合同审查与管理模板版

合同审查与管理模板通用版一、适用范围与典型应用场景新合同签订前的合规性审查与风险评估；合同履行过程中的动态跟踪与变更管理；合同到期后的归档、复盘与纠纷应对；企业内部合同管理流程优化与标准化建设。二、合同审查与管理全流程操作指南（一）合同接收与初步登记合同接收：通过邮件、OA系统或纸质文件接收合同文本，同步发送方提供合同背景说明（如项目立项书、合作意向书等）。信息登记：填写《合同基本信息登记表》（见模板一），记录合同名称、编号、签约主体、合同金额、履行期限、关键条款摘要等基础信息，分配唯一合同编码（规则：年份+部门简称+流水号，如“2024采001”）。分类流转：根据合同类型（如采购类、服务类）及金额大小，确定审查路径（小额合同由业务部门初审，大额/复杂合同提交法务部复审）。（二）审查准备与资料收集明确审查重点：结合合同类型，梳理核心审查维度（如采购类重点关注标的物质量、验收标准、付款条件；服务类重点关注服务范围、交付成果、违约责任）。收集背景资料：同步获取与合同相关的补充文件，包括但不限于：合作方主体资格证明（营业执照、资质证书复印件）；前期沟通记录（邮件、会议纪要）；项目立项文件、预算审批单；行业特殊规范或标准（如技术服务需符合国家/行业标准）。（三）实质性审查（核心环节）按“主体-内容-法律-风险”四维度逐项审查，形成书面审查意见：1.主体资格审查签约主体资格：核实对方企业是否为合法存续的法人/其他组织，查看营业执照（需加盖公章复印件），经营范围是否涵盖合同业务类型；授权代表权限：若由代理人签署，需提供《授权委托书》（需载明代理事项、权限、期限），并核对代理人证件号码件；履约能力评估：通过“信用中国”、裁判文书网等公开渠道查询对方涉诉、失信记录，必要时要求提供财务报表或履约担保。2.合同内容审查必备条款完整性：检查《民法典》第470条规定的必备条款是否齐全（如当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方式等）；条款明确性：避免模糊表述（如“合理期限”“市场价”），需量化约定（如“收到货物后15个工作日内验收”“价款含税，税率13%”）；权利义务对等性：重点审查双方责任是否平衡，是否存在单方限制自身权利、加重对方义务的“霸王条款”。3.法律合规性审查合法性：合同内容不得违反法律、行政法规的强制性规定（如禁止性交易、资质要求等）；格式条款提示：若使用格式条款，需确认已以显著方式提示对方注意免除或减轻己方责任等与对方有重大利害关系的条款；争议解决方式：优先约定己方所在地法院或仲裁机构为争议解决地，明确管辖范围（如“由合同签订地人民法院管辖”）。4.风险点识别商业风险：如付款周期过长（超过60天）、质保责任不明确、违约金比例过低（低于实际损失30%）；法律风险：如管辖约定模糊（同时约定仲裁和诉讼）、知识产权归属不清、不可抗力范围过窄；操作风险：如合同份数不足（至少一式三份，双方各执一份，财务/法务存档一份）、签署页未加盖骑缝章。（四）修订反馈与二次沟通出具审查意见：将审查问题及修改建议汇总至《合同审查问题清单》（见模板二），标注“必须修改”（如主体无资质）、“建议修改”（如表述模糊）、“提示风险”（如违约金偏低）三级分类，反馈至业务部门对接人（如业务经理*）。协商修订：业务部门与对方就审查问题进行沟通，推动对方修订合同；若对方拒绝修改必要条款，需评估风险并上报决策层（如分管领导*）。确认终稿：修订后的合同需二次审查，确认问题已解决后，形成《合同审查终稿确认表》，由业务部门、法务部（若涉及）签字确认。（五）审批签署与用印管理内部审批：根据合同金额及重要性，逐级提交审批：金额≤5万元：业务部门负责人审批；5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人+分管副总*审批；金额＞50万元：业务部门负责人+分管副总+总经理*审批。