行政中制度管理规范

PAGE行政中制度管理规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司行政事务管理，确保各项行政工作有序、高效开展，提高公司整体运营效率，保障公司各项业务顺利进行，维护公司正常的工作秩序，促进公司持续稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括各部门、分支机构及子公司。（三）基本原则1.合法性原则：制度的制定与执行必须符合国家法律法规及相关行业标准要求，确保公司运营活动在合法合规的框架内进行。2.规范性原则：对行政工作的各个环节进行明确规范，做到流程清晰、职责明确、标准统一，避免工作中的随意性和不确定性。3.高效性原则：以提高行政工作效率为目标，优化工作流程，减少不必要的环节和手续，确保各项行政事务能够及时、准确地处理。4.公正性原则：制度面前人人平等，在执行过程中确保公平公正，不偏袒任何部门或个人，维护公司内部良好的工作氛围。5.适应性原则：根据公司发展战略、业务变化及外部环境的变化，适时对制度进行修订和完善，确保制度能够适应公司实际情况和发展需求。二、行政组织与职责（一）行政部门架构公司行政部门设行政总监一名，全面负责行政部门的管理工作；下设行政经理、行政专员、后勤保障主管、人力资源专员等岗位，各岗位之间分工协作，共同完成行政部门的各项工作任务。（二）行政总监职责1.全面负责行政部门的日常管理工作，制定行政部门工作计划和目标，并组织实施。2.参与公司战略规划的制定，从行政角度提供专业建议和支持，确保行政工作与公司战略目标相一致。3.负责公司行政管理制度的制定、修订和完善，监督制度的执行情况，及时发现并解决制度执行过程中出现的问题。4.协调公司内部各部门之间的关系，促进部门间的沟通与协作，确保行政工作的顺利开展。5.负责公司行政费用的预算编制、控制和管理工作，合理安排行政资源，提高资源利用效率。6.参与公司重要会议和活动的组织策划工作，负责会议的筹备、组织和协调，确保会议和活动的顺利进行。7.负责公司对外联络与沟通工作，维护与政府部门、合作伙伴等的良好关系，为公司发展创造有利的外部环境。8.负责行政部门团队建设工作，选拔、培养和考核行政人员，提高团队整体素质和工作能力。（三）行政经理职责1.在行政总监的领导下，负责行政部门日常工作的具体组织和实施，确保各项工作任务按时完成。2.协助行政总监制定行政部门工作计划和目标，并将工作任务分解到各个岗位，明确工作标准和要求，监督工作进度和质量。3.负责公司行政文件的起草、审核、印发和归档管理工作，确保文件的准确性和规范性。4.负责公司办公用品、设备的采购、管理和发放工作，建立健全办公用品和设备的管理制度，合理控制费用支出。5.负责公司办公区域的环境卫生管理工作，制定环境卫生标准和检查制度，定期组织检查，确保办公环境整洁、舒适。6.负责公司车辆的调度、使用和管理工作，制定车辆管理制度，确保车辆安全、正常运行，合理安排车辆使用，提高车辆使用效率。7.负责公司员工食堂、宿舍等后勤保障工作的管理，建立健全后勤保障管理制度，提高后勤服务质量，满足员工生活需求。8.协助行政总监做好公司对外联络与沟通工作，参与公司重要会议和活动的组织策划工作，负责相关会议和活动的具体组织和实施。9.负责行政部门员工的考勤管理工作，做好员工请假、加班等情况的记录和统计工作，定期向行政总监汇报。10.完成行政总监交办的其他临时性工作任务。（四）行政专员职责1.负责公司行政文件的收发、登记、传递、归档等工作，确保文件流转的及时性和准确性。2.协助行政经理做好办公用品、设备的采购工作，参与市场调研，选择合适的供应商，确保采购物品的质量和性价比。3.负责公司办公区域的日常巡查工作，及时发现并解决办公区域内存在的问题，如设施设备损坏、环境卫生问题等。4.协助行政经理做好公司车辆的调度和使用管理工作，负责车辆的日常维护和保养记录，及时反馈车辆使用情况。5.负责公司员工食堂、宿舍等后勤保障工作的具体执行，如食堂食材采购、宿舍设施维修等，确保后勤服务工作的正常开展。6.协助行政经理做好公司对外联络与沟通工作，负责接听和转接公司电话，接待来访客人，做好相关记录和服务工作。7.负责公司行政费用的报销工作，严格按照公司财务制度进行报销，确保报销凭证的真实性和合法性。8.完成行政经理交办的其他临时性工作任务。（五）后勤保障主管职责1.全面负责公司后勤保障工作的管理和协调，制定后勤保障工作计划和目标，并组织实施。2.负责公司办公区域、员工宿舍、食堂等场所的设施设备维护和管理工作，建立健全设施设备管理制度，定期组织检查和维护，确保设施设备正常运行。3.负责公司水电、空调、电梯等能源设备的管理工作，制定能源管理制度，合理控制能源消耗，降低公司运营成本。