职业卫生档案制度规范

PAGE职业卫生档案制度规范一、总则（一）目的为加强公司职业卫生管理，规范职业卫生档案的建立、管理和使用，有效预防、控制和消除职业病危害，保护员工的职业健康，根据《中华人民共和国职业病防治法》等相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及职业卫生管理的部门、车间、班组及员工。（三）职责分工1.安全管理部门负责职业卫生档案制度的制定、修订和监督执行。组织协调各部门建立、完善职业卫生档案，并对档案的完整性、准确性进行审核。定期对职业卫生档案进行检查、分析，为公司职业卫生管理决策提供依据。2.各部门负责本部门职业卫生档案资料的收集、整理、归档和保管。按照职业卫生档案制度的要求，及时更新本部门职业卫生档案信息。配合安全管理部门做好职业卫生档案的管理工作，提供相关资料和数据。3.员工了解职业卫生档案制度的相关内容，配合公司做好职业卫生档案的建立和管理工作。如实提供个人职业健康信息，积极参与职业健康监护等活动。二、职业卫生档案的内容（一）法律法规及标准文件档案1.国家和地方有关职业卫生的法律法规、规章、规范性文件。2.职业卫生相关的国家标准、行业标准、地方标准。3.公司收集的其他与职业卫生管理有关的文件资料。（二）建设项目职业卫生“三同时”档案1.建设项目职业病危害预评价报告及评审意见。2.建设项目职业病防护设施设计专篇及审查意见。3.建设项目职业病危害控制效果评价报告及评审意见。4.建设项目职业病防护设施竣工验收批复文件。（三）职业卫生管理档案1.职业卫生管理制度、操作规程、应急预案等文件。2.职业卫生管理机构及人员设置文件。3.职业卫生培训计划、培训记录、培训效果评估报告等。4.职业健康监护档案，包括员工职业健康检查表、体检报告、职业病诊断证明书等。5.职业病危害因素监测与评价档案，包括监测计划、监测记录、评价报告等。6.职业病危害事故应急救援档案，包括应急预案演练记录、事故报告、处理记录等。7.职业卫生费用投入记录，包括职业病防治设备设施购置、维护费用，职业健康检查费用，职业病诊断、治疗费用等。8.职业卫生档案借阅、查阅记录。（四）职业病危害因素档案1.公司生产工艺流程图，标明存在职业病危害因素的环节、岗位。2.职业病危害因素种类、分布情况及接触人数清单。3.职业病危害因素检测报告，包括检测时间、检测点位、检测结果等。4.职业病危害因素评价报告，分析职业病危害程度、防护措施效果等。（五）防护设施与防护用品档案1.职业病防护设施清单及维护、检修记录。2.个人职业病防护用品配备标准、发放记录及使用培训记录。3.防护用品的质量合格证明文件。（六）职业健康监护档案1.员工职业健康检查表，包括上岗前体检、在岗期间定期体检、离岗时体检等记录。2.职业健康检查异常人员的复查记录、诊断报告及跟踪随访记录。3.员工职业健康监护档案的电子和纸质备份。三、职业卫生档案的建立（一）资料收集1.各部门按照职责分工，负责收集本部门相关的职业卫生档案资料。资料收集应及时、准确、完整，确保档案内容真实可靠。2.安全管理部门负责汇总各部门收集的资料，并进行初步审核。对于不符合要求的资料，及时反馈给相关部门进行补充或修正。（二）分类整理归档1.安全管理部门根据职业卫生档案的内容分类，对收集到的资料进行整理。整理过程中，应按照资料的形成时间、逻辑关系等进行排序，确保档案资料条理清晰。2.将整理好的资料分别归入相应的档案类别，建立档案目录索引，便于查阅和管理。档案应采用纸质和电子两种形式保存，确保数据一致。（三）档案编号与标识1.为便于职业卫生档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，采用统一的编号规则。2.在档案封面、卷内目录等位置标注档案编号，同时为每个档案类别设置标识，方便识别和查找。四、职业卫生档案的管理（一）档案保管1.设立专门的职业卫生档案室，配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案的安全存放。2.