为规范采购管理制度

PAGE为规范采购管理制度一、总则（一）目的为了规范公司采购管理工作，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司物资供应的及时性、准确性和质量稳定性，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则在保证物资质量和满足业务需求的前提下，通过科学合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。3.公开透明原则采购过程应公开透明，接受公司内部监督和相关部门的检查，确保采购活动公平公正。4.归口管理原则采购工作实行归口管理，明确各部门在采购活动中的职责和权限，避免职责不清和多头管理。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构。采购部门负责具体采购业务的实施，包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、采购物资验收等工作。（三）其他相关部门职责1.需求部门负责提出采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购物资的使用效果进行跟踪和评价。2.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，对采购成本进行核算和分析。3.质量部门负责对采购物资的质量进行检验和监督，参与供应商质量管理体系的评估，确保采购物资符合质量要求。4.法务部门负责对采购合同进行法律审查，提供法律咨询和服务，防范采购法律风险。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求预测需求部门应根据公司业务发展规划、生产经营计划等，对采购物资的需求进行预测，填写《采购需求预测表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息。2.采购预算编制采购部门根据需求预测结果，结合市场价格走势和公司采购成本控制目标，编制采购预算，填写《采购预算表》，明确采购物资的预算金额、采购时间等。采购预算经财务部门审核后，报采购决策委员会审批。3.采购计划下达采购决策委员会批准采购预算后，采购部门根据采购预算和需求预测结果，制定采购计划，填写《采购计划表》，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等信息，并下达给相关采购人员。（二）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面的情况，确定入围供应商名单。2.供应商评估采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的交货期、产品质量、售后服务、价格水平、合作态度等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予优先合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，及时淘汰。3.供应商选择采购人员根据采购计划和需求，从供应商信息库中选择合适的供应商进行采购。在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务等因素，进行多轮谈判和比较，选择最优供应商。4.供应商管理采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。在合同执行过程中，采购部门应定期与供应商沟通，了解合同执行情况，及时解决出现的问题。同时，采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作情况等，以便对供应商进行动态管理。（三）采购合同签订与执行1.采购合同签订采购人员与供应商达成采购意向后，应起草采购合同文本，提交法务部门进行法律审查。法务部门审查通过后，采购人员与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，并加盖公司公章或合同专用章。2.采购合同执行采购部门应按照采购合同约定，及时向供应商支付货款。同时，采购部门应跟踪采购合同执行情况，督促供应商按时交货。供应商交货时，采购人员应组织相关部门进行验收，验收合格后办理入库手续。如发现供应商交货不符合合同约定，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补救措施或承担违约责任。（四）采购物资验收1.验收准备采购部门在采购物资到货前，应通知质量部门、需求部门等相关人员做好验收准备工作。质量部门应制定验收标准和检验方法，需求部门应准备好验收所需的工具和设备。2.验收实施采购物资到货后，采购人员应及时组织相关部门进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等方面。质量部门按照验收标准和检验方法对采购物资进行检验，需求部门对采购物资进行试用或试用评估。验收合格后，验收人员应填写《采购物资验收单》，签字确认。3.验收结果处理如验收合格，采购物资办理入库手续；如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补救措施或承担违约责任。对于不合格物资，采购部门应按照公司相关规定进行处理，如退货、换货、降价处理等。四、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.市场价格波动风险应对措施采购部门应密切关注市场价格动态，建立价格预警机制。对于价格波动较大的物资，采购部门可以采取套期保值、签订长期合同、分批采购等方式，降低价格波动风险。2.供应商违约风险应对措施采购部门应加强对供应商的管理和监督，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。在签订采购合同前，应要求供应商提供履约保证金或担保。同时，采购部门应建立供应商违约应急预案，如及时更换供应商、寻求法律救济等，降低供应商违约风险。3.质量风险应对措施采购部门应加强对采购物资质量的控制，选择质量可靠的供应商合作。在采购合同中明确质量标准和验收方法，加强对采购物资的检验和监督。同时，采购部门应建立质量风险应急预案，如及时更换不合格物资、要求供应商承担违约责任等，降低质量风险。4.法律风险应对措施采购部门应加强对采购法律法规的学习和培训，提高法律意识。在采购活动中，严格遵守法律法规的规定，确保采购行为合法合规。同时，采购部门应建立法律风险应急预案，如及时咨询法务部门、寻求法律救济等，降低法律风险。五、采购监督与审计（一）内部监督公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否合法有效、采购资金使用是否合理等。对于审计发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）外部监督公司应接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合外部机构的工作，及时整改存在的问题。同时，公司应建立外部监督反馈机制，