采购规范及管理制度

PAGE采购规范及管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购工作的管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本采购规范及管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益，实现公司资源的优化配置。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，共同维护市场秩序。二、采购流程（一）采购申请1.需求部门提交申请：各部门根据生产经营需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核与审批：采购申请表提交至采购部门后，采购部门对申请内容进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。对于金额较大或涉及重要物资的采购申请，需提交公司领导审批。（二）供应商选择与管理1.供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面，筛选出符合公司要求的供应商。2.供应商准入：对于新开发的供应商，采购部门要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质证明文件，并填写《供应商准入申请表》。采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察，评估合格后报公司领导批准，纳入供应商名录。3.供应商评价与考核：采购部门定期对供应商进行评价与考核，评价指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（三）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部门根据采购申请，选择合适的供应商进行谈判。谈判内容包括产品价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等条款。采购人员应充分了解市场行情，掌握谈判技巧，争取最有利的采购条件。2.合同签订：谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同经公司法律顾问审核后，报公司领导审批。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，作为执行和监督的依据。（四）采购执行与验收1.采购执行：采购部门根据合同约定，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的规格、数量、交货期等要求。采购人员应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。2.到货验收：物资到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。验收人员根据采购合同和相关标准，对到货物资的数量、质量、规格型号等进行验收。验收合格后，填写《验收报告》，办理入库手续；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商更换或退货。（五）采购付款1.付款申请：采购部门根据合同约定和验收情况，填写《付款申请表》，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，经部门负责人签字确认后，提交至财务部门。2.付款审批：财务部门对付款申请进行审核，核实相关凭证的真实性、完整性和合法性。对于金额较大的付款申请，需提交公司领导审批。3.付款执行：财务部门根据审批结果，按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。三、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.风险评估：采购部门对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研，及时掌握市场价格波动情况。与供应商签订长期合作协议，锁定价格，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评价与考核机制，定期对供应商进行评估。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为。对于重要物资的供应商，可要求其提供履约保证金或银行保函。3.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强到货验收工作。要求供应商提供产品质量认证文件和质量检验报告，对采购物资进行抽检或送检。对于质量不合格的物资坚决不予验收，及时与供应商协商处理。4.合同风险应对：采购合同应严格按照法律法规和公司内部规定起草，明确双方的权利和义务。合同签订前，应经公司法律顾问审核，确保合同的合法性和有效性。加强合同执行过程的监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。5.付款风险应对：严格按照合同约定的付款方式和时间付款，避免提前付款或逾期付款。加强对付款凭证的审核，确保付款的真实性、完整性和合法性。对于存在争议的付款事项，应暂停付款，待协商解决后再行处理。四、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门定期对采购工作进行自查，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时整改。2.财务部门监督：财务部门对采购资金的使用情况进行监督，审核采购付款申请，确保采购资金的安全、合理使用。3.审计部门审计：审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购行为的合法性、合规性和效益性，发现问题及时提出审计意见和建议，督促相关部门整改。（二）外部监督1.接受政府监管：采购活动应接受政府相关部门的监管，遵守国家法律法规和政策要求，配合政府部门的检查和监督。2.社会监督：公司应积极接受社会监督，公开采购信息，保障供应商和社会公众的知情权和监督权。对于供应商和社会公众提出的意见和建议，应认真对待，及时处理。五、采购人员管理（一）人员资质与培训1.人员资质：采购人员应具备相关的专业知识和技能，熟悉采购业务流程和法律法规。采购部门负责人应具备丰富的采购管理经验和较强的组织协调能力。2.培训与发展：公司定期组织采购人员参加培训，提高其业务水平和综合素质。培训内容包括采购业务知识、法律法规、谈判技巧、风险管理等方面。鼓励采购人员参加行业交流活动，学习先进的采购管理经验。（二）职业道德与纪律1.职业道德：采购人员应遵守职业道德规范，诚实守信，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。2.纪律要求：采购人员应严格遵守公