规范公文报送制度

PAGE规范公文报送制度一、总则（一）目的为加强公司/组织内部公文管理，确保公文报送工作的准确、及时、规范，提高工作效率，促进信息流通，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、各分支机构之间以及与外部单位进行公文往来时的报送工作。（三）基本原则1.准确规范原则公文内容应准确无误，符合国家法律法规、行业标准以及公司/组织的相关规定，格式规范统一。2.及时高效原则公文应在规定时间内报送，紧急公文要特事特办，确保信息及时传递，不影响工作开展。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，确保公文在传递过程中的安全性和保密性，防止信息泄露。二、公文种类及格式（一）公文种类1.请示适用于向上级请求指示、批准。2.报告适用于向上级汇报工作、反映情况、答复上级询问。3.通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。4.通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。5.函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。6.纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）公文格式1.公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。2.份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。3.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。4.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。6.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。7.签发人：上行文应当标注签发人姓名。8.标题：由发文机关名称、事由和文种组成。9.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。10.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。11.附件说明：公文附件的顺序号和名称。12.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。13.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。14.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。15.附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。16.附件：公文正文附带说明有关内容的材料。17.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。18.印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。19.页码：公文页数顺序号。三、公文报送流程（一）拟稿1.公文由承办部门或个人负责拟稿。拟稿人应根据公文内容和格式要求，认真撰写，确保表述准确、逻辑清晰、语言规范。2.拟稿人应在公文首页注明拟稿部门、拟稿人姓名、拟稿日期，并对公文的必要性、可行性、准确性等进行初步审核。（二）审核1.拟稿完成后，应提交本部门负责人进行审核。部门负责人应对公文内容的真实性、准确性、完整性以及格式的规范性进行全面审核，提出修改意见。2.需要会签的公文，由拟稿部门负责与相关部门进行会签，会签部门应认真审核并签署意见。（三）签发1.审核通过的公文，按照公司/组织的审批权限，提交相应领导签发。2.一般公文由部门负责人签发；重要公文由分管领导签发；涉及全局性、重大事项的公文由主要领导签发。（四）编号登记1.公文签发后，由办公室负责统一编号登记。编号应按照一定的规则进行编排，确保公文编号的唯一性和连续性。2.登记内容包括公文编号、发文日期、发文机关、标题、主送机关、抄送机关、密级、紧急程度等。（五）印制1.办公室根据登记后的公文进行印制。印制应确保公文质量，字迹清晰，格式规范，页面整洁。2.涉密公文应按照保密要求进行印制，严格控制印制数量，确保安全。（六）盖章1.公文印制完成后，由办公室负责盖章。盖章应清晰、端正，位置准确。2.联合行文时，应按照规定分别加盖各发文机关的印章。（七）分发1.办公室根据公文的主送机关、抄送机关等，进行公文的分发。分发应准确、及时，确保公文送达相关部门和人员。2.涉密公文应通过机要渠道进行传递，严格履行签收、登记等手续。（八）归档1.公文办理完毕后，由承办部门或个人负责将公文原稿、正文、附件等相关材料整理齐全，移交办公室进行归档。2.办公室应按照档案管理的要求，对公文进行分类、编号、装订，妥善保管，便于查阅和利用。四、报送要求（一）内容要求1.公文应主题明确，一事一文，避免内容繁杂、冗长。2.表述应准确、简洁、规范，使用国家通用语言文字，避免使用模糊、歧义、生僻的词汇和语句。3.数据、事实应真实可靠，引用的法律法规、政策文件等应准确无误，并注明出处。（二）格式要求1.严格按照本制度规定的公文格式进行撰写和排版，确保页面布局合理、字体字号统一、排版整齐规范。2.公文标题应准确概括公文主要内容，一般不超过20个字，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。3.主送机关应顶格书写，多个主送机关之间用顿号或逗号隔开，回行时仍顶格。4.正文应段落分明，层次清晰，一般每自然段首行缩进2个字符。5.附件应在正文之后、发文机关署名之前注明附件顺序号和名称，附件与正文一起装订时，应在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时应标识序号。（三）报送时限要求1.一般公文应在规定时间内报送，紧急公文应根据紧急程度，在要求的时间内迅速报送。2.对上级机关的请示、报告等，应按照上级要求的时限及时报送，不得延误。3.涉及重要事项、紧急情况的公文，应特事特办，随到随报，确保信息及时传递。（四）报送渠道要求1.内部公文应通过公司/组织内部的公文流转系统进行报送，涉及保密事项的公文应通过机要渠道传递。2.与外部单位的公文往来，应按照双方约定的方式进行报送，一般通过邮政特快专递（EMS）、挂号信等方式，确保公文安全送达。五、特殊情况处理（一）紧急公文处理1.遇有紧急情况需要行文时，拟稿人应立即向部门负责人报告，部门负责人审核后直接提交分管领导或主要领导签发。2.办公室接到紧急公文签发通知后，应优先安排印制、盖章、分发等工作，确保公文迅速传递。（二）涉密公文处理1.涉密公文的拟稿、审核、签发、印制、传递等环节应严格按照国家保密法律法规和公司/组织的保密制度执行。2.涉密公文应标明密级和保密期限，注明发放范围，严格控制知悉人员。3.传递涉密公文应通过机要交通、机要通信或专人送取等方式，严禁通过普通邮政、快递等渠道传递。（三）联合行文处理1.联合行文时，主办部门应与其他联合发文部门充分沟通协调，共同拟稿、审核、签发。2.联合行文的公文格式应统一，发文字号使用主办机关的发文字号，发文机关署名按照联合发文机关的顺序排列。（四）公文错漏处理1.发现已发出的公文存在错漏等问题时，应及时采取措施进行补救。2.对于一般性错漏，可通过电话、邮件等方式向受文单位说明情况，请求协助更正；对于重要错漏，应及时补发正式公文进行更正，并收回原公文。六、监督与考核（一）监督检查1.办公室负责对公文报送制度的执行情况进行定期监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.监督检查内容包括公文拟稿质量、审核签发程序、格式规范、报送时限、传递渠道等方面。（二）考核评价1.将公文报送工作纳入公司/组织的绩效考核体系，对各部门和相关人员的公文报送工作进行考核评价。2.考核评价指标包括公文质量、报送及时性、准确性、规范性等方面，根据考核结果进行奖惩。（三）责任