规范挂账制度

PAGE规范挂账制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范挂账行为，确保财务数据的准确性、及时性和安全性，防范财务风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及与公司发生经济往来的外部单位和个人。（三）基本原则1.合法性原则：挂账业务必须符合国家法律法规和相关行业标准的规定。2.真实性原则：挂账事项应真实发生，相关凭证和资料应真实、完整、有效。3.准确性原则：挂账金额、期限、客户信息等应准确无误，确保财务数据的可靠性。4.及时性原则：业务发生后应及时办理挂账手续，不得拖延，以保证财务信息的时效性。5.风险可控原则：对挂账业务进行风险评估，采取有效措施控制风险，确保公司资金安全。二、挂账业务的定义与分类（一）定义挂账是指在经济业务发生时，因结算方式、时间等原因，暂时未能及时结清款项，而将应收或应付账款记录在往来账目中的一种财务处理方式。（二）分类1.应收账款挂账：公司销售商品、提供劳务等应向客户收取的款项，在尚未收到现金或银行存款时进行的挂账处理。2.应付账款挂账：公司购买商品、接受劳务等应向供应商支付的款项，在尚未支付现金或银行存款时进行的挂账处理。3.其他应收款挂账：除应收账款以外的其他各种应收及暂付款项，如员工借款、押金、备用金等的挂账处理。4.其他应付款挂账：除应付账款以外的其他各种应付及暂收款项，如收到的押金、暂收款等的挂账处理。三、挂账业务的审批流程（一）应收账款挂账审批流程1.业务部门发起：业务人员在销售商品或提供劳务后，根据合同约定填写《应收账款挂账申请表》，详细注明客户名称、业务内容、金额、挂账期限等信息，并附上相关销售合同、发票等证明材料。2.部门负责人审核：业务部门负责人对申请表及相关资料进行审核，确认业务的真实性、合规性以及挂账金额的合理性。审核通过后，在申请表上签字批准。3.财务部门审核：财务人员收到申请表后，对业务的财务处理进行审核，包括核对发票金额、挂账期限是否符合信用政策等。审核无误后，在申请表上签字确认。4.分管领导审批：分管领导根据业务情况和财务审核意见，对挂账申请进行最终审批。对于重大挂账事项，需提交公司管理层会议审议决定。（二）应付账款挂账审批流程1.业务部门发起：采购人员在收到供应商发票或货物后，填写《应付账款挂账申请表》，注明供应商名称、业务内容、金额、挂账期限等信息，并附上采购合同、验收单等证明材料。2.部门负责人审核：采购部门负责人对申请表及相关资料进行审核，确保采购业务的真实性、合规性以及挂账金额的准确性。审核通过后，签字批准。3.财务部门审核：财务人员对申请表及相关凭证进行审核，重点审核发票的真实性、合法性以及挂账期限是否合理。审核通过后，签字确认。4.分管领导审批：分管领导根据业务情况和财务审核意见，对挂账申请进行审批。对于金额较大或存在风险的挂账事项，需报公司管理层审批。（三）其他应收款挂账审批流程1.业务人员申请：员工因业务需要借款或发生其他应收款项时，填写《其他应收款挂账申请表》，注明借款事由、金额、预计还款期限等信息，并附上相关证明材料（如出差审批单、业务合同等）。2.部门负责人审核：所在部门负责人对借款申请进行审核，核实借款用途的真实性和合理性，以及还款能力。审核通过后签字批准。3.财务部门审核：财务人员对申请表及相关资料进行审核，检查借款金额是否符合公司规定，还款期限是否合理等。审核通过后签字确认。4.分管领导审批：分管领导根据具体情况对借款申请进行审批。对于金额较大的借款，需报公司管理层审批。（四）其他应付款挂账审批流程1.业务部门发起：相关业务部门在收到押金、暂收款等款项时，填写《其他应付款挂账申请表》，注明款项来源、金额、预计支付期限等信息，并附上相关证明材料（如收款收据、合同等）。2.部门负责人审核：部门负责人对申请表及相关资料进行审核，确认款项的真实性和合理性。审核通过后签字批准。3.财务部门审核：财务人员对申请表及相关凭证进行审核，检查挂账金额和期限是否准确。审核通过后签字确认。4.分管领导审批：分管领导根据业务情况对挂账申请进行审批。对于重要的其他应付款项，需报公司管理层备案。四、挂账业务的账务处理（一）应收账款账务处理1.