规范民政台账管理制度

PAGE规范民政台账管理制度一、总则（一）目的为加强民政工作的规范化管理，提高民政服务质量和效率，确保民政工作数据的准确性、完整性和安全性，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本台账管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及民政工作台账管理的部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关民政工作的法律法规、政策文件以及行业标准，确保台账管理工作合法合规。2.真实准确原则：台账记录应如实反映民政工作的实际情况，数据准确无误，不得虚报、瞒报、漏报。3.及时完整原则：及时记录民政工作相关信息，确保台账内容完整，不遗漏重要事项。4.安全保密原则：加强台账信息安全管理，防止信息泄露，确保涉及个人隐私和敏感信息的安全。二、台账管理职责分工（一）民政部门职责1.负责制定和完善民政台账管理制度及相关操作流程。2.组织开展民政台账的建立、更新、维护和管理工作。3.对民政台账数据进行审核、分析和统计，为民政工作决策提供数据支持。4.指导和监督其他部门做好民政台账相关工作。（二）各业务部门职责1.按照民政部门要求，负责本部门民政业务台账的具体记录和整理工作。2.及时向民政部门报送民政工作相关信息，确保台账数据的及时性和准确性。3.配合民政部门做好台账数据的审核、检查等工作。（三）档案管理部门职责1.负责民政台账档案的归档、保管和查阅工作。2.按照档案管理规定，对民政台账档案进行分类、编号、装订等处理，确保档案的完整性和规范性。3.建立档案查阅登记制度，严格控制档案查阅范围，确保档案安全。（四）信息系统管理部门职责1.负责民政台账管理信息系统的建设、维护和升级工作，确保系统的稳定运行。2.保障民政台账数据在信息系统中的安全存储和传输，防止数据丢失、损坏或泄露。3.根据民政工作需求，优化信息系统功能，提高台账管理工作的信息化水平。三、台账建立与设置（一）台账种类1.社会救助台账：包括城乡低保、特困人员供养、临时救助、医疗救助、教育救助、住房救助等各类救助对象的基本信息、救助情况记录等。2.婚姻登记台账：记录婚姻登记当事人的基本信息、结婚登记、离婚登记、补领婚姻登记证等情况。3.收养登记台账：详细记载收养关系当事人的基本情况、收养登记申请受理、审查、登记等过程及相关信息。4.社会组织台账：涵盖社会组织的成立登记、变更登记、注销登记、年度检查、评估等级等信息。5.区划地名台账：包含行政区划调整、地名命名更名、地名标志设置管理等方面的资料。（二）台账内容设置1.基本信息：记录涉及民政业务对象的姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、家庭住址等基础资料。2.业务信息：根据不同民政业务类型，详细记录业务办理时间、地点、办理事项、办理结果、相关证明材料等内容。3.动态信息：及时更新民政业务对象的状态变化、政策调整情况、救助金额变动等动态信息。（三）台账格式规范1.统一使用A4纸张打印或电子表格形式记录台账内容。2.标题应明确台账名称、记录时间段、记录部门等信息。3.表格应设置表头，注明各项信息的名称、格式要求及填写说明。4.电子表格应设置数据验证规则，确保录入数据的准确性和规范性。（四）台账建立流程1.民政部门根据业务需求，设计各类民政台账模板，并下发至各业务部门。2.各业务部门按照模板要求，收集和整理本部门民政业务相关信息，进行初步录入。3.民政部门对各业务部门报送的台账数据进行审核，确保数据真实、准确、完整。审核通过后，正式建立台账。4.对于新开展的民政业务或因政策调整需要新增的台账内容，民政部门应及时调整台账模板，并组织相关部门进行培训和数据录入工作。四、台账记录与更新（一）记录要求1.台账记录应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色墨水书写。2.对于电子台账，应定期进行数据备份，防止数据丢失。同时，设置数据加密措施，确保数据安全。3.记录人员应在台账记录完成后签字确认，注明记录日期。