佛山市刻章制度规范

PAGE佛山市刻章制度规范一、总则（一）目的为加强佛山市印章管理，规范印章刻制、使用、保管等行为，维护社会经济秩序，保障公司、组织及相关各方的合法权益，依据国家法律法规及行业标准，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于在佛山市行政区域内从事各类活动，需要刻制、使用印章的公司、企业、事业单位、社会团体、民办非企业单位等各类组织（以下统称“单位”）。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保印章管理活动合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施，保障印章安全，防止印章被盗用、冒用、伪造等情况发生，对涉及印章的信息严格保密。3.责任明确原则：明确印章管理各环节的责任主体，做到责任到人，确保印章管理工作有序进行。二、印章的种类及定义（一）公章单位对外行使权力、承担责任的具有法律效力的印章，代表单位的正式意志。（二）财务专用章用于单位财务核算、资金收付等财务活动的专用印章。（三）合同专用章在签订各类合同、协议等经济活动中使用的专用印章。（四）法定代表人章代表单位法定代表人行使职权的个人印章。（五）部门章单位内部各部门为履行职责，在一定范围内使用的印章，如办公室章、业务部门章等。（六）其他专用章根据单位特定业务或管理需要刻制的专用印章，如发票专用章、报关专用章等。三、印章的刻制（一）刻制申请1.单位因业务需要刻制印章时，由需刻制印章的部门或个人填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人审核签字。2.《印章刻制申请表》应提交至单位印章管理部门（如办公室），由印章管理部门负责人对申请事项进行审核，审核通过后报单位法定代表人或主要负责人批准。（二）选择刻章单位1.单位应选择具有合法资质的印章刻制单位进行印章刻制。合法资质的印章刻制单位应具备公安机关颁发的《特种行业许可证》。2.印章管理部门负责通过公开招标、询价、实地考察等方式，确定符合资质要求且信誉良好的印章刻制单位名单，并定期更新。（三）刻制流程1.经批准的《印章刻制申请表》及相关证明材料（如营业执照副本复印件、法定代表人身份证明等）提交给选定的印章刻制单位。2.印章刻制单位按照国家规定的印章标准和样式进行刻制，确保印章质量清晰、规范。3.印章刻制完成后，印章刻制单位应向单位出具印章刻制证明，注明印章名称、规格、材质、数量等信息，并提供印章印模。4.单位印章管理部门负责对刻制完成的印章进行验收，核对印章印模与申请表及相关证明材料上的印模是否一致，检查印章质量是否符合要求。验收合格后，在印章刻制证明上签字确认，并将印章移交至印章保管部门。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于单位对外的正式文件、信函、合同、协议、证明、报表等的签署；代表单位参加各类会议、活动、招投标等；办理单位对外的各类事务，如工商登记、税务申报、银行开户等。2.财务专用章：用于单位财务票据的开具、资金收付凭证的签章、财务报表的盖章等财务活动。3.合同专用章：用于签订各类经济合同、协议等具有法律效力的文件。4.法定代表人章：用于特定情况下代表法定代表人行使职权，如办理银行汇票、支票等支付凭证的签章等。5.部门章：用于单位内部各部门之间的文件往来、工作联系、业务报表等，不得用于对外签署具有法律效力的文件。6.其他专用章：按照其特定的用途范围使用，如发票专用章用于开具发票，报关专用章用于办理进出口报关业务等。（二）使用审批1.严格执行印章使用审批制度，未经批准，任何部门和个人不得擅自使用印章。2.用章申请部门或个人填写《印章使用申请表》，详细说明用章事项、用章文件名称及文号、用章时间、用章份数等信息，并经部门负责人审核签字。3.《印章使用申请表》应根据用章性质和审批权限提交至相应的审批人。一般事项的用章由部门负责人或分管领导审批；重要事项、涉及金额较大的经济合同等用章需经单位法定代表人或主要负责人审批。4.审批人应对用章申请事项进行严格审核，确保用章事项合法合规、文件内容真实准确。对于不符合规定的用章申请，审批人应予以拒绝，并说明理由。（三）用章登记1.印章保管部门应建立《印章使用登记簿》，对每一次印章使用情况进行详细登记。登记内容包括用章日期、用章部门、用章事项、用章文件名称及文号、用章份数、审批人、用章人等信息。2.用章人在用章完毕后，应在《印章使用登记簿》上签字确认，并及时将用章文件及相关材料归还印章保管部门。3.印章保管部门应定期对《印章使用登记簿》进行整理归档，以备查阅。（四）用章方式1.原则上应在单位办公场所内使用印章。如因特殊情况需要在单位外使用印章，必须经单位法定代表人或主要负责人批准，并由印章保管部门指定专人携带印章前往用章地点，全程监督印章使用情况，确保印章安全。