公司行政制度规范

PAGE公司行政制度规范一、总则（一）目的本行政制度规范旨在建立健全公司行政管理体系，确保公司各项行政工作有序、高效开展，提高公司整体运营效率，保障公司及员工的合法权益，促进公司持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及公司行政事务涉及的相关外部单位和个人。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保公司行政制度合法合规。2.规范性原则：明确各项行政工作流程、标准和要求，实现行政管理工作的规范化、标准化。3.效率原则：优化行政工作流程，减少不必要的环节，提高行政工作效率，降低运营成本。4.服务原则：树立服务意识，为公司各部门及员工提供优质、高效的行政服务，保障公司业务顺利进行。二、组织架构与职责（一）行政部门组织架构公司行政部门设行政经理一名，下辖行政专员、人力资源专员、后勤专员等岗位。（二）各岗位职责1.行政经理全面负责公司行政管理工作，制定行政工作计划和目标，并组织实施。协调公司内部各部门之间的关系，确保行政工作与其他部门工作的有效衔接。负责行政管理制度的制定、修订和完善，监督制度的执行情况。负责人力资源管理工作，包括招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等。管理公司后勤事务，保障公司办公环境、设施设备的正常运行。负责公司文件、档案的管理工作，确保文件资料的安全、完整。处理公司对外行政事务，协调与政府部门、合作伙伴等的关系。2.行政专员协助行政经理开展行政管理工作，负责行政文件的起草、印发、归档等工作。负责公司办公用品的采购、发放和管理，控制办公用品费用支出。安排公司会议、活动的组织筹备工作，包括场地布置、会议记录、活动策划等。负责公司车辆的调度、管理和维护，确保车辆正常使用。协助处理公司对外接待工作，按照接待标准安排接待事宜。3.人力资源专员负责公司员工招聘工作，制定招聘计划，筛选简历，组织面试，办理入职手续。开展员工培训与发展工作，根据员工需求和公司发展规划，制定培训计划，组织培训课程。建立和完善员工绩效考核体系，组织实施绩效考核工作，统计分析考核结果。负责员工薪酬福利管理，核算工资、奖金，办理社保、公积金等相关手续。处理员工关系事务，包括劳动合同签订、续签、解除等，协调员工纠纷。4.后勤专员负责公司办公区域的环境卫生管理，定期进行清洁消毒。管理公司办公设施设备，包括电脑、打印机、复印机等，及时维修和保养。负责公司食堂、宿舍等后勤保障工作，确保饮食安全和住宿条件良好。做好公司水电、消防等设施的日常检查和维护，确保安全无事故。三、办公秩序规范（一）考勤制度1.公司实行每周[X]天工作制，正常工作时间为[具体时间段]。2.员工应按时上下班，不得迟到、早退。迟到或早退[X]分钟以内，每次扣罚[X]元；迟到或早退超过[X]分钟，按旷工半天处理，扣罚[X]元。3.员工请假需提前填写请假申请表，按照审批流程报相关领导批准。未经批准擅自离岗者，按旷工处理。旷工一天扣罚[X]元，连续旷工超过[X]天或累计旷工超过[X]天，公司有权解除劳动合同。4.考勤记录由行政部门负责统计和管理，每月公布一次考勤情况。（二）办公纪律1.员工应遵守公司各项规章制度，按时完成工作任务，不得在工作时间内从事与工作无关的事情，如玩游戏、浏览无关网页、聊天等。2.保持办公区域整洁、安静，不得大声喧哗、争吵或进行其他影响他人工作的行为。3.爱护公司办公设备和财物，不得随意损坏或浪费。如需使用公司设备，应按照操作规程正确使用，如有损坏应及时报告并赔偿。4.严格遵守保密制度，不得泄露公司商业机密、技术秘密和员工个人信息。（三）会议制度1.公司定期召开各类会议，包括周会、月会、季度会等，会议时间和内容提前通知参会人员。2.参会人员应按时参加会议，不得无故缺席。如有特殊情况不能参会，需提前向会议组织者请假。3.会议期间应保持良好的秩序，认真听取会议内容，做好会议记录。不得随意打断发言或交头接耳。4.会议结束后，参会人员应按照会议要求及时落实相关工作，并将工作进展情况及时反馈。四、文件与档案管理规范（一）文件管理1.公司文件分为内部文件和外部文件。内部文件包括公司制度、通知、报告、会议纪要等；外部文件包括政府文件、合作伙伴文件等。2.文件起草应符合公司规范和格式要求，内容准确、清晰、简洁。起草完成后，经部门负责人审核，报相关领导审批。3.文件审批通过后，由行政部门负责编号、印发。文件印发应严格控制份数，确保文件及时、准确传达给相关人员。4.员工应妥善保管公司文件，不得擅自复印、外传。如需借阅文件，应填写借阅申请表，经批准后在规定时间内归还。（二）档案管理1.公司档案包括人事档案、财务档案、业务档案、行政档案等。档案管理应遵循集中统一、分类管理、安全保密的原则。2.行政部门负责建立公司档案管理制度，明确档案管理流程和职责。档案管理人员应定期对档案进行整理、归档、保管和查阅。3.