工程项目合同管理规范手册

工程项目合同管理规范手册一、总则本手册旨在规范工程项目合同管理全流程，明确各环节操作标准与风险防控要求，提升合同履约效率，维护企业合法权益。适用于企业承接或发包的各类工程项目（含勘察、设计、施工、监理、材料设备采购等）的合同管理工作。合同管理应遵循以下原则：合法性原则：合同内容、订立与履行流程严格遵守法律法规、行业规范及政策要求，确保合同效力及履约合规性。平等自愿原则：合同双方地位平等，权利义务对等，协商过程充分体现真实意愿，禁止强迫或欺诈性缔约。风险防控原则：以事前预防为核心，通过条款设计、履约跟踪、争议处置等环节，系统识别并化解合同风险。全程管控原则：覆盖合同订立、履行、变更、解除、争议解决及档案管理全周期，确保各环节责任清晰、衔接顺畅。二、合同订立管理（一）前期准备1.项目背景调研开展项目合规性核查，确认项目立项、土地、规划、环保等审批手续完备；针对合作方（承包方/发包方），核查其营业执照、资质证书、安全生产许可证的有效性，通过信用平台（如住建部四库一平台、信用中国）查询其历史履约记录、行政处罚及诉讼纠纷情况，评估合作风险。2.市场与条款调研调研同类工程项目的合同价格区间、付款方式、工期约定及争议焦点，结合项目特点（如工期紧迫性、技术复杂性），梳理核心需求与风险点，为合同谈判提供参考。（二）合同文本管理1.文本选用优先采用行业示范文本（如住建部《建设工程施工合同（示范文本）》），其条款经实践验证，可有效平衡双方权益。对于非示范文本或个性化项目（如EPC工程、PPP项目），需结合项目模式补充专项条款。2.条款设计与审查核心条款设计：明确工程范围、工期节点（含开工、竣工、验收时限）、质量标准（国标/行标/企业标准）、价款构成（固定价/可调价/成本加酬金）及支付方式（预付款比例、进度款节点、结算时限）、违约责任（工期延误、质量缺陷、付款违约的责任承担）。合规性审查：法务部门需审查条款是否符合《民法典》《建筑法》《招投标法》等法律法规，重点关注“黑白合同”、农民工工资支付、转包分包限制等合规要求；技术部门需核验工期、质量条款与项目技术规范的匹配性。（三）谈判与签署1.谈判要点聚焦权利义务对等性，例如：承包方需承诺质量保修期限及维修响应时效，发包方需明确付款节点的验收标准与资料提交要求；针对风险条款（如不可抗力、地质条件变化），需约定责任划分（损失承担、工期调整）及费用分担方式。2.签署流程确认签约主体的授权有效性（核对授权委托书的权限、期限及公章），禁止超越权限缔约。合同文本需加盖公章或合同专用章，骑缝章需完整覆盖所有页面；多页合同需逐页小签（自然人签字、法人盖骑缝章）。签署后，原件由档案管理部门存档，副本分发至工程部、财务部、法务部等相关部门，确保履约协同。三、合同履行管理（一）履约跟踪与责任分工建立合同履约台账，动态记录工期进度、质量验收、款项支付、签证变更等关键节点。各部门职责如下：工程部：负责现场进度管控（对照工期节点核查实际进度）、质量验收（按合同标准组织隐蔽工程、分部分项工程验收，留存验收记录）、现场签证（确认设计变更、工程量增减的事实与金额）。财务部：依据合同节点审核付款条件（如进度款需附监理确认的进度报告、合规发票），管控资金支付节奏，防范超付风险。法务部：监控履约法律风险（如对方违约迹象、政策合规性），指导证据收集（如往来函件、会议纪要、影像资料），为争议处置提供法律支持。（二）变更管理1.变更触发条件包括设计变更（业主或设计单位提出）、地质条件变化（如地下管线、岩土地质与勘察报告不符）、政策调整（如环保新规导致施工方案变更）等。