4.负责公司环境卫生管理工作的监督和检查，制定环境卫生标准和考核制度，定期组织检查和考核，确保办公环境整洁、舒适。5.负责公司员工食堂的管理工作，制定食堂管理制度，确保食堂食品安全、卫生，提高食堂服务质量，满足员工用餐需求。6.在行政总监的领导下，负责公司员工宿舍的管理工作，制定宿舍管理制度，为员工提供安全、舒适的住宿环境。7.负责公司后勤保障物资的采购、库存管理工作，建立健全物资管理制度，合理控制物资库存，确保物资供应及时、充足。8.负责公司后勤保障工作的安全管理，制定安全管理制度，加强安全检查和隐患排查，确保后勤保障工作安全无事故。9.完成行政总监交办的其他临时性工作任务。（六）人力资源专员职责1.在行政总监的领导下，负责公司人力资源相关工作的具体执行，包括员工招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等方面。2.协助行政总监制定公司人力资源管理制度和流程，确保制度的合理性和有效性，并监督制度的执行情况。3.根据公司发展需求，制定员工招聘计划，通过多种渠道进行人才招聘，筛选合适的候选人，组织面试和录用工作。4.负责公司员工培训工作的组织和实施，根据员工需求和公司发展战略，制定培训计划，选择合适的培训课程和方式，提高员工业务能力和综合素质。5.建立和完善公司绩效考核体系，制定绩效考核标准和流程，组织实施绩效考核工作，对员工绩效进行评估和反馈，为员工薪酬调整、晋升等提供依据。6.负责公司员工薪酬福利管理工作，根据公司薪酬政策和市场行情，制定合理的薪酬方案，核算员工工资、奖金、福利等，确保薪酬发放的准确性和及时性。7.负责公司员工档案的建立、管理和维护工作，确保员工档案资料的完整性和准确性。8.协助行政总监处理员工关系相关问题，如员工投诉、劳动纠纷等，维护公司与员工之间的良好关系。9.完成行政总监交办的其他临时性工作任务。三、行政事务管理（一）公文管理1.文件起草：各部门根据工作需要起草行政文件，文件内容应符合公司实际情况和相关政策法规要求，语言表达准确、清晰、简洁。2.文件审核：起草后的文件需经部门负责人审核，确保文件内容真实、合法、合规，格式规范。审核通过后的文件提交行政部门进行统一编号和排版。3.文件印发：行政部门对审核后的文件进行排版、校对无误后，按照规定的印发范围进行印发。文件印发应严格控制份数，避免浪费。4.文件归档：文件印发后，行政部门负责将文件的纸质版和电子版进行归档保存。归档文件应按照类别、时间顺序进行整理，便于查询和使用。5.文件借阅：公司员工因工作需要借阅文件时，需填写《文件借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到行政部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应妥善保管文件，不得转借、涂改、复印或泄露文件内容。（二）办公用品管理1.采购计划：行政部门应根据公司办公用品的使用情况和库存状况，定期制定办公用品采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格、数量、预算等内容。2.采购流程：采购计划经行政总监审批后，由行政专员负责实施采购工作。采购人员应选择具有良好信誉和资质的供应商，通过招标、询价等方式进行采购，确保采购物品的质量和性价比。3.入库管理：办公用品采购到货后，行政专员应及时组织验收。验收合格的办公用品应办理入库手续，填写《办公用品入库登记表》，记录办公用品的名称、规格、数量、供应商等信息。4.领用管理：公司员工领用办公用品时，需填写《办公用品领用申请表》，经所在部门负责人批准后，到行政部门领取。行政专员应按照申请表上的内容发放办公用品，并在《办公用品领用登记表》上进行记录。5.库存盘点：行政部门应定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。盘点结果应形成报告，报行政总监审阅。对于盘盈、盘亏的办公用品，应查明原因，及时进行处理。（三）会议管理1.会议计划：行政部门应根据公司工作安排，制定年度会议计划，明确会议的名称、时间、地点、参会人员、会议议程等内容。会议计划经行政总监审批后执行。2.会议筹备：对于重要会议，行政部门应提前做好筹备工作，包括会议通知的发送、会议资料的准备、会议场地的布置、会议设备的调试等。会议通知应提前[X]个工作日发送给参会人员，会议资料应在会议前[X]个工作日准备好。3.会议组织：会议组织过程中，行政专员应负责会议签到、会议记录、会议服务等工作。会议记录应详细记录会议内容、讨论结果、决议事项等，会后及时整理形成会议纪要，经行政总监审核后发送给参会人员。4.会议跟进：对于会议决议事项，行政部门应负责跟进落实情况，定期向行政总监汇报。