人事档案应包括员工个人基本信息、简历、劳动合同、绩效考核记录、培训记录等。财务档案应按照国家财务法规和公司财务制度进行管理。业务档案应根据业务类型进行分类整理，确保档案的完整性和准确性。4.档案查阅应填写查阅申请表，经批准后在指定地点查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。五、办公用品与设备管理规范（一）办公用品管理1.行政部门负责制定办公用品采购计划，根据公司实际需求，选择合适的供应商进行采购。2.办公用品采购应遵循性价比高、质量可靠的原则。采购前应进行市场调研，确保所采购的办公用品符合公司要求。3.办公用品入库时，应进行验收，核对数量、规格、质量等是否与采购合同一致。验收合格后，办理入库手续，登记入账。4.办公用品由行政部门统一发放，员工应根据实际需求填写领用申请表，经批准后到行政部门领取。行政部门应建立办公用品领用台账，记录领用情况。5.定期对办公用品使用情况进行统计分析，根据使用情况合理调整采购计划，避免浪费。（二）办公设备管理1.公司办公设备包括电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪等。行政部门负责办公设备的采购、配置、维护和管理。2.办公设备采购应按照公司预算和实际需求进行，选择具有良好信誉和售后服务的供应商。采购设备应附带详细的产品说明书和保修卡。3.办公设备安装调试后，行政部门应组织相关人员进行培训，确保员工能够正确使用设备。4.建立办公设备维护保养制度定期对设备进行检查、保养和维修。设备出现故障时，应及时通知维修人员进行维修，并做好维修记录。5.办公设备如需报废，应填写报废申请表，经相关部门审核，报公司领导批准后进行报废处理。报废设备应妥善保管，不得随意丢弃。六、车辆管理规范（一）车辆调度1.行政部门负责公司车辆的调度管理，根据工作需要合理安排车辆使用。2.员工因工作需要使用车辆，应提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由等信息，经批准后到行政部门办理派车手续。3.行政部门应根据车辆使用情况，合理安排驾驶员出车任务。驾驶员应按照派车单要求按时出车，确保用车人员按时到达目的地。（二）车辆使用1.驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶，文明行车。不得酒后驾车、超速行驶、疲劳驾驶等。2.车辆使用过程中，驾驶员应保持车辆清洁卫生，定期对车辆进行检查和维护，确保车辆性能良好。3.用车人员应爱护车辆，不得在车内吸烟、乱扔垃圾，不得随意损坏车辆设施设备。如因用车人员原因造成车辆损坏，用车人员应承担相应的维修费用。（三）车辆维修与保养1.车辆定期进行保养，保养周期和项目按照车辆使用说明书执行。驾驶员应提前将车辆保养计划报行政部门备案。2.车辆出现故障时，驾驶员应及时报告行政部门，经批准后到指定的维修厂进行维修。维修费用应按照公司规定进行报销。3.行政部门应建立车辆维修档案，记录车辆维修情况，包括维修时间、维修项目、维修费用等。七、后勤保障规范（一）食堂管理1.公司食堂由后勤专员负责管理，为员工提供安全、卫生、营养的餐饮服务。2.食堂应严格遵守食品卫生法规，确保食品采购、加工、储存等环节符合卫生标准。食堂工作人员应持健康证上岗，定期进行体检。3.制定食堂菜谱，合理搭配菜品，满足员工不同口味需求。根据员工反馈意见，及时调整菜谱。4.食堂应保持环境整洁，餐具应定期消毒。就餐区域应设置垃圾桶，引导员工文明就餐，保持就餐环境卫生。（二）宿舍管理1.公司为员工提供宿舍，宿舍管理由后勤专员负责。2.员工入住宿舍应遵守宿舍管理制度，爱护宿舍设施设备，不得随意损坏。如有损坏，应照价赔偿。3.保持宿舍卫生整洁，定期进行打扫。不得在宿舍内使用大功率电器，不得私拉乱接电线，确保宿舍安全。4.宿舍应制定轮流值日制度，共同维护宿舍环境。如有违反宿舍管理制度的行为，后勤专员有权进行批评教育或按照规定进行处罚。（三）环境卫生管理1.行政部门负责公司办公区域的环境卫生管理，制定环境卫生标准和检查制度。2.各部门应负责本部门办公区域的环境卫生维护，保持桌面、地面整洁，文件资料摆放整齐。3.定期组织公司环境卫生检查，对环境卫生不达标的部门进行督促整改。对表现优秀的部门进行表彰和奖励。八、安全管理规范（一）安全制度1.建立健全公司安全管理制度，明确安全管理职责，确保公司安全工作有序开展。2.公司安全管理工作实行“谁主管、谁负责”的原则，各部门负责人为本部门安全管理第一责任人。3.定期组织员工进行安全教育培训，提高员工安全意识和应急处理能力。安全教育培训应包括安全法规、安全操作规程、安全事故案例分析等内容。（二）消防安全1.加强公司消防安全管理，确保消防设施设备完好有效。行政部门应定期对消防设施设备进行检查、维护和保养，保证消防通道畅通无阻。2.员工应熟悉公司消防设施设备的位置和使用方法，不得随意挪用或损坏消防设施设备。3.严禁在公司内吸烟、使用明火，如需动火作业，