政府合同规范管理制度

PAGE政府合同规范管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织与政府部门签订合同的管理，规范合同签订、履行等行为，防范合同风险，维护公司/组织合法权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织与政府部门签订的各类合同，包括但不限于采购合同、服务合同、项目合作合同等。（三）基本原则1.合法合规原则：合同签订及履行必须遵守国家法律法规、政策规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，明确双方权利义务。3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。4.风险防控原则：充分评估合同风险，采取有效措施防范和化解风险。二、合同签订前管理（一）项目调研与评估1.业务部门接到与政府部门合作项目意向后，应开展详细的项目调研。调研内容包括项目背景、目标、要求、预算、预期效果等。2.对项目进行可行性评估，分析项目的技术可行性、经济可行性、法律可行性等。评估结果应形成书面报告，作为是否签订合同的重要依据。（二）合同相对方审查1.收集政府部门的主体资格证明文件，如组织机构代码证、法定代表人身份证明等，核实其真实性、有效性。2.了解政府部门的信用状况，查询其是否存在不良信用记录、涉诉案件等。可通过信用中国、中国裁判文书网等渠道进行查询。（三）合同条款起草与审核1.业务部门根据项目情况起草合同条款，明确双方权利义务、合同标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要内容。2.合同条款应符合法律法规及行业标准要求，语言表述准确、清晰，避免歧义。重要条款应进行充分协商和论证。3.法务部门对合同条款进行法律审核，重点审查合同的合法性、合规性、完整性、风险防范性等。审核意见应以书面形式反馈给业务部门。（四）合同审批1.业务部门将起草好的合同及相关资料提交至合同审批流程。审批流程应明确各审批环节的责任人和审批权限。2.审批环节包括业务部门负责人、财务部门负责人、法务部门负责人、公司/组织高层领导等。各部门应从不同角度对合同进行审查，提出意见和建议。3.审批通过的合同，由法定代表人或授权代表签字并加盖公司/组织公章。三、合同签订管理（一）签订流程1.合同签订前，业务部门应再次与政府部门确认合同条款，确保双方理解一致。2.合同文本应一式多份，双方签字盖章后，各执一份。合同签订过程应进行记录，留存相关证据。3.对于重要合同或金额较大的合同，可进行公证或见证，以增强合同的法律效力。（二）合同编号与归档1.合同签订后，应及时进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于合同的查询和管理。2.合同原件及相关资料应按照档案管理规定进行归档，建立合同档案。合同档案应包括合同文本、审批文件、往来函件、履行记录等。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.业务部门根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等。2.履行计划应报公司/组织相关领导审批后实施，并定期进行检查和评估。（二）履行过程跟踪1.业务部门负责合同履行过程的跟踪，及时掌握合同履行情况，协调解决履行过程中出现的问题。2.定期向政府部门反馈合同履行进展情况，保持良好的沟通与协作。对于政府部门提出的要求和意见，应及时响应并落实。（三）变更与解除管理1.合同履行过程中如需变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件进行管理。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同，应按照法律法规规定及合同约定办理相关手续。解除合同应签订书面协议，并妥善处理善后事宜。五、合同验收管理（一）验收标准制定1.根据合同约定和项目要求，制定明确的验收标准。验收标准应具体、可操作，能够客观反映项目成果。2.验收标准应在合同签订前或履行过程中告知政府部门，确保双方对验收要求达成共识。（二）验收程序1.项目完成后，业务部门应及时向政府部门提交验收申请，并提供相关验收资料。2.政府部门按照验收标准组织验收，可采取现场检查、测试、评估等方式进行。验收过程应形成记录，包括验收人员、验收时间、验收结果等。3.如验收合格，双方应签订验收报告；如验收不合格，业务部门应根据政府部门提出的整改意见进行整改，直至验收合格。六、合同付款管理（一）付款条款约定1.合同中应明确付款方式、付款时间、付款条件等付款条款。付款方式应符合法律法规及财务管理制度要求。2.对于分期付款的合同，应明确每期付款的金额、时间节点及支付条件。（二）付款申请与审批1.业务部门根据合同履行情况和付款条款，填写付款申请单，附上相关证明材料，如发票、验收报告等。2.付款申请单应按照公司/组织财务审批流程进行审批，审批通过后，财务部门按照合同约定及时付款。七、合同风险管理（一）风险识别与评估1.定期对合同进行风险识别和评估，重点关注合同的法律风险、财务风险、市场风险、信用风险等。2.风险评估结果应形成风险清单，明确风险等级和应对措施。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的应对措施。如对于法律风险，加强合同审核和法务咨询；对于财务风险，合理安排资金，加强财务监控等。2.建立风险预警机制，及时发现风险变化情况，采取有效措施防范风险扩大。八、合同监督与考核（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对合同签订、履行、验收、付款等情况进行审计监督，检查合同管理的合规性和有效性。2.审计部门应及时发现问题并提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）考核机制1.建立合同管理考核机制，对业务部门及相关责任人的合同管理工作进行考核。考核内容包括合同签订质量、履