【《OA环境下集采采购与付款的内部控制流程体系建设研究-以XX建材公司为例》8400字（论文）】

OA环境下集采采购与付款的内部控制流程体系建设研究—以XX建材公司为例目录泛微OA系统介绍……………1二、浙江XX建材有限公司集采采购与付款的内部控制流程体系建设的主要过程………2（一）集采采购与付款的内部控制建立制度的原则…………3（二）集采供应商评估和纳入集采范围的内部控制制度……3（三）集采采购与付款的内部控制审批流程…3（四）集采采购与付款的内部控制运作及监督………………5三、浙江XX建材有限公司集采采购与付款内部控制存在的问题………………………5（一）内部控制基础环境下，人才因素的薄弱………………5（二）原材料风险评估困难……6（三）内部控制流程复杂………7（四）监督体系的欠缺…………8四、加强我司企业集采采购与付款业务内部控制的完善措施…8主要参考文献……………………12当今日趋发展的时代，企业的发展必须依靠科学管理体系。而合理的科学管理体系，需要企业内部控制流程，这是保障管理企业有效运行的手段。在房地产行业中，引进泛微OA系统，能够让企业内部整个流程体系上各部门得到充分展现，实现房产行业内建材材料采购申报、工程进场、工程完成提报付款等等科学管理，提高房产项目建材采购经济效益。作为一名骏宏集团集采中心（浙江XX建材有限公司）的内勤，从前期各企业7年左右的基本财务行业岗位调换至此，充分体会到财务基础知识给我带来的前瞻性，让我在房地产行业文职工作打了基础，无论从合同核对、供应商开具发票核对、申请财务付款、提报财务下月付款计划等各项工作内容，都有不可获知的价值体系。一、泛微OA系统介绍泛微成立于2001年，总部设立于上海，专注于协同管理OA软件领域，并致力于以协同OA为核心帮助企业构建全新的移动办公平台。在移动办公领域，打造了上海医药、复星集团、绿地集团等多个业界标杆。泛微是“国家规划布局内重点软件企业”，是协同管理软件领域唯一一家国家重点软件企业。泛微OA系统目前浙江XX建材有限公司主要用两种，分别是：1.移动端：大中型企业OA—e-cologye-cology。其以移动互联下的组织社交化转型需求为导向，采用轻前端重后端的设计思路，在前端面向用户提供个性化的办公平台，后端引擎帮助企业高效整合既有的IT资源生成符合用户需求的IT应用，并能够与e-mobile、移动集成平台等双剑合璧，帮助企业通过APP、微信、钉钉等多种路径实现移动协同办公。详见图片12.手机端：移动办公APP—e-mobilee-mobile。其旨在帮助企业把组织装入手机，通过手机实现组织内部的所有人员在任何时候任何地点都可以时时获取信息进行协同工作，全面实现所有业务应用系统移植到手机终端，一台小手机就可以装入整个企业。整个企业的移动互联将突破时空限制，从而变成24小时在线运作。详见图片2图片1：泛微OA系统移动端图片2：泛微OA系统手机端二、浙江XX建材有限公司集采采购与付款的内部控制流程体系建设的主要过程（一）集采采购与付款的内部控制建立制度的原则健立完善的集采采购与付款的内部控制制度，可以保障房产企业建设的正常运行，保证建设效率和建设质量的完成，也能控制企业建设成本，增加企业利润。建立采购与付款制度并建立不相容职务分离的内部控制制度，明确各部门或人员的职责权限及相应的申请和批准程序。规定申请与审批、询价与定价、合同的订立与审核、付款申请与审批等权力相分离，明确各自责任，提高员工的责任心，降低人为造成相关问题的风险。同时，采购与付款制度需要针对新供货及新供应商进行完善，且对采购人员市场考察等制度也必须予以补充。做到“踏实、拼搏、责任”的企业精神，并以诚信、共赢、开创经营理念，创造良好的企业环境，真正的做到“制度到位，分工明确，责任到人”。