合同执行规范制度

PAGE合同执行规范制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司合同执行流程，确保合同的有效履行，维护公司的合法权益，提高公司的经济效益和管理水平，促进公司各项业务的健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有签订的合同，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同等各类经济合同。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和相关政策的规定，确保合同的合法性和有效性。2.诚实守信原则合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同，维护合同的严肃性和权威性。3.全面履行原则合同双方应按照合同约定的标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、履行方式等全面履行各自的义务，确保合同目的的实现。4.及时沟通原则在合同执行过程中，合同双方应保持及时有效的沟通，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免矛盾激化，影响合同的顺利履行。二、合同执行流程（一）合同签订1.合同谈判合同承办部门应组织相关人员对合同对方的主体资格、信用状况、经营能力等进行调查了解，并就合同的主要条款进行谈判协商，确保合同条款公平合理、明确具体。2.合同起草合同承办部门根据谈判结果，起草合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等条款。3.合同审核合同文本起草完成后，应提交公司相关部门进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、合理性、完整性等。审核部门应提出审核意见，对合同文本进行修改完善。4.合同签署经审核通过的合同文本，由公司法定代表人或授权代表签署。签署后的合同应加盖公司公章或合同专用章，并由专人负责保管。（二）合同交底1.合同承办部门应在合同签署后，及时将合同副本分发给相关部门和人员，进行合同交底。2.合同交底内容包括合同的主要条款、双方的权利义务、履行期限、履行方式、违约责任等，确保相关部门和人员了解合同的基本情况，明确各自的职责。（三）合同履行1.合同承办部门应按照合同约定，组织相关人员按时、按质、按量履行合同义务。2.在合同履行过程中，如出现需要变更合同条款的情况，合同承办部门应及时与合同对方协商，并签订书面补充协议。补充协议应作为原合同的组成部分，具有同等法律效力。3.合同履行过程中，如发现合同对方存在违约行为，合同承办部门应及时收集相关证据，并采取相应的措施，维护公司的合法权益。4.合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况，包括合同的签订时间、履行期限、履行内容、付款情况、验收情况等。合同履行台账应定期进行核对和更新，确保数据的准确性和完整性。（四）合同验收1.合同履行完毕后，合同承办部门应及时组织相关人员对合同标的进行验收。验收内容包括合同标的的数量、质量、规格、型号等是否符合合同约定。2.验收合格后，合同承办部门应填写合同验收单，并由验收人员签字确认。合同验收单应作为合同履行的重要凭证，存档保管。3.如验收不合格，合同承办部门应及时与合同对方协商解决，要求对方采取补救措施或承担违约责任。如协商不成，可通过法律途径解决。（五）合同付款1.合同付款应严格按照合同约定的付款方式和付款期限进行。付款申请应由合同承办部门填写，并提交相关部门审核。2.审核内容包括合同的履行情况、验收情况、发票开具情况等。审核通过后，由财务部门办理付款手续。3.财务部门应建立合同付款台账，详细记录合同的付款情况，包括付款时间、付款金额、付款方式等。合同付款台账应定期进行核对和更新，确保数据的准确性和完整性。（六）合同变更与解除1.合同变更在合同履行过程中，如因客观情况发生变化，需要变更合同条款的，合同双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利义务等条款。2.合同解除在合同履行过程中，如出现下列情形之一的，合同双方可以解除合同：因不可抗力致使不能实现合同目的；在履行期限届满之前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；当事人一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；法律规定的其他情形。合同解除应签订书面协议，并明确解除的原因、解除的时间、双方的权利义务等条款。（七）合同纠纷处理1.在合同履行过程中，如发生合同纠纷，合同承办部门应及时收集相关证据，并与合同对方协商解决。2.如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等法律途径解决。3.在合同纠纷处理过程中，公司应积极配合，提供必要的支持和协助，维护公司的合法权益。三、合同执行监督与考核（一）监督机制1.公司建立合同执行监督机制，定期对合同的执行情况进行检查和评估。2.合同执行监督部门应包括法务部门、审计部门、财务部门等相关部门，各部门应按照职责分工，对合同执行情况进行监督检查。3.监督检查内容包括合同的签订、履行、变更、解除等环节是否符合法律法规和公司制度的规定，合同的履行情况是否良好，合同的付款情况是否合规等。（二）考核办法1.公司建立合同执行考核制度，对合同承办部门和相关人员的合同执行情况进行考核评价。2.考核内容包括合同的签订质量、履行情况、纠纷处理情况、付款情况等。考核指标应明确具体，具有可操作性。3.考核结果应与部门和个人的绩效挂钩，对合同执行情况良好的部门和个人给予奖励，对合同执行不力的部门和个人进行批评教育，并视情节轻重给予相应的处罚。四、合同档案管理（一）档案收集1.合同承办部门应在合同签订、履行、变更、解除等过程中，及时收集相关的文件资料，包括合同文本、补充协议、谈判记录、验收单、发票、付款凭证等。2.合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，确保档案资料的完整性和系统性。（二）档案保管1.公司应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照档案管理的相关规定进行保管，定期进行检查和维护，防止档案资料的损坏、丢失和泄密。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到合同档案室查阅。2.查阅档案时，应按照档案管理人员的要求进行操作，不得擅自涂改、复印、抽取档案资料。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并办理相关手续。3.公司外部人员因工作需要查阅合同档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应严格遵守公司的保密制度，不得泄露档案资料的内容。（四）档案销毁1.合同档案保管期限届满