酒店合同规范管理制度

PAGE酒店合同规范管理制度一、总则（一）目的为加强酒店合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护酒店合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店与各类自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于客房预订合同、餐饮服务合同、会议接待合同、物资采购合同、设备租赁合同、工程承包合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，达成合同条款。3.公平公正原则：合同内容应体现公平公正，合理确定双方权利义务，不得显失公平。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会酒店设立合同管理委员会，由酒店总经理担任主任，副总经理担任副主任，各相关部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议重大合同，协调合同管理中的重大问题，对合同管理工作进行指导和监督。（二）合同管理部门酒店指定[具体部门名称]为合同管理部门，负责合同的统一归口管理。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度及流程。2.参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作。3.建立合同台账，对合同进行分类登记、归档保管。4.定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同履行中的问题。5.负责合同纠纷的处理和协调工作。（三）合同承办部门各业务部门为合同承办部门，负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好合同管理的相关工作。其主要职责包括：1.根据业务需要，提出合同签订申请。2.负责合同的起草工作，确保合同条款符合业务要求和法律法规规定。3.组织合同谈判，与对方协商合同条款，维护酒店利益。4.按照合同约定履行义务，及时处理合同履行过程中的问题。5.向合同管理部门报送合同履行情况等相关资料。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同承办部门根据业务需要，填写《合同签订申请表》，详细说明合同的基本情况、签订目的、对方当事人信息、合同主要条款等内容，经部门负责人审核后报合同管理部门。2.合同管理部门对《合同签订申请表》进行初审，重点审查合同的必要性、合规性等。如初审通过，将申请表转交给法律顾问进行法律审核。3.法律顾问对合同进行法律审核，出具法律意见。合同管理部门根据法律意见，对合同条款进行修改完善。4.合同承办部门将修改后的合同文本提交给对方当事人进行协商谈判，达成一致后，双方签字（盖章）。5.合同承办部门将签字（盖章）后的合同文本报送合同管理部门，合同管理部门进行终审。终审通过后，报酒店总经理审批。6.酒店总经理审批同意后，合同承办部门与对方当事人正式签订合同，并将合同副本交合同管理部门存档。（二）合同文本要求1.合同应采用书面形式，内容完整、条款清晰、逻辑严谨。2.合同应明确双方当事人的名称、地址、联系方式等基本信息。3.合同应详细约定双方的权利义务，包括标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等条款。4.合同应明确争议解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。5.合同文本应使用规范的汉字和标点符号，避免歧义。（三）合同印章管理1.酒店设立合同专用章，由合同管理部门负责保管和使用。2.合同专用章的使用必须严格按照合同签订流程进行审批，经酒店总经理签字同意后方可加盖。3.合同专用章应专人保管，不得随意转借他人。使用后应及时登记备案，确保印章使用安全。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同承办部门应指定专人负责合同履行的跟踪工作，及时掌握合同履行情况。2.合同履行跟踪人员应定期向部门负责人汇报合同履行进展情况，遇有重大问题应及时报告。3.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，发现问题及时督促合同承办部门解决。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同条款，合同承办部门应及时填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容等，经部门负责人审核后报合同管理部门。2.合同管理部门对《合同变更申请表》进行初审，如初审通过，将申请表转交给法律顾问进行法律审核。3.法律顾问出具法律意见后，合同管理部门根据法律意见，组织合同承办部门与对方当事人协商变更事宜。协商一致后，签订合同变更协议，并按照合同签订流程进行审批和存档。（三）合同终止管理1.合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，合同承办部门应及时填写《合同终止申请表》，详细说明终止的原因、时间等，经部门负责人审核后报合同管理部门。2.合同管理部门对《合同终止申请表》进行初审，如初审通过，组织合同承办部门与对方当事人进行结算和清理。3.结算和清理完毕后，双方签订合同终止协议，并按照合同签订流程进行审批和存档。五、合同档案管理（一）合同档案的收集1.合同承办部门在合同签订后，应及时将合同正本及相关附件、审批文件等资料整理齐全，移交合同管理部门。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同档案资料的完整性。（二）合同档案的整理与归档1.合同管理部门对收集到的合同档案资料进行整理，按照合同类别、签订时间等进行分类编号。2.整理后的合同档案资料应装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明合同名称、编号、签订时间等信息。3.合同档案应及时归档保管，建立合同档案台账，记录合同档案的存放位置、保管期限等信息。（三）合同档案的保管与查阅1.合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的专用档案库房。2.合同档案的保管期限应根据国家法律法规和酒店实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。3.查阅合同档案应填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后方可查阅。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自复印、涂改、损毁合同档案资料。六、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期对合同进行风险识别与评估，分析合同可能存在的风险因素，如法律风险、市场风险、信用风险等。2.根据风险识别与评估结果，制定相应的风险应对措施，降低合同风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.对于法律风险，应加强合同的法律审核，确保合同条款符合法律法规规定；对于重大合同，可聘请专业律师提供法律服务。2.对于市场风险，应加强市场调研和分析，合理确定合同价格和条款；在合同履行过程中，密切关注市场变化，及时调整经营策略。3.对于信用风险，应加强对对方当事人的信用调查和评估，选择信誉良好的合作伙伴；在合同履行过程中，加强对对方当事人的监督和管理，及时发现和解决信用问题。七、合同纠纷处理（一）纠纷处理原则1.合同纠纷发生后，应遵循合法、公正、及时的原则进行处理，维护酒店合法权益。2.纠纷处理过程中，应尽量通过协商、调解等方式解决，避免矛盾激化。（二）纠纷处理流程1.合同承办部门发现合同纠纷后，应及时向部门负责人报告，并填写《合同纠纷处理申请表》，详细说明纠纷的情况、原因、涉及金额等。2.部门负责人审核后，将申请表报合同管理部门。合同管理部门组织相关人员对纠纷情况进行调查分析，提出处理意见。3.如纠纷涉及金额较大或情况较为复杂，合同管理部门应会同法律顾问制定具体的纠纷处理方案，并