审批通过后，在《合同签署审批表》（见模板三）中签署意见。用印规范：审批通过后，由行政部/综合管理部统一加盖合同专用章或公章，严禁在空白合同或未审批合同上用印；用印时需核对审批表与合同文本一致性，并在《用印登记簿》中记录用印日期、份数、经办人。文本分发：签署后，向对方交付合同正本，同步将扫描件抄送财务部、法务部（若有）及业务部门存档。（六）履行跟踪与变更管理履行节点提醒：业务部门根据合同约定（如付款日、交付日、验收日），在OA系统设置提醒节点，提前3个工作日通知相关部门（如财务部准备付款、仓储部备货）。履行情况记录：填写《合同履行跟踪表》（见模板四），记录每阶段履行情况（如“2024年3月1日交付货物，对方签收日期2024年3月2日”），留存交付凭证（如物流单、验收单）。变更与解除：若需变更合同内容（如延期履行、调整价款），需签订《合同补充协议》，参照原合同流程审查、审批；若需解除合同，需协商一致并签订《解除协议》，明确违约责任（如因对方原因解除，要求赔偿损失）。（七）归档与复盘管理归档整理：合同履行完毕或解除后，由业务部门将合同正本、审批表、审查意见、履行记录、补充协议等资料整理成册，标注合同编号，移交档案管理部门归档。电子台账：档案管理部门建立《合同归档目录》（见模板五），录入合同基本信息、归档日期、存放位置等信息，同步更新电子台账，保证纸质与电子档案一致。定期复盘：每季度/年度组织业务、法务、财务部门对合同管理情况复盘，分析高频问题（如“验收条款不明确导致纠纷”），优化模板或流程，形成《合同管理复盘报告》报管理层。三、核心工具模板清单模板一：合同基本信息登记表合同名称编号签约主体（甲方/乙方）合同金额（元）履行期限签署日期业务部门对接人*示例：采购合同2024采001甲方：A公司；乙方：B公司100,0002024.3.1-2024.12.312024.2.20采购部张*模板二：合同审查问题清单审查维度条款位置问题描述整改建议风险等级责任部门/人主体资格第三条乙方营业执照复印件未加盖公章，无法核实真实性要求乙方在营业执照复印件上加盖公章，并核对原件必须修改业务部/李*内容完整性第五条未约定质量异议期增加“买方应在收到货物后15日内提出质量异议，逾期视为合格”条款建议修改法务部/王*违约责任第十条逾期付款违约金为日万分之三，低于银行同期贷款利率，可能无法覆盖损失调整为“逾期付款违约金为日万分之五（不低于LPR的1.5倍）”提示风险业务部/张*模板三：合同签署审批表合同名称编号申请人申请日期审批意见（可附页）审批人日期2024采001采购合同2024采001张*2024.2.18业务部门意见：同意签署业务负责人*2024.2.19分管副总意见：同意分管副总*2024.2.20总经理意见：同意总经理*2024.2.21模板四：合同履行跟踪表合同编号履行节点计划日期实际日期履行情况描述凭证编号跟进人*备注2024采001货物交付2024.3.12024.3.1按时交付，对方签收YS20240301张*-2024采001首笔付款2024.3.152024.3.16对方延迟1天付款，已沟通FK20240316张*无违约模板五：合同归档目录归档编号合同编号合同名称签署日期存放位置（档案柜/编号）保管期限借阅记录（借阅人/日期/归还日期）2024-采-0012024采001采购合同2024.2.21A柜-0110年-四、关键风险提示与操作规范（一）主体资格审查“三必查”查营业执照（确认主体合法性与经营范围）；查授权委托书（非法定代表人签署时，确认代理权限）；查涉诉记录（通过官方渠道核实对方信用状况，避免与失信主体合作）。（二）条款约定“四避免”避免模糊表述（如“尽快”“合理”需量化）；避免责任不对等（如单方约定“对方违约需赔偿，己方违约免责”）；避免管辖冲突（不能同时约定诉讼与仲裁，或约定多个无关联管辖地）；避免遗漏附件（技术标准、图纸等附件需在合同中列明，并作为组成部