（二）集采供应商评估和纳入集采范围的内部控制制度良好的供应商可以缩短供货及招标周期，提高其灵活性并降低企业的原材料库存量在项目上的堆放成本、加速企业资金投放值空间、提高原材料质量、缩短供货产品周期，推动企业整体管理水平的提高。集采对于新的供应商或者供货商，首先要在工商红盾信息网的企业信用信息公示系统中查验企业是否正常经营，注册资本及经营规模是否符合企业纳入集采要求；其次要实地考察供应商的厂房规模，实力、信誉、资质等，建立供应商管理信息系统，确认其工程质量或供货产品质量是否符合本集团集采需求，生产周期是否达到本公司需要；最后定期对纳入库的供应商或者供货商实行战略集采，建立合理有效的战略价格，对不良供应商或供货商实行淘汰制，未来几年不纳入集采范畴；对于优良的供应商或者供货商实行继续签订战略集采协议，以便对供应商或者供货商进行合理选择和调整，实现双方的互利共赢目标。（三）集采采购与付款的内部控制审批流程①首先将各项目部申请采购集中，实行各项目部组提前1个月的采购计划申报，确保采购员对于申请采购计划提报的审批落实时间；对于临时采购提报，根据事实情况灵活选择；②落实集采招标，在集采采购招标过程中严格供应商集采的标准，形成优质的供应商或供货商档案中选择;③依据批准后选择采购方式（包括目录采购、招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等），编织采购方案，审核通过实施采购。一般来说采用招标采购方式居多；供货的话选择询价采购或者单一来源采购。简单说下招标流程：发标、回标、询标、定标。编制招标文件，统一发布供应商或供货商招标信息和招标文件（通过邮件统一发放）；在规定时间段通过线上电话、统一回复邮件进行招标答疑；并要求供应商或者供货商通过邮寄方式回寄标书，未回寄者视为弃标；组织内部跨部门开标，做到严格遵循开标要求（开封前标书密封）；选择并组织其供应商询标会议，对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、质量、历史工程（供应能力）等进行考察，依据项目部提出招标要求以及投标价格做简单询标，并各自推荐选择入围投标单位；招标结束后定标，需要根据双方会谈纪要及最终推荐入围名单，上批定标文件，要求领导审批并选择其供应商或者供货商。④供应双方一致并制定合同，进行工程落实进度以及工程质量或者供货完成情况的审核；完成工程项目或者供货到场情况后，形成联系单或竣工报告、签收单等资料提报并申请付款审核；⑤各部门审核其标准、要求后，告知供应商按照财务的发票要求及合同要求等系列标准，开具其发票，并由相关部门负责人提报申请。对于内勤来说，目前主要就是负责此部分的工作内容：登记并审核合同、统计并审核发票、提报财务付款申请等。①登记并审核合同：严格遵照线上泛微OA——采购合同审批完成核对，对于供应商或者供货商寄来的原始合同核对并登记。针对任意篡改合同条款或者付款条件、违约责任等系列的内容供应商或供货商，告知其采购员核实并由供应商或供货商重新邮寄正确盖章合同；②统计并审核发票：按照财务部统一发放的开票要求，仔细审核外来的供应商或者供货商发票，校对合同与其开票内容、金额、税率等是否符合。针对任何不符合开票要求寄来的发票，统一退还并再次重申其财务的开票要求。③提报财务付款申请：通过泛微OA——合同付款提交，严格遵循合同、供货签收单或者联系单、竣工报告及发票到位等一系列申请付款要求，并由财务相关负责人审核批准，确认其申请审批。