（二）更新频率1.对于社会救助台账，救助对象信息发生变化（如家庭收入变动、人员增减等）时，应在5个工作日内更新台账。2.婚姻登记、收养登记等业务台账，应在业务办理完成后即时更新。3.社会组织台账、区划地名台账等，应根据业务进展情况及时更新，确保数据的时效性。（三）更新流程1.各业务部门负责收集本部门民政业务对象的信息变更资料，填写台账更新申请表，并提交至民政部门。2.民政部门对台账更新申请表进行审核，审核通过后，安排专人进行台账数据更新操作。3.更新完成后，民政部门应对更新后的台账数据进行再次审核，确保数据准确无误。同时，将更新情况反馈至相关业务部门。五、台账审核与监督（一）审核机制1.建立定期审核制度，民政部门每月对各类民政台账进行一次全面审核，重点检查台账数据的准确性、完整性和规范性。2.在业务部门报送台账数据后，民政部门应及时进行初审，对于初审中发现的问题，及时反馈至业务部门进行整改。3.每年组织一次台账数据的集中会审，由民政部门牵头，各业务部门、档案管理部门、信息系统管理部门等相关人员参加，对全年台账数据进行全面审查，确保台账管理工作质量。（二）审核内容1.数据准确性：核对台账记录与实际业务情况是否一致，各项数据之间的逻辑关系是否正确。2.内容完整性：检查台账是否涵盖了所有应记录的业务信息，有无遗漏重要事项。3.格式规范性：审查台账格式是否符合统一要求，填写是否规范。4.更新及时性：查看台账数据是否按照规定的更新频率及时更新，有无滞后现象。（三）监督措施1.设立专门的台账管理监督岗位，负责对台账管理工作进行日常监督检查。2.定期对台账管理工作进行内部审计，检查台账管理制度的执行情况，发现问题及时督促整改。3.接受上级主管部门、社会公众及相关利益方的监督，对于提出的意见和建议，及时进行研究处理，并将处理结果反馈。六、台账查阅与借阅（一）查阅权限1.民政部门内部工作人员因工作需要查阅民政台账的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。2.其他部门工作人员因工作需要查阅民政台账的，需经民政部门负责人同意，并办理查阅登记手续后方可查阅。3.涉及国家机密、个人隐私等敏感信息的台账，严格限制查阅范围，未经批准，严禁查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅台账的名称、时间段、查阅目的等信息。2.将申请表提交至相应审批人进行审批。3.审批通过后，查阅人员到档案管理部门办理查阅登记手续，档案管理人员提供相应台账供查阅人员查阅。4.查阅人员应在指定地点查阅台账，不得擅自将台账带出或转借他人。查阅完毕后，及时归还档案管理部门，并在查阅登记本上签字确认。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅民政台账，确因工作需要借阅的，需经民政部门负责人及档案管理部门负责人共同批准。2.借阅期限一般不得超过7个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的台账，不得擅自涂改、损坏、丢失。归还时，档案管理部门应对台账进行检查，如发现问题应及时追究借阅人员责任。七、台账保管与销毁（一）保管期限1.社会救助台账、婚姻登记台账、收养登记台账等涉及民生保障的重要台账，保管期限为永久。2.社会组织台账、区划地名台账等一般业务台账，保管期限为30年。（二）保管方式1.纸质台账应存放在专门的档案柜中，按照类别、年度、月份等顺序进行排列存放，并做好标识。2.电子台账应进行定期备份，存储在安全可靠的存储设备上，并异地存放一份。同时，建立电子台账索引目录，便于查询和管理。3.档案管理部门应保持保管场所的清洁、干燥、通风良好，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保台账档案的安全。（三）销毁程序1.台账保管期满后，由档案管理部门提出销毁申请，填写台账销毁申请表，注明台账名称、保管期限、销毁原因等信息。2.民政部门组织相关人员对销毁申请进行审核，审核通过后，报公司/组织负责人批准。3.批准销毁后，档案管理部门应