档案室上墙制度规范

PAGE档案室上墙制度规范一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案资料的完整、安全与有效利用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映公司各项活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理公司在经营管理过程中形成的各类档案，保证档案的完整无缺。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便利性原则：档案管理应便于查询、利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门档案管理工作。2.集中收集、整理、保管公司各类档案，建立健全档案检索体系。3.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。5.为公司各部门及员工提供档案查询、借阅等服务。（二）部门档案管理员职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门档案移交至档案室。3.协助档案室做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的档案信息。4.对本部门员工进行档案管理知识培训，提高员工的档案意识。（三）员工职责1.妥善保管个人在工作中形成的各类文件资料，按照规定及时移交至部门档案管理员。2.遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。3.在工作中需要查阅档案时，按照规定办理查询、借阅手续。三、档案收集（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的文件资料，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司经营管理活动中形成的各类文件，包括合同协议、项目文档、财务报表、人事档案等。3.公司对外宣传、交流活动中形成的文件资料，如宣传册、会议纪要、合作协议等。4.公司员工在工作中形成的具有保存价值的文件资料，如工作报告、技术文档、培训记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和准确性。2.档案收集应遵循全面、系统的原则，涵盖公司各项活动的各个环节。3.对收集到的档案资料应进行初步整理，剔除无关的文件，确保档案的质量。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案应及时收集，每月定期移交至部门档案管理员。2.重大活动、项目结束后，相关部门应在[X]个工作日内将形成的档案资料收集整理完毕，并移交至档案室。四、档案整理（一）分类标准1.按照档案的形成领域和内容性质，分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事劳资类等类别。2.行政管理类档案包括公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。3.经营管理类档案包括市场调研、营销策划、客户资料、合同协议等。4.生产技术类档案包括产品研发、工艺文件、技术标准、质量检验报告等。5.财务审计类档案包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。6.人事劳资类档案包括员工档案、招聘录用资料、培训记录、绩效考核资料等。（二）整理方法1.遵循档案形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录索引。3.按照分类标准，将档案资料进行分类装订，形成案卷。4.在案卷封面填写案卷标题、编号、日期、保管期限等信息。（三）整理要求1.整理工作应做到分类科学、排列有序、编目准确、装订整齐。2.确保档案资料的完整性，不得遗漏重要文件。3.对破损、褪色的档案资料应进行修复或复制，保证档案的可读性。五、档案归档（一）归档流程1.各部门档案管理员对整理好的档案进行自查，确保档案质量符合要求。2.填写档案移交清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息。3.将档案移交清单及档案一并提交至档案室，档案室进行核对签收。4.档案室按照分类标准对接收的档案进行重新整理、上架归档。（二）归档时间1.各部门应在每年[X]月底前，将上一年度形成的档案移交至档案室。2.特殊情况需要延期移交的，应提前向档案室说明原因，并经批准后在规定时间内完成移交。（三）归档要求1.归档的档案应齐全完整，符合整理规范要求。2.档案移交清单应一式两份，双方签字确认后各执一份。3.档案室应建立档案接收台账，记录档案的移交情况。六、档案保管（一）保管场所1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全保管。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。（二）保管期限1.根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种。2.具体保管期限的划分按照国家有关规定和公司实际情况执行。（三）保管要求1.按照档案的分类和编号顺序，将档案排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全与完整。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行维护和更新。4.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在[X]℃[X]℃之间，湿度保持在[X]%[X]%之间。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理，剔除失去保存价值的档案。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判断、慎重处理的原则。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关部门档案管理员及专业人员组成。2.档案鉴定小组负责制定鉴定标准和方法，对档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组对到期档案进行逐一审查，根据档案的内容、价值等因素，确定档案的存毁。2.填写档案鉴定意见书，注明档案名称、编号、保管期限、鉴定结果等信息。3.将档案鉴定意见书提交公司领导审批。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，由档案室负责组织实施销毁工作。2.销毁档案时，应确保档案信息的彻底销毁，可采用焚烧、粉碎等方式。3.销毁过程应进行记录，注明销毁档案的名称、数量、时间、地点等信息。4.档案销毁记录应保存[X]年。八、档案查询与借阅（一）查询程序1.公司内部员工因工作需要查询档案的，应填写档案查询申请表，注明查询目的、档案名称、编号等信息。2.将档案查询申请表提交所在部门负责人审批。3.审批通过后，持申请表到档案室办理查询手续。4.档案室工作人员根据申请内容，提供相应的档案资料供查询人查阅。（二）借阅程序1.公司内部员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、数量、保管期限等信息。2.将档案借阅申请表提交所在部门负责人审批。3.审批通过后，持申请表到档案室办理借阅手续。4.档案室工作人员对借阅档案进行登记，注明借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。5.借阅人应在规定时间内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（三）查询与借阅要求1.查询、借阅档案应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案资料。3.未经档案室同意，不得擅自复制档案资料。4.借阅的档案应妥善保管，不得转借他人。九、档案统计（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等信息。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理工作进行统计。2.统计数据应准确、及时，确保统计信息的真实性和可靠性