销售商品或提供劳务实现收入时，按照应收金额，借记“应收账款”科目，贷记“主营业务收入”、“应交税费——应交增值税（销项税额）”等科目。2.收回应收账款时，借记“银行存款”等科目，贷记“应收账款”科目。3.对于确实无法收回的应收账款，经批准后作为坏账损失处理，借记“坏账准备”科目（已计提坏账准备的）或“资产减值损失”科目（未计提坏账准备的），贷记“应收账款”科目。（二）应付账款账务处理1.购买商品或接受劳务发生应付账款时，按照应付金额，借记“原材料”、“库存商品”、“应交税费——应交增值税（进项税额）”等科目，贷记“应付账款”科目。2.支付应付账款时，借记“应付账款”科目，贷记“银行存款”等科目。3.企业如有确实无法支付的应付账款，应按其账面余额，借记“应付账款”科目，贷记“营业外收入”科目。（三）其他应收款账务处理1.发生其他应收款项时，借记“其他应收款”科目，贷记“库存现金”、“银行存款”等科目。2.收回其他应收款项时，借记“库存现金”、“银行存款”等科目，贷记“其他应收款”科目。3.对于确实无法收回的其他应收款，经批准后作为坏账损失处理，借记“坏账准备”科目（已计提坏账准备的）或“资产减值损失”科目（未计提坏账准备的），贷记“其他应收款”科目。（四）其他应付款账务处理1.收到其他应付款项时，借记“库存现金”、“银行存款”等科目，贷记“其他应付款”科目。2.支付其他应付款项时，借记“其他应付款”科目，贷记“库存现金”、“银行存款”等科目。五、挂账业务的日常管理（一）定期核对账目1.财务部门应定期与业务部门核对往来账目，确保挂账信息的一致性和准确性。每月末，财务人员应编制往来账龄分析表，对挂账时间较长的款项进行重点关注。2.业务部门应积极配合财务部门的账目核对工作，及时提供相关业务资料和信息反馈，对发现的问题及时进行沟通和处理。（二）客户信用管理1.建立客户信用档案，收集客户的基本信息、信用状况、交易记录等资料，对客户进行信用评级。根据客户信用等级，确定不同的信用额度和挂账期限。2.定期对客户信用状况进行评估和更新，对于信用状况恶化的客户，应及时调整信用政策，采取相应的风险防范措施，如减少挂账额度、缩短挂账期限或停止业务往来等。（三）催收与支付管理1.应收账款催收：业务部门负责对应收账款进行催收，按照合同约定的收款期限及时跟进客户付款情况。对于逾期未付款的客户，应发送催款函，并采取电话、上门拜访等方式进行催收。财务部门应协助业务部门做好催收工作，提供相关财务数据和分析支持。2.应付账款支付：财务部门应按照合同约定的付款期限，及时安排资金支付应付账款。对于有争议的款项，应与供应商进行沟通协商，妥善解决问题后再行支付。在支付款项前，应严格审核付款申请及相关凭证，确保支付的准确性和合规性。六、挂账业务的风险控制（一）风险识别与评估1.建立挂账业务风险识别机制，定期对挂账业务进行风险排查，识别可能存在的风险因素，如客户信用风险、市场风险、法律风险等。2.对识别出的风险因素进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。根据风险等级，采取相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.信用风险应对：加强客户信用管理，严格控制客户信用额度和挂账期限；对信用状况不佳的客户，要求提供担保或增加收款保障措施；建立坏账预警机制，及时发现潜在的坏账风险并采取措施进行处理。2.市场风险应对：关注市场动态和行业发展趋势，及时调整经营策略，降低市场变化对公司挂账业务的影响；加强与供应商和客户的沟通与合作，共同应对市场风险。3.法律风险应对：确保挂账业务的各项操作符合法律法规的要求，签订合法有效的合同；加强对合同条款的审核和管理，明确双方的权利义务，防范法律纠纷；定期进行法律合规培训，提高员工的法律意识和风险防范能力。七、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对挂账业务进行审计监督，检查挂账业务的审批流程是否合规、账务处理是否准确、日常管理是否到位等。2.审计人员应查阅相关凭证、合同、报表等资料，与业务部门和财务部门人员进行沟通访谈，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）财务检查1.财务部门定期对