电话手使用制度规范

PAGE电话手使用制度规范一、总则（一）目的为规范公司电话手的使用，确保通讯畅通、信息安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在工作中使用电话手的行为。（三）基本原则1.遵守国家法律法规及相关行业标准，合法合规使用电话手。2.以服务工作为宗旨，保障公司业务正常开展，不得因电话手使用影响工作效率和质量。3.注重信息安全，防止公司机密信息泄露。二、电话手配备与管理（一）配备标准1.根据工作岗位需求，为员工配备相应的电话手。原则上，业务部门员工每人配备一部工作专用电话手，特殊岗位可根据实际情况增加配备数量。2.电话手型号及功能应满足工作需要，由公司统一选型采购。（二）领用与归还1.新员工入职时，由行政部门统一发放电话手，并办理领用手续。领用手续包括填写《电话手领用登记表》，明确领用日期、电话手型号、IMEI码等信息。2.员工离职时，应将电话手完好无损地归还行政部门。归还时需进行检查，如发现电话手有损坏或丢失，应按照规定进行赔偿。3.员工因岗位调动不再需要使用原电话手时，应及时将电话手交回行政部门，行政部门根据新岗位需求重新分配。（三）维修与保养1.电话手出现故障时，员工应及时向行政部门报告。行政部门负责联系电话手供应商或指定的维修服务机构进行维修。2.员工应妥善保管电话手，保持电话手清洁、完好。不得擅自拆卸、改装电话手，如因个人原因造成电话手损坏，由个人承担维修费用。3.行政部门定期对电话手进行检查和维护，确保电话手正常运行。对于老化或性能不佳的电话手，及时进行更换或升级。三、使用规范（一）工作时间使用1.员工应在工作时间内保持电话手畅通，确保能够及时接收和处理工作信息。2.因工作需要外出时，应提前告知相关同事自己的去向及联系方式，以便紧急情况下能够及时联系。3.在会议、培训等重要场合，应将电话手调至静音或关机状态，避免影响会议或培训秩序。如遇紧急情况确需接听电话，应向会议主持人或培训讲师示意，到会场外接听，并尽量缩短通话时间。（二）业务通话1.接听电话应使用礼貌用语，主动报出公司名称和个人姓名，如“您好，[公司名称][姓名]”。2.通话内容应简洁明了，准确传达工作信息。避免闲聊、无关话题，确保通话效率。3.对于重要业务电话，应做好记录，包括通话时间、对方姓名、通话内容等。记录应及时整理归档，以便后续查阅。4.拨打电话前，应确认对方是否方便接听，并简要说明通话目的。通话结束时，应礼貌道别，待对方挂断电话后再放下听筒。（三）信息传递1.通过电话手传递公司机密信息时，应采取加密措施或使用公司指定的通讯工具。严禁在普通电话通话中泄露公司机密信息。2.如需向对方发送重要文件或资料，应提前确认对方接收方式，并确保文件资料的安全性和完整性。可通过电子邮件、即时通讯工具等方式发送，但需注意文件格式和大小限制，确保对方能够正常接收。3.对于涉及公司业务决策、客户信息、财务数据等敏感信息的电话沟通，应严格遵守公司保密制度，谨慎处理。（四）个人使用限制1.严禁员工在工作时间内使用电话手从事与工作无关的活动，如玩游戏、看视频、浏览无关网站等。2.不得利用公司电话手拨打私人长途电话或进行高额付费的通讯业务，如有特殊情况确需使用，应提前向行政部门申请并经批准。3.禁止将公司电话手转借他人使用，如有违反，将追究相关人员责任。四、费用管理（一）费用标准1.公司根据电话手使用情况制定合理的费用标准，包括通话费用、短信费用、流量费用等。费用标准应定期进行评估和调整，以适应公司业务发展和市场变化。2.在费用标准范围内，员工正常使用电话手产生的费用由公司承担。超出费用标准的部分，由员工个人承担。（二）费用报销1.员工应按照公司财务制度规定，每月定期提交电话手费用报销申请。报销申请应附上电话手费用清单，清单内容应包括通话记录、短信记录、流量使用情况等。2.行政部门负责对员工提交的费用报销申请进行审核，审核内容包括费用是否符合标准、清单是否真实完整等。审核通过后报财务部门进行报销。3.财务部门按照公司财务流程进行费用报销，确保费用支付的准确性和合规性。（三）费用监控1.行政部门定期对电话手费用进行监控和分析，及时发现异常费用情况。对于异常费用，应及时与相关员工沟通，查明原因并采取相应措施。2.如发现员工存在恶意欠费、违规使用电话手导致费用超支等行为，公司将按照规定进行严肃处理，包括责令退还超支费用、给予警告或罚款等处罚。五、网络安全与信息保密（一）网络安全1.员工应遵守国家网络安全法律法规，不得利用公司电话手进行网络攻击、恶意软件传播等违法活动。2.连接公司内部网络或使用公司无线网络时，应按照公司网络安全规定进行操作，设置强密码，并定期更换密码。3.不得随意下载、安装未经公司批准的软件或应用程序，以免造成网络安全隐患。如因工作需要安装特定软件，应提前向行政部门申请并进行安全评估。（二）信息保密1.员工应严格遵守公司信息保密制度，对在电话手使用过程中涉及的公司机密信息予以保密。不得将公司机密信息通过电话手泄露给外部人员。2.对于存储在电话手中的公司重要文件和资料，应进行加密处理，并妥善保管。如因工作需要将文件资料传输至外部设备，应采取安全可靠的方式进行，确保信息不被泄露。3.离职员工在归还电话手前，应删除所有存储在电话手中的公司机密信息，并配合行政部门进行信息清理检查。六、违规处理（一）违规行为界定1.违反本制度规定的电话手使用行为，均属于违规行为。包括但不限于：工作时间内从事与工作无关活动、泄露公司机密信息、恶意欠费、违规转借电话手等。2.对于违反国家法律法规及行业标准使用电话手的行为，视为严重违规行为。（二）处理措施1.对于一般违规行为，公司将给予警告，并责令限期改正。如再次发生同类违规行为，将视情节轻重给予相应的经济处罚，如罚款[X]元。2.对于严重违规行为，公司将视情节轻重给予降职、撤职、解除劳动合同等处罚，并依法追究相关法律责任。如因员工违规行为给公司造成经济损失的，公司有权要求员工赔偿相应损失。3.员工对违规处理结果有异议的，可在规定时间内向上级主管部门提出申诉