（四）集采采购与付款的内控制运作及监督①项目部采购需求集中申报控制：项目部的各级负责人领导，对于施工人员现场具备安装条件的认可，提报采购申请进场，有实施监督职责；②落实采购招标，选择供应商过程控制：集采中心的相关条线采购人员，对于项目部提交的采购材料及工程进行合理分析，并认可其供货周期或完成工程周期，选择其相关符合标准的供应商，有实施监督职责；③发标、回标、询标、定标过程控制：集采中心的招标小组人员，对于采购人员提交的采购进行供应商或者供货商询价并定价分析，通过各部门负责人提供资料（设计、核算、成本等部门），进行供应商或者供货商从优入取，有实施监督职责；④制定合同并完成落实情况控制：根据招标小组完成的供应商比价选择其优质的供应商或者供货商，对应相关条线采购人员根据双方要求一致并制定完成合同，告知项目部其供应商需要进场，成本中心（工程管理）根据进展及完成情况、质量跟踪有实施监察资格，对于完成后项目部必须提交相关单位的签字或盖章（最重要的监理单位）实行落实完成情况并签署相关意见，当然这里包括相关条线采购人员、工程管理部、项目部相关单位等都有实施监督职责；⑤告知供应商或者供货商开具发票并提交付款申请控制：按照项目部相关单位提交的相关资料，告知其供应商或者供货商开具发票，财务相关人员审核其资料，有实施监督职责。三、浙江XX建材有限公司集采采购与付款内部控制存在的问题（一）内部控制基础环境下，人才因素的薄弱内部控制基础环境是内部控制落实的基础，可以说制度应用的环节决定着该制度能否发挥出其该有的效果。只有在企业团队当中形成内部控制氛围，内部控制工作在执行上更加符合要求流程。影响采购与付款环节的内部控制环境的因素是多方面的，比如：公司人才培养，治理、合理的组织架构和明确的职责权限，是否专职岗位存在懈怠不进的思想，对于专业知识的更新、创新材料的认知会存在不知道的问题。比如企业前期完善的人才培训制度，专职专岗、岗位明确，如果存在脱岗环节，没有衔接口，人才专业知识方面流失。如何有效的更新软件系统，配上专业的人才，在一定基础上，有效地面对人才因素造成的问题可以存在闭环的状态。（二）原材料风险评估困难内部控制是离不开风险评估过程的，何况采购与付款环节的风险评估往往困难重重。由于采购环节牵涉到企业的原材料、付款的资金等重要资源，通常所面临的风险是十分多样化的。比如采购过程中，原材料的市场环境出现大幅度变化，会对企业生产产品的成本与销售价格形成重要影响：采购原材料成本的增加会引发产品生产成本增加的风险。而且供应商选择风险直按影响原材料的质量也会直接影响到产品的最终质量，这些对于采购环节风险评估来说是一项极大的挑战。后续的付款环节如果脱离实际情况，应付与预付账款管理直接会对企业的财务管理形成不利影响。因此要想对采购与付款环节的风险进行有效的评估就需要构建审核、付款、质量评估以及市场应对措施，才能够针对相应的缺陷进行解决。比如面对2021年材料疯长的大年，建材行业中的就铝型材而言，2020年与2021年的增长幅度，影响着其行业领域铝型材门窗的原材料采购商利益。长江现货铝锭价近2年价格对比表月份2019年（元/吨）2020年（元/吨）2021年（元/吨）2020与2019年对比增长率2021与2020年对比增长率1月1333414371151317%5%2月1342513518160700.6%18.88%3月138051228517336-11%41.11%4月1395512056/-13.6%/5月1422513166/-7.4%/6月1397413811/-1.17%/7月1380514607/5.8%/8月1413614683/3.87%/9月1432414601/1.93%/10月1395814906/6.79%/11月1402015657/11.68%/12月1426016469/2.73%/数据来源：从上表数据得出，不同年份同月份相比的情况下，2020年其中8个月属于增长趋势，其中4个月属于下降趋势；2020年比2019年增长幅度平均在0.6%～11.68%，下降趋势在1.17%～13.6%，而2021年比2020年就前三个月相比增长幅度特明显，一直处于上升趋势，从5%～41.11%。从单价来说，2019年1月平均铝锭价从13334元/吨，增长到现在2021年3月平均铝锭价17336元/吨，足足增长4002元/吨；最低价格属于2020年4月份平均铝锭价12056元/吨，最高价格属于2021年3月份平均铝锭价17336元/吨，相差5280元/吨。