规范性文件归档制度

PAGE规范性文件归档制度一、总则（一）目的为加强公司规范性文件的管理，确保文件的完整性、准确性和系统性，便于文件的查阅、利用和保存，特制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的具有规范性、指导性、约束性的各类文件，包括但不限于规章制度、管理办法、通知、通告、决定、决议等。（三）基本原则1.集中统一原则公司规范性文件的归档工作由专门的档案管理部门集中统一管理，确保文件的集中存放和有序整理。2.真实完整原则归档的文件应真实反映公司各项工作的实际情况，保持文件的原始面貌，不得擅自修改、删减或伪造。3.分类科学原则按照文件的来源、内容、时间等因素进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则确保归档文件的安全，防止文件的损坏、丢失和泄露，严格遵守国家有关保密规定。二、归档文件的范围（一）公司制定的各类规章制度、管理办法、操作规程等。（二）公司发布的各类通知、通告、决定、决议、会议纪要等。（三）公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。（四）公司向上级主管部门报送的请示、报告、报表等。（五）公司内部的工作计划、总结、统计报表等。（六）公司开展各类活动形成的文件资料，如活动方案、活动记录、活动成果等。（七）公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等。（八）其他具有保存价值的规范性文件。三、归档文件的形成与收集（一）文件形成1.各部门在工作过程中应及时形成各类规范性文件，确保文件内容准确、格式规范。2.文件起草人应严格按照公司公文格式要求进行文件的起草和编辑，确保文件的规范性。（二）文件收集1.各部门应指定专人负责文件的收集工作，确保本部门形成的文件及时、完整地收集齐全。2.文件收集人应定期对本部门的文件进行清理和核对，发现问题及时与文件起草人沟通解决。3.对于重要文件或紧急文件，应优先收集，并及时报送档案管理部门。四、归档文件的整理（一）分类标准1.按文件性质分类分为规章制度类、管理办法类、通知通告类、决定决议类、合同协议类、请示报告类、工作计划总结类、活动资料类、人事档案类等。2.按文件时间分类分为年度文件、季度文件、月度文件等。3.按文件来源分类分为公司内部文件、外部文件等。（二）整理要求1.对收集到的文件进行分类整理，同一类文件应按照时间顺序或重要程度进行排列。2.去除文件中的金属物，如订书钉、回形针等，确保文件的整洁。3.对破损或褪色的文件进行修复或复制，保证文件的可读性。4.按照分类标准对文件进行编号，编号应清晰、准确，便于查找和管理。（三）装订要求1.对于纸张规格统一、厚度适中的文件，应采用左侧装订的方式，确保文件的整齐和牢固。2.对于纸张规格不一致或厚度较大的文件，可采用三孔一线的装订方式，或使用专业的装订设备进行装订。3.装订时应注意保持文件的原貌，不得遮盖文件内容。五、归档文件的编号与编目（一）编号规则1.归档文件的编号应按照分类标准进行编制，确保编号的唯一性和系统性。2.编号应采用数字编码的方式，如“11001”，其中第一个数字表示文件类别，第二个数字表示文件时间，第三个数字表示文件顺序号。3.对于同一类文件中数量较多的文件，可在顺序号后增加流水号，如“11001001”、“11001002”.（二）编目要求1.编制归档文件目录，目录应包括文件编号、文件名称、文件日期、文件来源、保管期限等内容。2.目录应按照文件编号顺序排列，便于查找和利用。3.对重要文件或特殊文件，应在目录中注明其特殊标识或说明。六、归档文件的存储与保管（一）存储方式1.归档文件应存储在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.档案库房应配备必要的存储设备，如档案柜、档案架、密集架等，确保文件的安全存放。3.对于电子文件，应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）保管期限1.根据文件的重要程度和保存价值，确定文件的保管期限，保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的文件主要包括公司的重要规章制度、合同协议、财务报表等；长期保管的文件主要包括公司的一般性规章制度、工作计划总结、人事档案等；短期保管的文件主要包括公司的临时性通知、通告、报表等。3.保管期限届满的文件，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案库房的整洁和安全。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对归档文件进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色、霉变等文件应及时进行修复或复制，确保文件的完整性和可读性。3.严格遵守国家有关保密规定，对涉及公司机密的文件应采取加密存储、专人保管等措施，防止文件泄露。七、归档文件的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅归档文件，应填写《文件查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.查阅重要文件或涉及公司机密的文件，应经公司分管领导批准，并在档案管理人员的陪同下查阅。3.外部单位查阅公司归档文件，应提前与公司档案管理部门联系，经公司领导批准后，方可查阅。查阅时应按照公司规定办理相关手续，并在指定地点查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等内容。2.所在部门负责人或公司领导对申请表进行审批，签署意见。3.查阅人持审批后的申请表到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的文件。4.查阅人应在档案管理人员指定的地点查阅文件，不得擅自将文件带出档案库房。查阅过程中应保持文件的整洁，不得在文件上涂改、标记或损坏。5.查阅完毕后，查阅人应及时将文件归还档案管理人员，并在《文件查阅登记表》上签字确认。（三）利用方式1.档案管理部门应积极为公司各部门提供文件查阅服务，根据查阅人的需求，及时提供相应的文件。2.对于需要复印或复制的文件，档案管理人员应按照规定办理相关手续，并确保复印件或复制件的质量。3.鼓励公司员工利用归档文件开展工作研究、经验总结等活动，充分发挥档案的利用价值。八、归档文件的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据文件的保管期限和实际利用价值，定期对归档文件进行鉴定，确定文件是否需要继续保存。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织1.成立文件鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.鉴定小组负责对归档文件进行定期鉴定，提出鉴定意见和处理建议。（三）鉴定方法1.查阅文件的内容、来源、时间等信息，了解文件的形成背景和实际利用价值。2.参考文件的保管期限和相关规定，判断文件是否仍具有保存意义。3.征求相关业务部门的意见，了解文件在实际工作中的作用和需求。（四）销毁程序1.经鉴定需要销毁的文件，由档案管理部门编制《文件销毁清单》，注明文件名称、编号、保管期限等内容。2.《文件销毁清单》经鉴定小组组长审核签字后，报公司分管领导批准。3.档案管理部门按照批准的《文件销毁清单》对文件进行销毁，销毁过程应进行记录，