、货款结算管理（一）结算方式1.公司应根据客户信用状况、交易金额、交易频率等因素，合理选择货款结算方式，包括但不限于现金结算、支票结算、银行转账结算、电子支付结算等。2.对于信用良好的客户，可以适当给予一定的信用期，但最长信用期不得超过[X]天。在信用期内，客户应按照合同约定按时足额支付货款。3.对于新客户或信用状况不佳的客户，原则上应采用现款现货或预收货款等结算方式，以降低货款风险。（二）结算期限1.销售合同应明确约定货款结算期限，结算期限应根据产品特性、市场惯例等因素合理确定。2.对于货到付款的业务，客户应在收到货物后的[X]个工作日内支付货款；对于分期付款的业务，应按照合同约定的分期时间和金额及时支付。3.如遇特殊情况需要延长结算期限的，必须经公司管理层书面批准，并签订补充协议明确延长后的结算期限和相关责任。（三）发票开具与传递1.财务部门应在发货后[X]个工作日内，按照合同约定及时开具发票，并确保发票内容准确无误。2.发票开具后，应通过专人送达、邮寄等方式及时传递给客户，同时做好发票签收记录。3.客户应在收到发票后的[X]个工作日内进行签收确认，如发现发票有误，应及时通知公司财务部门进行更正。四、货款欠账监控与预警（一）监控指标1.财务部门应建立货款欠账监控指标体系，包括但不限于逾期账款金额、逾期账款笔数、逾期账款占比、账龄结构等。2.定期对监控指标进行分析和评估，及时发现货款欠账风险变化情况，为公司决策提供数据支持。（二）预警机制1.根据货款欠账监控指标设定预警阈值，当监控指标达到或超过预警阈值时，应及时发出预警信号。2.预警信号分为黄色预警、橙色预警和红色预警三个级别。黄色预警表示存在一定风险，橙色预警表示风险较高，红色预警表示风险严重。3.财务部门应在发出预警信号后的[X]个工作日内，将预警信息通报给销售部门、法务部门等相关部门，并提出相应的风险应对建议。（三）风险评估1.销售部门、财务部门、法务部门等相关部门应根据预警信息，对货款欠账风险进行联合评估，分析风险产生的原因，评估风险可能造成的损失。2.根据风险评估结果，制定针对性的风险应对措施，明确责任部门和责任人，确保风险得到有效控制。五、货款欠账追收措施（一）沟通协商1.销售部门在接到货款逾期通知后，应及时与客户进行沟通协商，了解客户逾期付款的原因，催促客户尽快支付货款。2.沟通协商方式可以包括电话沟通、邮件沟通、上门拜访等，沟通协商过程中应注意保留相关记录。3.对于客户提出的合理诉求，如产品质量问题、交货延迟等，公司应积极协调解决，争取客户尽快支付货款。（二）发函催款1.如沟通协商无果，财务部门应在逾期后的[X]个工作日内，向客户发出催款函，明确告知客户逾期未付货款的金额、利息计算方式、还款期限等信息，并要求客户在规定期限内支付货款。2.催款函应通过专人送达、邮寄等方式发送给客户，并保留送达凭证。3.对于多次发函催款仍未支付的客户，应加大催款力度，采取更严厉的措施追收货款。（三）法律手段1.对于逾期时间较长、金额较大、经多次催款仍拒不支付的客户，法务部门应及时启动法律程序，通过诉讼、仲裁等方式追收货款。2.在采取法律手段前，应收集充分的证据，包括销售合同、发票、送货单、对账单、催款函等，确保证据的真实性、合法性和关联性。3.法律诉讼或仲裁过程中，应积极配合律师工作，提供必要的支持和协助，确保案件顺利进行，维护公司合法权益。（四）信用惩戒1.对于恶意拖欠货款的客户，公司应将其列入信用黑名单，停止与其进行业务往来，并向社会公布其不良信用记录。2.信用惩戒措施可以包括但不限于拒绝提供赊销、提高产品价格、限制交易额度等，以促使客户重视自身信用状况，尽快支付货款。六、货款欠账利息计算与处理（一）利息计算原则1.对于逾期未付的货款，应按照合同约定或法律法规规定计算利息。利息计算应遵循公平合理、合法合规的原则。2.利息计算方式可以包括按日计息、按月计息、按季计息等，具体计算方式应在销售合同中明确约定。（二）利率标准1.如合同未约定利息计算标准的，按照中国人民银行同期同类贷款利率计算利息。2.对于恶意拖欠货款的客户，可以适当提高利率标准，但最高不得超过法律法规规定的上限。（三）利息处理1.财务部门应定期计算货款欠账利息，并将利息金额计入应收账款明细中。2.对于收回的货款，应先冲减本金，再冲减利息。如客户支付的货款不足以清偿全部本金和利息的，应按照先还息后还本的原则进行处理。3.对于因货款欠账产生的利息收入，应按照公司财务管理制度进行核算和处理。七、货款欠账核销管理（一）核销条件1.符合下列条件之一且经公司管理层批准的货款欠账，可以进行核销：因客户破产、倒闭、注销等原因，确实无法收回的货款；因自然灾害、战争等不可抗力因素导致无法收回的货款；经法律诉讼或仲裁后，仍无法收回的货款；其他符合公司核销规定的情况。2.核销货款欠账前，必须对相关情况进行全面调查核实，确保核销依据充分、真实可靠。（二）核销程序1.销售部门或相关业务部门应填写货款欠账核销申请表，详细说明核销原因、金额、涉及客户等情况，并提供相关证明材料。2.财务部门对核销申请表及相关证明材料进行审核，核实情况属实后签署意见。3.法务部门对核销事项进行法律审查，出具法律意见。4.管理层对核销申请进行审批，审批通过后，财务部门按照规定进行账务处理，核销货款欠账。（三）核销后管理1.已核销的货款欠账，如后期发现有可收回的线索或证据，公司应继续采取措施追收货款，收回的货款应按照公司财务管理制度进行