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如档案损坏、霉变等情况，应及时采取修复、更换等措施。3.电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。同时，应定期对电子档案进行维护和更新，确保数据的完整性和准确性。（二）档案借阅与查阅1.公司内部人员因工作需要借阅职业卫生档案的，应填写《职业卫生档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.档案管理人员应对借阅申请进行审核，审核通过后，按照规定提供档案，并做好借阅登记。借阅人员应在规定时间内归还档案，如需延期借阅，应重新办理申请手续。3.查阅职业卫生档案的人员，应在档案室指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案室。查阅过程中，应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。4.涉及公司机密或员工个人隐私的职业卫生档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围，确保信息安全。（三）档案更新与动态管理1.随着公司生产经营活动的开展和职业卫生管理工作的推进，各部门应及时更新职业卫生档案资料。如法律法规、标准文件发生变化，建设项目进行技术改造、工艺变更，职业病危害因素监测结果有新的数据等情况，应在规定时间内将相关信息补充到档案中。2.安全管理部门应定期对职业卫生档案进行全面审查，确保档案内容的时效性、准确性和完整性。对于发现的问题，及时组织相关部门进行整改，更新档案信息。3.职业卫生档案应根据公司发展和职业卫生管理的需要，适时进行调整和完善，以适应不断变化的管理要求。五、职业卫生档案的使用（一）为职业卫生管理决策提供依据1.安全管理部门通过对职业卫生档案的分析，了解公司职业病危害现状、防护措施效果、员工职业健康状况等信息，为制定职业卫生管理目标、措施和计划提供数据支持。2.根据职业卫生档案中反映的问题，如职业病危害因素超标、职业健康监护异常等情况，及时调整管理策略，采取针对性的措施加以改进，有效预防和控制职业病危害。（二）作为职业卫生监督检查的重要内容1.政府有关部门或公司内部进行职业卫生监督检查时，职业卫生档案是重要的检查内容之一。档案资料的完整性、准确性和规范性直接反映公司职业卫生管理工作的水平。2.公司应积极配合监督检查工作，如实提供职业卫生档案资料，并根据检查意见及时整改存在的问题，完善档案管理。（三）用于员工职业健康权益保障1.员工可通过职业卫生档案了解自己的职业健康状况，如职业健康检查结果、接触职业病危害因素情况等，保障自身知情权。2.职业卫生档案中的职业健康监护信息可为员工职业病诊断、治疗、康复等提供依据，维护员工的职业健康权益。六、培训与宣传（一）培训计划1.安全管理部门应制定职业卫生档案制度培训计划，明确培训对象、培训内容、培训时间、培训方式等。2.培训对象包括公司各级管理人员、职业卫生管理人员、接触职业病危害因素的员工等。（二）培训内容1.职业卫生档案制度的目的、意义和适用范围。2.职业卫生档案的内容、建立方法及管理要求。3.职业卫生档案的使用方法和注意事项。（三）培训方式1.采用集中培训、现场讲解、在线学习等多种方式相结合，确保培训效果。2.定期组织培训考核，检验培训对象对职业卫生档案制度的掌握程度，对考核不合格的人员进行补考或再次培训。（四）宣传教育1.通过公司内部宣传栏、网站、微信公众号等渠道，宣传职业卫生档案制度的相关内容，提高员工对职业卫生管理的认识和重视程度。2.发放职业卫生档案制度宣传手册，向员工普及职业卫生档案的基本知识和重要性，引导员工积极参与职业卫生管理工作。七、监督与考核（一）监督检查1.安全管理部门定期对各部门职业卫生档案的建立、管理和使用情况进行监督检查，检查内容包括档案资料的完整性、准确性、规范性，档案保管条件，档案借阅与查阅登记等。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立职业卫生档案制度考核评