2.变更流程变更意向提出后，双方需书面协商变更内容（工程范围、工期、价款调整方式），形成《合同变更协议》，明确变更生效时间及履约要求。变更协议需经原审批流程（如法务合规审查、管理层审批），与原合同一并归档管理。（三）违约与索赔管理1.违约情形识别承包方违约：工期延误（无正当理由超期）、质量缺陷（未达合同标准）、擅自转包分包；发包方违约：拖欠工程款、提供图纸/场地延误、擅自变更设计。2.索赔程序证据收集：及时固定违约事实（如工期延误的影像记录、质量问题的检测报告、付款逾期的对账单），确保证据链完整、时间戳清晰。索赔时效：严格遵守合同约定的索赔期限（如“索赔事件发生后28日内提出”），逾期可能丧失索赔权。争议处置：优先协商解决，协商无果时，依据合同约定启动仲裁或诉讼（需提前确认管辖条款的有效性）。四、合同变更与解除（一）变更情形与程序合同变更需基于双方协商一致或法定事由（如不可抗力导致合同目的部分无法实现）。变更程序同“三（二）”，需以书面形式明确变更内容，避免口头约定引发争议。（二）解除条件与程序1.解除条件约定解除：合同中明确约定的解除情形（如一方累计违约达3次、工期延误超总工期10%）。法定解除：因不可抗力致使合同目的无法实现；一方根本违约（如承包方擅自停工超30日、发包方拖欠工程款超90日且无合理理由）。2.解除程序解除方需向对方发出书面《解除通知》，说明解除事由及依据，附相关证据（如违约记录、沟通函件）。双方协商清算事宜（已完工程结算、剩余款项支付、损失赔偿），必要时委托第三方审计机构核定工程量与价款。五、争议解决管理（一）争议类型与应对策略1.条款争议：因合同条款表述模糊（如“合理期限”“合格标准”）引发的理解分歧，需结合合同目的、交易习惯及行业惯例解释。2.履约争议：如工期延误责任（需区分设计变更、天气因素、承包方管理失误的责任比例）、质量缺陷赔偿（需鉴定缺陷成因及修复费用）。3.价款争议：结算金额争议（需核对工程量计算、定额套用、材料价差调整的依据）。（二）解决方式选择1.协商：成本最低、效率最高，适用于争议事实清晰、双方合作意愿较强的情形，需形成书面《和解协议》。2.调解：可委托行业协会、建设工程调解中心等第三方机构介入，调解协议经司法确认后具有强制执行力。3.仲裁/诉讼：争议较大时启动，需提前确认合同中的管辖条款（仲裁条款需明确仲裁机构，诉讼需约定管辖法院），并充分准备证据（合同、变更协议、验收记录、沟通函件等）。六、合同档案管理（一）归档范围包括合同文本及附件（如招投标文件、技术协议）、变更协议、签证单、会议纪要、往来函件、验收报告、付款凭证、索赔文件、争议解决文书等。（二）保管要求1.存储方式：电子档案与纸质档案同步留存，电子档案需加密备份（如存储于企业云盘、专用服务器），纸质档案专柜存放（防潮、防火、防虫）。2.查阅权限：内部查阅需经部门负责人审批，外部单位（如审计、司法机关）查阅需凭正式函件及审批手续。3.保管期限：工程竣工后至少保存10年；涉及纠纷或未结算的合同，需长期保存至争议解决完毕。七、风险防控与合规管理（一）风险识别与应对1.合同漏洞风险：定期排查合同条款（如付款条件模糊、违约责任失衡），通过补充协议完善。2.对方违约风险：关注合作方资金链、履约能力变化，发现违约迹象时及时发函催告，同步启动证据收集。3.政策合规风险：跟踪环保、税收、劳动用工等政策变化，调整合同条款（如新增环保合规条款、农民工工资专用账户约定）。（二）合规要求与培训1.合规要求：严格遵守《招投标法》（依法必须招标项目