对于未按时完成的决议事项，应查明原因，督促相关部门尽快完成。5.会议总结：会议结束后，行政部门应及时对会议进行总结，分析会议效果，总结经验教训，为今后的会议组织提供参考。(四)档案管理1.档案分类：公司档案分为行政档案、人事档案、财务档案、业务档案等类别。行政档案包括公司文件、规章制度、会议记录、合同协议等；人事档案包括员工个人信息、劳动合同、培训记录、绩效考核等；财务档案包括会计凭证、账簿、报表等；业务档案包括市场调研报告、项目策划书、客户资料等。2.档案收集：各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。档案收集人员应定期将收集到的档案资料移交行政部门进行统一管理。3.档案整理：行政部门收到档案资料后，应及时进行整理。整理工作包括分类、编号、装订、编目等。档案编号应按照一定规则进行，确保档案编号的唯一性和系统性。4.档案保管：行政部门应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等。档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，确保档案资料的安全。5.档案查阅：公司员工因工作需要查阅档案时，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到行政部门办理查阅手续。查阅档案时，应在行政部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出保管场所。档案查阅人应妥善保管档案，不得涂改、复印或泄露档案内容。6.档案销毁：对于已过保管期限或失去保存价值的档案，行政部门应定期进行清理和销毁。档案销毁前，应编制《档案销毁清单》，经行政总监审批后进行销毁。档案销毁过程应进行记录，确保档案销毁工作的真实性和合法性。（五）印章管理1.印章种类：公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。2.印章保管：公章由行政总监指定专人保管，合同专用章由法务部门指定专人保管，财务专用章由财务部门负责人保管，法人章由法定代表人或其授权人保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人使用。3.印章使用：公司员工因工作需要使用印章时，需填写《印章使用申请表》，注明使用印章的名称、用途、使用日期、使用份数等内容，并经相关负责人审批。审批通过后，印章保管人员方可按照申请表上注明的内容使用印章，并在《印章使用登记表》上进行记录。4.印章审批权限：公章的使用需经行政总监审批；合同专用章的使用需经法务部门负责人和行政总监审批；财务专用章的使用需经财务部门负责人和行政总监审批；法人章的使用需经法定代表人或其授权人审批。5.印章停用与销毁：因公司机构调整或其他原因需要停用印章时，行政部门应及时通知印章保管人员将印章交回行政部门。行政部门应对停用的印章进行封存，并按照规定程序进行销毁。印章销毁过程应进行记录，确保印章销毁工作的真实性和合法性。四、后勤保障管理（一）办公环境管理1.环境卫生标准：公司办公区域应保持整洁、干净，地面无杂物、无污渍，桌面、文件柜等摆放整齐。公共区域应定期进行清扫，垃圾桶应及时清理，保持环境整洁。2.环境卫生检查：行政部门应制定环境卫生检查制度，定期对办公区域进行检查。检查内容包括环境卫生状况、设施设备完好情况等。对于检查中发现的问题，应及时通知相关部门或人员进行整改。3.设施设备维护：行政部门应建立健全办公区域设施设备维护管理制度，定期对设施设备进行检查和维护，确保设施设备正常运行。对于设施设备出现的故障，应及时联系维修人员进行维修，确保维修工作的及时性和有效性。（二）车辆管理1.车辆调度：行政部门应根据公司工作需要，合理调度车辆。车辆调度应遵循先急后缓、先公后私的原则，确保车辆使用效率最大化。2.车辆使用登记：公司员工使用车辆时，需填写《车辆使用申请表》，注明使用车辆的车牌号、使用时间、使用事由、预计行驶里程等内容，并经所在部门负责人批准。行政部门应建立车辆使用登记台账，对车辆使用情况进行详细记录。3.车辆维护保养：行政部门应制定车辆维护保养计划，定期对车辆进行维护保养。车辆维护保养工作应按照车辆使用说明书和相关标准进行，确保车辆性能良好、安全可靠。4.车辆安全管理：车辆驾驶员应严格遵守交通法规，确保行车安全。行政部门应定期组织驾驶员进行安全培训，提高驾驶员的安全意识和驾驶技能。对于车辆发生的交通事故，应及时报告行政部门，并按照相关规定进行处理。（三）员工食堂管理1.食堂卫生管理：食堂应建立健全卫生管理制度，确保食堂环境整洁、食品卫生