规范谈话制度流程

PAGE规范谈话制度流程一、总则（一）目的为了加强公司内部沟通与管理，确保谈话活动的规范化、制度化，提高工作效率，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本规范谈话制度流程。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括管理人员与员工之间、员工与员工之间、部门与部门之间的各类谈话活动。（三）基本原则1.合法性原则：谈话活动必须符合国家法律法规及公司相关规定，不得侵犯员工合法权益。2.真实性原则：谈话内容应真实、客观，不得隐瞒或歪曲事实。3.保密性原则：对于谈话中涉及的机密信息，应严格保密，不得泄露。4.及时性原则：谈话应及时进行，避免拖延，确保问题得到及时解决。二、谈话类型及流程（一）工作安排谈话1.适用场景：上级领导向下属布置工作任务、安排项目进度等。2.流程谈话准备：上级领导提前梳理工作任务，明确工作目标、要求、时间节点等，准备好相关资料。谈话实施：上级领导与下属约定谈话时间和地点，在谈话中清晰传达工作安排，确保下属理解任务内容和要求。下属如有疑问，应及时提出，上级领导进行解答。记录与跟进：谈话结束后，上级领导安排专人记录谈话要点，并将工作任务纳入任务管理系统进行跟踪，定期检查工作进展情况。（二）绩效反馈谈话1.适用场景：在绩效考核周期结束后，上级领导与下属进行绩效沟通。2.流程数据收集：人力资源部门提前整理好下属的绩效考核数据，包括各项指标完成情况、评分结果等。谈话准备：上级领导根据绩效考核数据，分析下属工作表现，准备好谈话内容，包括优点、不足、改进建议等。谈话实施：上级领导与下属进行一对一谈话，首先肯定下属的工作成绩，然后指出存在的问题和不足，共同探讨原因。提出具体的改进建议，并与下属协商制定改进计划。记录与存档：谈话过程中，安排专人记录谈话内容，形成绩效反馈谈话记录。谈话记录经双方签字确认后，由人力资源部门存档，作为后续绩效改进跟踪和员工职业发展的参考依据。（三）问题解决谈话1.适用场景：员工在工作中遇到问题，向上级领导或相关部门寻求帮助时进行的谈话。2.流程问题提出：员工向直接上级领导或相关部门负责人提出问题，说明问题的具体情况、影响范围及自己的初步想法。受理与分析：上级领导或相关部门负责人受理问题后，对问题进行分析，判断问题的性质和严重程度，确定解决问题的责任部门和人员。谈话协调：组织相关人员进行谈话，包括问题提出者、责任部门人员、可能涉及的其他部门人员等。在谈话中，各方充分沟通，分析问题产生的原因，共同探讨解决方案。方案确定与执行：根据谈话结果，确定最终的解决方案，并明确责任人和时间节点。责任部门按照解决方案组织实施，上级领导进行跟踪监督。效果评估：问题解决后，对解决效果进行评估。如问题得到彻底解决，总结经验教训；如问题未完全解决，重新分析原因，调整解决方案，直至问题得到妥善解决。（四）员工关怀谈话1.适用场景：关注员工工作和生活状况，给予关心和支持时进行的谈话。2.流程信息收集：通过日常观察或与员工交流，了解员工近期的工作表现、情绪状态、生活情况等方面的信息。谈话准备：根据收集到的信息，确定谈话的重点和方式。准备一些关心员工的话题，如工作压力、家庭情况、个人发展等。谈话实施：选择合适的时间和地点，与员工进行一对一谈话。谈话过程中，表达对员工的关心和关注，倾听员工的心声，给予情感上的支持和鼓励。对于员工提出的困难和问题，能解决的当场给予答复和帮助；不能当场解决的，记录下来，协调相关部门尽快解决。反馈与跟进：谈话结束后，将谈话情况反馈给相关部门或人员，并跟进问题解决情况。定期与员工沟通，了解其工作和生活状态是否有所改善。三、谈话参与人员职责（一）谈话发起者1.明确谈话目的、内容和要求，提前做好充分准备。2.营造良好的谈话氛围，引导谈话顺利进行。3.认真倾听对方意见和想法，尊重对方观点，保持客观公正的态度。4.负责谈话结果的落实和跟进，确保谈话达成预期目标。（二）谈话参与者1.积极配合谈话发起者，按时参加谈话，如实提供相关信息。2.认真倾听谈话内容，理解谈话目的，积极表达自己的观点和意见。3.对于谈话中提出的问题和建议，认真思考，积极配合解决和改进。4.保守谈话中的机密信息，不得泄露给无关人员。（三）记录人员1.负责谈话过程的详细记录，包括谈话时间、地点、参与人员、谈话内容要点等。2.记录应准确、完整、清晰，不得遗漏重要信息。3.谈话记录经谈话双方签字确认后，妥善保管，按照公司档案管理规定进行存档。四、谈话时间与地点安排（一）时间安排1.谈话应选择双方都合适的时间进行，避免与重要工作冲突。一般情况下，提前[X]个工作日预约谈话时间，确保谈话双方有足够的时间准备。2.对于紧急问题或突发事件需要进行谈话的，应及时安排，但也要尽量保证谈话的质量和效果。3.每次谈话时间不宜过长或过短，根据谈话内容合理确定，一般控制在[X]分钟左右。（二）地点安排1.谈话地点应选择安静、舒适、不受干扰的环境，确保谈话能够顺利进行。2.公司内部设有专门的谈话室，可供各类谈话使用。如因特殊情况需要在其他地点谈话，应提前做好安排和准备。3.谈话地点应保持整洁、卫生，配备必要的办公设备和通讯工具，以满足谈话过程中的需求。五、谈话记录与存档（一）记录要求1.谈话记录应采用书面形式，使用统一的谈话记录模板，确保记录格式规范、内容完整。2.记录人员应如实记录谈话内容，包括谈话双方的发言、讨论过程、达成的共识、提出的问题和解决方案等，不得主观臆断或篡改记录内容。3.对于谈话中的重要观点、关键数据、决策结果等，应重点记录，确保记录的准确性和完整性。（二）存档管理1.谈话记录经谈话双方签字确认后，由记录人员及时将其整理归档。归档文件应按照谈话类型、时间顺序等进行分类存放，便于查找和查阅。2.谈话记录的存档期限按照公司档案管理规定执行，一般为[X]年。对于涉及重要事项或具有长期保存价值的谈话记录，应适当延长存档期限。3.公司内部人员如需查阅谈话记录，应按照公司档案查阅流程办理相关手续，经批准后方可查阅。查阅过程中，应遵守档案管理规定，不得擅自复制、涂改、销毁谈话记录。六、监督与考核（一）监督机制1.公司设立专门的监督小组，负责对谈话制度流程的执行情况进行监督检查。监督小组定期对谈话记录、问题解决情况、员工反馈等进行抽查，确保谈话活动规范、有序进行。2.员工有权对谈话过程中存在的不规范行为或违反制度的情况进行举报，监督小组应及时受理举报，并进行调查核实。对于经查实的违规行为，按照公司相关规定进行严肃处理。（二）考核办法1.将谈话制度流程的执行情况纳入员工绩效考核体系，作为评价员工工作表现和职业素养的重要指标之一。2.对于在谈话活动中表现优秀、能够有效沟通协调、解决问题的员工，给予适当的绩效加分和奖励；对于违反谈话制度流程、不配合谈话工作的员工，视情节轻重给予相应的绩效扣分或处罚。3.