规范片区会议制度

PAGE规范片区会议制度一、总则（一）目的为了加强公司各片区之间的沟通与协作，提高工作效率，确保公司各项决策和工作任务能够及时、准确地传达和执行，特制定本片区会议制度。（二）适用范围本制度适用于公司在各个片区设立的分支机构及相关工作人员。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应围绕工作重点和实际问题展开，注重实效，避免形式主义。2.沟通协作原则：促进各片区之间的信息交流与共享，加强协作配合，共同推动公司整体业务发展。3.分级负责原则：根据会议的性质和内容，明确各级管理人员的职责，确保会议组织和决策的有效执行。二、会议分类及职责分工（一）片区月度工作会议1.会议组织：由片区负责人主持，片区行政部门负责会议的筹备工作，包括会议通知、资料准备、场地安排等。2.参会人员：片区内各分支机构负责人、部门主管及相关业务骨干。3.会议内容各分支机构负责人汇报上月工作进展、存在的问题及解决方案。片区负责人总结上月工作情况，部署本月工作任务和重点工作。讨论分析片区内共性问题，协调解决跨部门协作事项。传达公司总部相关政策、制度和工作要求。4.职责分工片区负责人：负责整体会议的组织、引导和决策。各分支机构负责人：详细汇报本机构工作情况，提出工作建议和需求。参会业务骨干：积极参与讨论，提供专业意见和解决方案。（二）片区专项工作会议1.会议组织：根据专项工作的性质和需求，由相关业务部门或项目负责人组织，行政部门协助。2.参会人员：与专项工作相关的各分支机构人员、部门负责人及专业技术人员等。3.会议内容针对特定专项工作进行详细汇报和讨论，如市场推广活动策划、新产品研发进展、重大项目推进情况等。分析专项工作中遇到的技术难题、市场挑战等问题，研究解决方案。明确专项工作的下一步计划和分工，确保工作有序推进。4.职责分工组织部门或项目负责人：负责专项工作会议的整体策划和组织，主导会议讨论方向。参会人员：根据专项工作内容，提供专业知识和经验，积极参与问题讨论和决策。（三）片区问题协调会议1.会议组织：当片区内出现需要协调解决的重大问题或跨部门矛盾时，由片区负责人指定专人组织。2.参会人员：涉及问题的相关分支机构负责人、部门主管及相关工作人员。3.会议内容详细阐述问题的背景、现状和影响。各相关方发表意见和看法，分析问题产生的原因。通过协商和沟通，寻求解决问题的最佳方案，并明确责任人和时间节点。4.职责分工组织者：负责问题的梳理和会议流程的把控，引导各方达成共识。涉及问题的分支机构和部门：如实陈述问题情况，积极配合协商解决方案。三、会议流程（一）会前准备1.确定会议主题、时间、地点和参会人员名单，并提前[X]个工作日发出会议通知。通知应明确会议的目的、议程安排、需准备的资料等内容。2.会议组织部门负责准备会议所需的资料，如工作报告、数据统计、政策文件等，并确保资料的准确性和完整性。3.提前检查会议场地的设施设备，保证会议正常进行。（二）会议召开1.主持人开场，介绍会议目的、议程和参会人员，宣布会议开始。2.按照议程顺序，各汇报人依次进行工作汇报，汇报应简洁明了、重点突出，使用数据和事实支撑工作成果。3.参会人员围绕汇报内容进行讨论，充分发表意见和建议，讨论过程中应尊重他人观点，避免争吵和人身攻击。4.主持人对讨论内容进行总结和归纳，明确下一步工作方向和重点，形成会议决议。（三）会议记录1.安排专人负责会议记录，记录内容应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、汇报内容、讨论要点、会议决议等。2.会议记录应准确、完整，采用电子文档和纸质文档相结合的方式保存，电子文档应及时发送给参会人员和相关部门备案。（四）会后跟进1.会议组织部门负责将会议决议整理成任务清单，明确责任部门、责任人、完成时间和具体要求，并分发给相关人员。2.责任部门和责任人按照任务清单及时开展工作，并定期向片区负责人汇报工作进展情况。3.片区负责人对会议决议的执行情况进行跟踪和检查，确保各项工作任务按时、高质量完成。四、会议纪律（一）参会人员应提前[X]分钟到达会议地点，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参加会议，应提前向主持人请假。（二）会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。如有紧急情况需要处理，应向主持人请假后到会场外进行。（三）参会人员应认真听取汇报和讨论内容，积极参与发言，不得交头接耳、打瞌睡或做与会议无关的事情。（四）严格遵守会议保密制度，对于会议中涉及的公司机密信息和商业秘密，参会人员应予以保密，不得泄露给无关人员。五、会议资料管理（一）会议资料的收集1.各分支机构和部门应按照会议通知要求，及时准备并提交相关会议资料。2.会议组织部门负责对收集到的会议资料进行整理和分类，确保资料的完整性和规范性。（二）会议资料的归档1.会议结束后，会议组织部门应将会议资料进行归档保存，归档资料应包括会议通知、会议记录、工作报告、讨论纪要、会议决议等。2.归档资料应按照年度、会议类型进行分类存放，便于查阅和管理。（三）会议资料的查阅1.公司内部人员因工作需要查阅会议资料，应填写《会议资料查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到会议资料保管部门查阅。2.查阅人员应爱护会议资料，不得擅自涂改、复印、转借或损坏会议资料。如