针对采购原材料价格的上涨，直接影响着供应商或者供货商提供货物的质量保证；对于企业采购来说，预算、成本、实际供货价是个大幅比例的差异。（三）内部控制流程繁杂采购与付款环节制活动主要目的是确保企业生产经营能高效稳定运行，提升资金的使用效率。通常需要企业各个部门、岗位协同合作才能够落实采购与付款环节的控制活动，在联合调动上存在较大的困难。企业采购与付款环节的内部控制直接影响材料请购、审批、合同签订、入库验收、付款对账与发票等等，整个流程需要标准化的业务处理程序才能够提升活动的效率。正是因为制度的复杂，存在管理漏洞。对于作为房地产项目集采商方来说，项目及时申报采购申请计划是必然不可或缺的，从拿土地到项目验收完工交付，针对项目上对公司流程的复杂性埋怨，但是不可或缺。采购与付款的及时性提报，直接影响着工程进度状况，如何定期对采购需求计划提报、执行的进度进行跟踪统计；定期对采购需求的安装进行反馈核实确认其施工条件；定期对采购完成情况进行排产款或者货款的安排确保其良好的商务谈妥付款方式等等，都是一系列问题，严格把控活动内容中存在的复杂性力度。（四）监督体系的欠缺在应用内部控制过程中必定需要监督体系作为保障，只有拥有监督体系才能够及时的发现内部控制流程所存在的缺陷。为内部控制的有效应用降低风险。企业通过监督体系能够针对内部控制等流程进行及时修正，调整内部控制的应用，有利于内部控制与企业发展更加契合。但是具体到采购与付款环节的监督体系上，忽略采购人员与供应商关系的监督。双方人员合作损害企业采购利益。而付款环节的监督则体现在财务会计信息质量上，对于每项采购的付款金额要进行实时的记录、统计，便于发现采购合同金额的问题。另外需要针对付款环节资金运用情况进行监督，但是付款环节的资金运用通常关注按合同规定的时限安排付款，而对于付款过程的实际情况很难进行实时的监督。极易使得企业采购与付款环节处于内部控制监督失效状态。成熟的企业内部控制沟通系统可以有效减少因沟通不及时产生的额外成本，是确保企业内部控制能够有效落实和运作的关键，这种沟通主要体现在部门之间的平行沟通和管理层与员工之间的垂直沟通方面。受经营模式和管理手段的限制，我国大部分企业还不能做到内部控制沟通的无障碍，沟通环节的薄弱主要体现在：一是沟通和反馈制度没有形成闭环，沟通的结果得不到反馈；二是沟通制度不够完善，信息需要最大化同步；三是信息沟通传递的及时性得不到保障，传递的信息内容是否完整还原并不确定。这些问题都会降低内部控制实践的真实性和有效性。四、加强我司企业集采采购与付款业务内部控制的完善措施（一）加强我司企业管理者对于内部控制重要性的认识，增强企业内部控制意识的培养，通过提升管理者意识来带动企业内部控制的建设。浙江XX建材有限公司集采中心定期会举行材料学习，集采采购主管对采购员进行专业知识培训，不同条线的采购负责人，针对当前形势下，日趋增长的原材料进行认识、分析、解读等，安排定期ppt材料讲解，培养部门之间现有的人才培训，鼓励并要求员工突破自我、互相之间创新科普，形成自我管理意识，为企业内部控制制度的建设和落实奠定基础。当然对于集采采购主管，中层企业领导层，企业对其定期通过会议培训，加强彼此部门领导层沟通，更加完善地安排底下员工的工作，为内部控制的实践提供领导空间，做到领导层的示范带头作用，同时积极发挥领导层在内控控制中的职能效用。（二）科学利用人才资源，实现人才组合互相切磋，与合作集团定期进行人才学习培训，学习其优胜的工作模式。面对市场上不同种类的型材、原材料，采购员得定期进行询价、比价、定价等模式，为企业带来尽可能最大化的利益，但是不同采购员互相之间又存在这某种联系。集采中心定期要求采购员互换条线，针对不同的条线负责不同材料的采购分析，从而实现部门上下员工对采购条线做到互懂、互相认知采购的材料。