规范公司印章管理制度

PAGE规范公司印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，维护公司合法权益，特制定本制度。本制度旨在确保公司印章的使用安全、规范、有序，防止因印章管理不善引发的各类风险，保障公司各项业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司。公司印章包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章以及其他具有法律效力的专用章。（三）基本原则1.合法性原则：印章的刻制、使用必须符合国家法律法规及相关行业标准的规定。2.安全性原则：建立健全印章保管、使用的安全防范措施，确保印章安全，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生。3.严肃性原则：严格规范印章的使用流程，明确使用权限和审批程序，确保印章使用的严肃性和权威性。4.责任追究原则：对违反印章管理制度的行为，依法依规追究相关人员的责任。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责。行政部门应根据公司实际需要，填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等信息，并报公司法定代表人或授权负责人审批。2.审批通过后，行政部门应选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制。印章制作单位必须严格按照国家有关规定和公司要求制作印章，确保印章质量和安全性。3.印章刻制完成后，行政部门应及时对印章进行验收。验收内容包括印章的规格、字体、图案、材质等是否符合要求，印章是否清晰、完整、无瑕疵。验收合格后，行政部门应填写《印章验收单》，并将印章移交至指定的保管部门。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应在公司内部发布《印章启用通知》，明确印章名称、启用日期、使用范围、保管部门及保管人等信息。2.保管部门应将新印章的印模留存一份，并在公司印章管理台账中进行登记。同时，保管部门应将印章启用情况告知相关部门和人员，确保各部门和人员知晓新印章的启用信息。3.印章启用后，原相关印章同时废止。废止的印章应及时交由行政部门封存保管，并按照公司档案管理规定进行归档处理。三、印章的保管（一）保管部门与保管人1.公司公章、合同专用章、财务专用章由行政部门指定专人负责保管；法定代表人章由法定代表人或其授权的人员负责保管；部门章由各部门负责人指定专人负责保管。2.印章保管人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定，严格遵守印章保管制度。保管人应与公司签订《印章保管责任书》，明确保管责任和义务。（二）保管要求1.印章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜、保险箱等。保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件，确保印章安全。2.印章保管人应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章交予他人保管或使用。如因特殊情况需要委托他人代管印章，必须经公司法定代表人或授权负责人批准，并办理相关委托手续。3.印章保管人应定期对印章进行检查和维护，确保印章清晰、完整、无损坏。如发现印章存在问题，应及时报告行政部门，并按照公司规定进行处理。（三）印章交接1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应提前向行政部门提交《印章交接申请表》，经批准后办理印章交接手续。2.印章交接时，应由行政部门、原保管人、新保管人共同在场进行交接。交接内容包括印章的实物、印模、使用记录等。交接完成后，各方应在《印章交接清单》上签字确认。3.印章交接后，新保管人应及时熟悉印章管理规定和使用流程，并按照要求妥善保管印章。原保管人应协助新保管人完成交接工作，并对交接后的印章使用情况负责。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署；代表公司参加各类会议、活动；办理公司相关资质证书、营业执照等的年检、变更、注销等手续；以及其他需要公司盖章确认的事项。2.合同专用章主要用于公司对外签订的各类合同、协议等法律文件的签署。3.财务专用章主要用于公司财务收支、资金结算、税务申报等相关财务业务的办理。4.法定代表人章主要用于公司法定代表人授权的特定事项的办理，如签署授权委托书、办理银行开户等。5.部门章主要用于各部门内部文件的发布、工作联系函、报表等的签署，以及其他与本部门业务相关的事项。（二）使用流程1.申请：使用印章时，使用人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并按照规定的审批程序提交审批。2.审批：《印章使用申请表》应根据用印事项的性质和金额大小，分别由相关部门负责人、分管领导、法定代表人或授权负责人进行审批。审批通过后，申请表上应加盖审批人的印章或签字。3.用印：印章保管人应根据审批后的《印章使用申请表》，对用印文件进行审核。审核内容包括文件内容是否符合法律法规和公司规定、文件格式是否规范、签字盖章是否齐全等。审核无误后，印章保管人方可在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印日期、用印文件名称、份数、用印人等信息。4.盖章：盖章时，印章保管人应确保印章端正、清晰，不得模糊、歪斜或重叠。盖章后，印章保管人应将印章及时归位保管。（三）特殊情况用印1.紧急情况下需要用印的，使用人可通过电话、邮件等方式向审批人说明情况，并经审批人同意后，先进行用印，事后再补办审批手续。补办审批手续的时间不得超过[X]个工作日。2.异地用印的，使用人应将用印文件通过传真、快递等方式发送给印章保管人，并按照正常用印流程进行审批。印章保管人应在收到用印文件后，及时进行审核和用印，并将用印后的文件通过快递等方式寄回给使用人。（四）禁止使用印章的情况1.未经审批的文件、合同、协议等不得使用印章。2.涉及违法违规、损害公司利益的文件、合同、协议等不得使用印章。3.空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖印章。4.其他不符合公司印章管理制度规定的情况不得使用印章。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要停用印章时，行政部门应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称等信息，并报公司法定代表人或授权负责人审批。2.审批通过后，行政部门应在公司内部发布《印章停用通知》，明确停用印章名称、停用日期等信息。同时，行政部门应将停用印章的印模留存一份，并在公司印章管理台账中进行登记。3.印章停用后，保管部门应将印章妥善保管，不得擅自销毁或丢弃。（二）销毁1.对于不再使用且无保留价值的印章，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章名称、数量、销毁原因等信息，并报公司法定代表人或授权负责人审批。2.审批通过后，行政部门应选择具有合法资质的销毁单位进行销毁。销毁单位应按照国家有关规定和公司要求，对印章进行粉碎、熔化等处理，确保印章无法恢复使用。3.印章销毁时，行政部门、保管部门应共同派人监销，并在《印章销毁清单》上签字确认。销毁清单应包括印章名称、数量、销毁日期、销毁方式等信息。销毁清单应作为公司档案资料进行归档保存。六、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章管理制度的执行情况进行监督检查。同时，公司审计部门、法务部门等应根据各自职责，对印章管理工作进行定期或不定期的审计和法律审查。（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管场所是否安全、保管人是否符合要求、印章是否定期检查维护等。2.印章使用情况，包括使用流程是否规范、审批手续是否齐全、用印文件是否符合要求等。3.印章管理台账记录情况，包括印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等信息是否准确、完整。（三）检查方式1.定期检查：行政部门应定期对印章管理工作进行检查，检查周期为每[X]个月一次。定期检查可采用现场检查、查阅资料等方式进行。2.不定期检查：公司审计部门、法务部门等可根据工作需要，对印章管理工作进行不定期检查。不定期检查可采用专项审计、法律审查等方式进行。3.日常监督：印章保管人应在日常工作中对印章使用情况进行监督，发现问题及时报告行政部门。行政部门应及时对发现的问题进行处理，并跟踪整改情况。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时下达《整改通知书》，要求相关部门或人员限期整改。整改期限一般不得超过[X]个工作日。2.相关部门或人员应按照《整改通知书》的要求，认真落实整改措施，并在规定期限内将整改情况书面报告行政部门。行政部门应及时对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。3.对于违反印章管理制度的行为，公司将依法依规追究相关人员