纪委来访来电制度规范

PAGE纪委来访来电制度规范一、总则（一）目的为规范公司纪委来访来电接待工作，确保纪委与公司员工及相关人员之间沟通顺畅、高效，及时了解公司党风廉政建设等方面情况，保障公司健康稳定发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司纪委对来访来电的接待、处理及相关管理工作，涵盖公司全体员工、合作单位人员等与公司纪委工作相关的来访来电事宜。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规以及公司相关规定，确保来访来电处理工作合法合规。2.热情接待原则：以热情、诚恳的态度对待每一位来访来电人员，耐心倾听诉求，积极解决问题。3.及时高效原则：对来访来电事项及时受理、快速处理，提高工作效率，避免拖延。4.保密原则：对涉及公司机密、个人隐私等信息严格保密，维护相关方权益。二、来访接待规范（一）接待场所1.公司设立专门的纪委来访接待室，配备必要的办公桌椅、沙发、饮水机等设施，营造舒适、整洁的接待环境。2.接待室应保持安静，避免干扰来访人员表达诉求。（二）接待人员安排1.设立专职的纪委来访接待人员，接待人员应具备良好的政治素质、沟通能力和业务知识，熟悉纪委工作流程和相关政策法规。2.接待人员实行轮班制，确保在工作日正常工作时间内均有人员负责接待工作。（三）接待流程1.来访登记来访人员到达接待室后，接待人员应首先进行来访登记，详细记录来访人员姓名、单位、职务、联系方式（手机号码、电子邮箱等）、来访时间、来访事由等信息。在登记过程中，接待人员要态度和蔼、语言规范，确保信息准确无误。2.接待引导接待人员根据来访人员来访事由，引导其到相应的接待区域就座，并为其提供饮用水。告知来访人员耐心等待，说明会尽快安排相关人员进行接待。3.情况了解负责接待的纪委工作人员与来访人员进行沟通，认真倾听其反映的问题、诉求及相关情况，做好记录。对于来访人员表述不清的地方，要及时询问，确保准确理解其意图。4.问题处理根据来访人员反映的问题，属于纪委职责范围内的，按照相关程序进行处理。能够当场答复解决的问题，当场给予明确答复；对于需要进一步调查核实的问题，向来访人员说明情况，并告知其大致的处理期限。不属于纪委职责范围的问题，耐心向来访人员解释，并告知其应向哪个部门反映及反映的方式和途径。5.反馈与跟踪对于已处理的来访事项，及时将处理结果反馈给来访人员，听取其意见和建议。对需要跟踪落实的事项，明确跟踪责任人，定期了解处理进展情况，确保问题得到妥善解决。（四）特殊情况处理1.对于集体来访的情况，接待人员应迅速报告纪委负责人，并安排足够的接待场地和人员，维持好现场秩序。2.对于情绪激动、言辞激烈的来访人员，接待人员要保持冷静，耐心安抚其情绪，避免发生冲突。3.对于涉及紧急事项或突发事件的来访，应立即启动应急预案，按照规定程序及时处理，并向上级领导报告。三、来电接听规范（一）接听人员及设备1.公司纪委设立专门的来电接听号码，并确保该号码在工作日正常工作时间内有人接听。2.安排熟悉纪委业务的工作人员负责接听来电，接听人员应熟练掌握电话接听技巧和相关业务知识。3.配备专用的办公电话，确保电话线路畅通，接听设备完好。（二）接听流程1.电话接听电话铃响三声内接听，礼貌问候：“您好，公司纪委”。自报家门后，询问对方身份、来电事由等信息，并做好记录。2.情况记录详细记录来电人员姓名、单位、职务、联系方式、来电时间、来电内容等信息，记录要清晰、准确。对于重要来电，可采用录音等方式留存相关信息，但需事先告知来电人员。3.问题解答根据来电内容，能够当场解答的问题，给予明确、准确的答复。对于不能当场解答的问题，告知来电人员会及时进行调查核实，并在规定时间内给予答复，同时留下其联系方式以便后续沟通。4.电话结束通话结束时，礼貌道别：“感谢您的来电，欢迎随时联系”。待对方挂断电话后，再轻轻放下听筒。（三）来电转接与回复1.对于不属于纪委直接受理范围的来电，接听人员应按照公司内部电话转接流程，准确转接至相关部门或人员，并告知来电人员转接情况。2.对于需要回复的来电，接听人员应及时将记录内容整理后交予相关负责人，由负责人安排人员按照规定时间进行回复。回复时要以正式、规范的语言表达处理意见和结果。四、信息管理与保密（一）信息收集与整理1.接待人员和接听人员应及时将来访来电信息进行整理，按照时间顺序、问题类型等进行分类归档。2.对于重要的来访来电信息，应单独建立档案，详细记录处理过程和结果。（二）信息存储与保管1.来访来电信息采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行存储。电子文档应定期备份，存储在安全可靠的存储设备上，并设置相应的访问权限。2.纸质文档应存放在专门的文件柜中，按照档案管理要求进行分类存放，便于查阅和保管。（三）保密措施1.严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，对来访来电中涉及的公司机密信息、个人隐私信息等予以保密。2.接待人员和接听人员不得擅自将来访来电信息泄露给无关人员。3.在处理来访来电过程中，如需与其他部门或人员沟通相关信息，应采取必要的保密措施，确保信息安全。五、监督与考核（一）监督机制1.公司纪委定期对来访来电接待工作进行自查，检查接待流程是否规范、问题处理是否及时、信息记录是否准确等。2.设立意见箱和监督举报电话，接受公司员工及相关人员对来访来电接待工作的监督，对收到的意见和建议及时进行调查处理。（二）考核办法1.制定详细的来访来电接待工作考核指标，包括接待态度、问题处理效率、信息记录准确性、保密工作落实情况等。2.对接待人员和接听人员的工作表现进行定期考核，考核结果与绩效奖金、评先评优等挂钩。3.对于在来访来电接待工作中表现优秀的人员，给予表彰和奖励；对于违反制度规定、工作失误造成不良影响的人员，进行批评教育，并视情节轻重给予相应的纪律处分或经济处罚。六、培训与宣传（一）培训计划1.定期组织接待人员和接听人员参加业务培训，培训内容包括党风廉政建设相关法律法规、公司规章制度、沟通技巧、保密知识等。2.培训方式可采用内部培训、外部专家讲座、案例分析、模拟演练等多种形式，提高培训效果。（二）宣传工作1.通过公司内部宣传栏、网站、邮件等渠道，宣传纪委来访来电制度规范，提高员工对制度的知晓度。2.制作宣传手册或指南，发放给员