2.使用印章时，应确保印章清晰、端正地加盖在文件规定的位置上，不得模糊、重叠或漏盖。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需提前加盖印章的，必须在空白处注明用途、有效期限等信息，并严格控制使用范围。五、印章的保管（一）保管部门及人员1.单位应明确印章保管部门，一般由办公室负责印章的统一保管。对于财务专用章、发票专用章等涉及财务、税务等重要业务的印章，可由财务部门指定专人保管，但应接受印章管理部门的监督。2.印章保管人员应具备责任心强、工作认真负责、保密意识高的素质，并经过单位授权。印章保管人员应保持相对稳定，如有变动，应及时办理印章交接手续。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施。2.对于重要印章，如公章、财务专用章等，应实行双人保管制度，即由两名印章保管人员分别保管印章的不同部分（如钥匙、印模等），使用时需两人同时在场。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损、清晰可辨。如发现印章有损坏、变形、模糊等情况，应及时报告单位领导，并按照规定程序申请重新刻制。（三）保管环境1.印章保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，避免印章受潮、生锈或损坏。2.严禁将印章与易燃、易爆、腐蚀性物品存放在一起，防止发生安全事故。（四）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续。交接双方应填写《印章交接清单》，详细列出交接的印章名称、数量、规格、印模等信息，并签字确认。2.《印章交接清单》应经印章管理部门负责人审核签字，并报单位领导备案。交接过程中，应由印章管理部门或其他指定人员进行监交，确保交接工作准确无误。3.交接完成后，原印章保管人员应将印章及相关资料全部移交给新的保管人员，并协助新保管人员熟悉印章管理规定和操作流程。六、印章的停用与销毁（一）停用情形1.单位名称变更、机构撤销或合并等原因，导致印章不再使用的。2.印章损坏、遗失或被盗用，无法继续正常使用的。3.根据法律法规、政策规定或单位内部管理要求，需要停用印章的其他情形。（二）停用手续1.印章保管部门在确定印章需要停用时，应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称及规格等信息，并经部门负责人审核签字。2.《印章停用申请表》报单位领导批准后，印章保管部门应及时通知各用章部门停止使用该印章，并收回已发放的印章使用申请表及相关文件资料。3.印章保管部门对停用的印章进行封存，并在《印章使用登记簿》及相关档案资料中注明印章停用日期。（三）销毁程序1.对于需要销毁的印章，由印章保管部门提出销毁申请，填写《印章销毁申请表》，说明销毁印章的名称、数量、规格、停用原因等信息，并附上印章印模。2.《印章销毁申请表》经单位领导批准后，由印章保管部门会同单位纪检监察部门、财务部门等相关人员共同实施印章销毁工作。3.印章销毁可采用粉碎、熔化等方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应安排专人负责监督，并填写《印章销毁记录》，详细记录销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。4.《印章销毁记录》应由参与销毁的人员签字确认，并与《印章销毁申请表》等相关资料一并归档保存，以备查阅。七、监督与检查（一）内部监督1.单位应建立健全印章管理内部监督机制，定期对印章管理工作进行检查和评估。印章管理部门应定期自查印章使用、保管等情况，及时发现和纠正存在的问题。2.单位纪检监察部门应加强对印章管理工作的监督检查，对违规使用印章、印章保管不善等行为进行严肃查处，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.积极接受公安机关、工商行政管理部门、税务部门等相关政府部门的监督检查，按照要求提供印章管理资料，配合做好各项检查工作。2.对于涉及印章管理的投诉、举报等情况，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给相关部门和人员。八、责任追究（一）违规行为界定1.未经批准擅自刻制印章的。2.超越审批权限使用印章的。3.在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章的。4.盗用、冒用、伪造印章的。5.因保管不善导致印章遗失、被盗用或损坏的。6.其他违反印章管理制度的行为。（二）责任追究方式1.对于违反印章管理制度的单位内部人员，视情