企业的内部控制从上而下，从领导层到普通员工共同遵循，摒弃任人唯亲的不良作风。因此通过外部招聘、内部提拔、集团之间人才进修等诸多方式扩大企业人才库管理，积极引进修时，其它集团优良的内部控制理论及经验，实现人才组合挥发效果的最大化。（三）强化我司企业的财务部门管理知识，对跨部门开展财务认知。及时更新材料及施工开票要求及报销管理发票要求：A、集采中心人员要求各条线负责人针对不同材料开票的要求：①材料发票货物名称、数量、单价、单位、税率需按合同开具，如有特殊情况，需保证货物名称、数量和税率与合同一致；备注栏非必需填写上项目名称。②工程发票建筑服务名称、税率需按合同开具；备注栏必须填写建筑服务发生地、名称及项目名称。③运费发票备注栏必须填写起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等内容。B、集采中心对员工报销内部控制度①交通费用：因公外出、出差原则上乘坐普通交通工具：公交、地铁、高铁，高铁以二等座标准报销，如选择一等座其差额由个人承担，如遇特殊情况需要乘坐飞机的需经公司总经理批准乘坐经济舱，如乘坐头等舱，其差额由个人承担。因公用车的需在钉钉考勤系统中提交“自备车外出报备”和“自备车回程报备”申请，将去程和回程的里程表数据实时实地拍照上传到系统中，以此计算来回公里数，汽油费按每百公里补助70元计算，油费以油卡充值的形式来报销，油卡由公司统一置办，累计金额达500—1000元充值一次。偶尔外出或出差私车公用的填写差旅费报销单附油费等相关费用发票进行报销审批申请。②住宿费用：住宿费实行限额凭据报销的方法，按实际住宿天数计算报销，报销标准以每天每间不超出300元计算，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报支，如超过标准的差额由个人承担。总经理室因工作需要出差住宿费用按实报销。经批准参加的各种会议（包括展销、洽谈会）统一安排的住宿可按实报销。由接待单位或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。③伙食补助费：伙食补助费，不分途中和住勤，每人每天补助标准为：省内每人每天补助30元,省外地区补助60元。中午12时前离开本市按全天补助；中午12时后离开本市按半天补助；中午12时前抵达本市按半天补助；中午12时后返抵本市按全天补助。连续乘车20小时以上的（卧铺除外），在途期间每人每天加发10元伙食补贴。参加国内各种交易会、培训、其他会议的伙食补助，正式代表已由会议核发的公司不再给予补贴，非正式代表事先经公司总经理同意的，交易会期间可按交易会标准给予补助。中途离开交易会去其它地方的，按所去地点的出差伙食补助标准报销。（四）集采中心财务部门在签订各项采购合同前，对采购合同进行审批，针对其付款方式及付款条件等内容，减少签订采购合同后，财务风险对企业经营管理的影响，从而实现采购与付款内部控制流程实践的风险控制最大化。针对采购员的款项申请前，对资料的审定、发票正确与否的审核，有着至关重要的作用；集采中心各成员对前期资料的提供与发票正确与否的认定，具有审定权。避免错误的资料与发票导致集采中心财务部门的“二次工作”，规避把控风险值发生的最大化。（五）疯狂涨价的原材料供应商寻源工作，对于集采中心而言，是挑战，但更是一场战略互利共赢的合作机会。寻求通过战略集采，未来几年内签订战略合作协议，大大缩减采购重新招标、询标的过程，面对战略合作供应商，只需要求谈妥提供未来几年合作意向及付款条件、要求即可，有效避免企业针对原材料涨价的规避风险，达到与战略合作商在采购与付款内部控制度下，企业之间的合作性。针对铝型材而言，通过签订战略锁定价，避免遥遥无期的原材料增长的把控力，从而避免企业在后续供货中，大幅度比例的断货现象供应，能