机关单位公文处理工作流程

机关单位公文处理工作流程公文处理是机关单位履行职能、开展公务活动的核心保障，规范高效的流程能确保政令传达精准及时、工作部署落地见效。结合机关实务操作特点，现将公文处理全流程梳理如下，供工作参考。一、收文处理：从签收登记到办结归档（一）签收与登记收到外部来文（含纸质、电子形式）时，文书岗位需核对发文单位、文号、份数、紧急程度等要素，确认无误后在《收文登记簿》记录公文标题、收文时间、密级（如需）、办理状态等信息；电子公文同步导入单位公文管理系统并生成唯一编号。对紧急公文（特急、加急件）需标注醒目标识，优先处理。（二）初审与分办文书人员对来文初步审核：一是检查行文规则（是否属本单位职权范围、有无多头主送/越级行文等问题）；二是区分“阅知件”“办理件”“会办件”。需办理的公文，按内容性质分送至相关业务部门（或经办公室拟办后转呈），涉密公文按保密规定传递。（三）拟办与批办业务部门收到分办公文后，由负责人或经办人员提出拟办意见（如“建议XX科室牵头、XX部门配合办理”“请XX领导批示后执行”等），经部门负责人签字反馈至办公室。办公室汇总意见后，呈送分管领导或主要领导批办，领导明确办理要求、责任人和时限。（四）承办与催办承办部门（或人员）依批办意见开展工作：需调研论证的组织专题研究，需多部门协同的做好沟通，需反馈结果的按要求形成书面材料。办公室对长时限公文建立催办机制，通过工作提醒、进度通报跟踪，确保“件件有回音”。（五）办结与归档公文办理完毕（事项落实、工作完成、反馈意见审定）后，承办部门移交办理结果（含附件）。文书人员核对办理过程资料（收文单、拟办/批办意见、办理记录等），确认完整后标注“已办结”，定期移交档案管理部门归档。二、发文处理：从起草审核到印制分发（一）起草与核稿公文起草由业务部门或办公室牵头，遵循“谁起草、谁负责”原则：内容紧扣需求、符合政策精神；格式执行《党政机关公文格式》（GB/T____），规范文种、发文字号、主送机关等要素。起草完成后，部门负责人核稿（审核内容准确性、表述规范性），签字后送办公室复审。（二）审核与签发办公室对送审公文全面审核：政策合规性（是否与上级文件冲突）、格式规范性（版头、主体、版记要素）、文字精准性（修正语病、歧义）。审核通过的公文，按权限呈送签发人（主要领导或授权分管领导）签发，签发人签署意见、姓名及日期，对内容负总责。（三）印制与用印公文经签发后，文印岗位按签发稿印制，确保字迹清晰、排版规范（页码、分隔线等符合标准）。涉密公文在专用设备、涉密网络处理，纸质公文标注密级并编号。印制完成后，办公室专人用印（含电子印章），核对发文内容与用印文件一致，登记用印台账。（四）分发与存档公文分发前编制《发文登记簿》，记录文号、标题、主送/抄送单位、印发份数、分发时间等。纸质公文通过机要通道、邮政特快或专人递送，电子公文通过政务内网、OA系统发送。分发后，办公室留存发文底稿（签发稿、印制样本），定期移交档案部门归档。三、公文归档与管理：从规范保管到高效利用（一）归档范围与要求需归档的公文包括收文（含办理资料）、发文（含起草/审核/签发稿、正式文件）、内部签报、会议纪要等。归档时按年度、文种、办理状态分类整理，编制《归档文件目录》，确保“应归尽归、账实相符”；涉密公文单独组卷、标注密级，移交保密档案室。（二）保管与利用档案管理部门对归档公文分级保管：永久保存的公文（涉及单位历史、重大决策）存入专用库房；定期保存的公文（一般通知、阶段性报告）按期限（3年、5年等）管理。内部查阅履行审批手续，外部借阅持介绍信并经分管领导批准，涉密公文严禁复制、摘抄。（三）鉴定与销毁保管期限届满的公文，由档案部门会同业务部门鉴定，无保存价值的编制《销毁清册》，经分管领导批准后，按保密规定销毁（纸质用碎纸机、电子彻底删除），销毁过程两人以上监销并签字。四、特殊情况处理：紧急、涉密公文的管理（一）紧急公文“特急”“加急”公文收文环节立即登记、优先分办；承办环节压缩时限，必要时启动“绿色通道”（电话沟通、线上会商）；发文环节简化流程（先签发后补签、电子发文优先），确保紧急事项“即收即办、办毕即反馈”。（二）涉密公文结语公文处理是机关工作的“生命线”，流程规