规范公司发票制度

PAGE规范公司发票制度一、总则1.目的本发票制度旨在加强公司财务管理，规范发票开具、取得、使用及保管等行为，确保公司经济业务活动合法合规，维护公司利益，防范税务风险。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司等所有涉及经济业务往来并开具或取得发票的部门和人员。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家税收法律法规及相关发票管理规定，确保发票开具、使用符合法律要求。真实性原则：发票所反映的经济业务必须真实发生，不得虚开发票。准确性原则：发票开具的内容必须准确无误，包括发票抬头、金额、税率、商品或服务名称等信息。完整性原则：发票的取得、开具、保管等环节应手续齐全，资料完整。二、发票开具管理1.开具流程业务部门在与客户签订经济合同或达成业务意向后，应及时将合同或业务信息传递给财务部门。财务部门根据业务内容、金额、税率等信息确定发票开具类型（增值税专用发票或普通发票）。开票人员依据业务部门提供的信息，在开票系统中准确录入发票内容，包括购货单位名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号，以及货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等。开票人员核对录入信息无误后，打印发票，并加盖发票专用章。发票联和抵扣联应交给客户，记账联留存作为记账凭证。2.开具要求发票应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。不得虚开发票，不得开具与实际业务不符的发票。开具增值税专用发票时，应确保客户提供的开票信息准确无误。如客户信息发生变更，应及时通知业务部门并告知财务部门。对于销售折扣、折让等情况，应按照规定开具红字发票。开具红字发票时，应严格按照税务机关的要求进行操作，确保手续齐全。发票开具后，如发生销货退回、开票有误等情形，需要开具红字发票的，应按照国家税务总局的规定进行处理。同时，应收回原发票并注明“作废”字样或取得对方有效证明。三、发票取得管理1.取得要求公司在购买货物、接受服务等经济业务活动中，应向销售方索取合法有效的发票。发票应具备以下基本内容：发票名称、发票号码、联次及用途、客户名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位（个人）名称（章）等。取得的发票应加盖销售方发票专用章，发票专用章应清晰、完整。对于不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。取得的增值税专用发票，应在规定的认证期限内进行认证。认证通过后，方可作为抵扣进项税额的凭证。2.取得流程业务部门在办理采购业务时，应主动向销售方索取发票。取得发票后，应及时将发票传递给财务部门。财务部门收到业务部门传递的发票后，应认真审核发票的真实性、合法性、完整性。审核内容包括发票开具内容是否与实际业务相符、发票印章是否齐全、发票是否在规定期限内开具等。对于审核无误的发票，财务部门应及时办理入账手续。对于审核发现问题的发票，应及时与业务部门沟通，要求销售方重新开具或补充相关证明材料。四、发票使用管理1.使用范围公司发票仅限于在公司正常经营活动中，按照规定开具给客户或从供应商处取得用于经济业务核算和税务处理。不得转借、转让、代开发票，不得自行扩大专用发票使用范围。2.使用登记公司应建立发票使用登记制度，对发票的领购、开具、缴销等情况进行详细记录。发票使用登记簿应包括发票种类、发票号码、开具日期、购货单位名称、金额、税额、领用人员等信息。财务部门应指定专人负责发票使用登记工作，定期对发票使用情况进行核对和盘点，确保发票使用的准确性和安全性。3.作废与红冲开具的发票如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形，需要作废发票的，应在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理，在纸质发票（含未打印的发票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存。对于需要开具红字发票的情况，应按照国家税务总局的规定，由购买方或销售方在增值税发票管理新系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》。主管税务机关通过网络接收纳税人上传的《开具红字增值税专用发票信息表》，系统自动校验通过后，生成带有“红字发票信息表编号”的《开具红字增值税专用发票信息表》，并将信息同步至纳税人端系统中。销售方凭税务机关系统校验通过的《开具红字增值税专用发票信息表》开具红字专用发票，在新系统中以销项负数开具。红字专用发票应与《开具红字增值税专用发票信息表》一一对应。五、发票保管管理1.保管要求公司应设立专门的发票保管场所，配备必要的保险柜等安全设施，确保发票存放安全。发票保管场所应保持干燥、通风，防止发票受潮、霉变、丢失等情况发生。发票保管人员应妥善保管发票，不得擅自销毁发票存根联和发票登记簿。发票存根联和发票登记簿应保存五年，保存期满，报经税务机关查验后销毁。已开具的发票记账联应按照会计档案管理的要求进行保管，定期装订成册，由专人负责保管。保管期限按照会计档案管理规定执行。2.盘点清查财务部门应定期对发票进行盘点清查，确保发票账实相符。盘点清查工作应至少每年进行一次，由财务部门负责人组织实施，发票保管人员和相关业务人员参与。盘点清查内容包括发票的种类、数量、号码、开具情况、作废情况等。盘点清查结束后，应编制发票盘点表，记录盘点结果。如发现账实不符情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。六、发票风险防控1.税务风险防控加强对国家税收法律法规及发票管理政策的学习和培训，提高公司员工的税务风险意识和业务水平。定期组织财务人员和相关业务人员参加税务培训，及时了解税收政策变化。建立税务风险预警机制，对公司发票开具情况、纳税申报情况等进行实时监控。如发现异常情况，应及时进行分析和处理，防范税务风险。积极配合税务机关的检查和监督工作，如实提供发票开具、取得、使用等相关资料。对于税务机关提出的问题，应及时整改，确保公司税务合规。2.内部管理风险防控完善公司内部发票管理制度，明确各部门和人员在发票管理中的职责和权限，加强内部监督和制约。加强对发票开具、取得、使用等环节的内部控制，严格执行审批流程。对于重大经济业务活动的发票开具，应实行集体决策和审批。建立发票管理责任追究制度，对违反发票管理制度的行为进行严肃处理。如因个人原因导致公司发票管理出现问题，给公司造成损失的，应追究相关人员的责任。七、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门应定期对公司发票管理制度的执行情况进行审计监督，检查发票开具、取得、使用、保管等环节是否符合规定。财务部门应加强对发票管理工作的日常监督，对发现的问题及时进行整改。同时，应定期向上级领导汇报发票管理工作情况。2.外部检查积极配合税务机关、审计机关等外部部门的检查和监督工作，如实提供发票相关资料。对于外部部门提出的意见和建议，应认真研究并及时整改。关注外部部门发布的发票管理政策和法规变化，及时调整公