档案机构人员制度规范

PAGE档案机构人员制度规范一、总则（一）目的为加强本档案机构的规范化管理，提高档案工作质量和效率，保障档案的安全与完整，特制定本人员制度规范。本规范旨在明确档案机构各类人员的职责、权利和义务，规范工作流程，确保档案管理工作依法依规、有序开展，为公司/组织的各项工作提供有力的档案支持。（二）适用范围本制度适用于本档案机构内所有工作人员，包括档案管理人员、档案整理人员、档案数字化处理人员、档案利用服务人员等。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则强化档案安全意识，采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄露。3.准确完整原则保证档案内容的真实性、准确性和完整性，如实记录公司/组织的各项活动和业务信息。4.高效服务原则以服务公司/组织发展为宗旨，优化工作流程，提高档案利用效率，为各部门提供及时、便捷的档案服务。二、人员岗位职责（一）档案管理人员1.档案管理负责人全面负责档案机构的日常管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。组织档案业务培训，提高档案工作人员的业务水平和综合素质。协调档案机构与公司/组织内部各部门的关系，确保档案工作与各项业务工作的有效衔接。定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。负责档案信息化建设的规划和实施，推动档案管理手段的现代化。2.档案分类与编目人员根据档案的形成来源、内容、时间等因素，对档案进行科学分类和编号。编制档案目录，包括全宗目录、分类目录、卷内目录等，确保目录信息准确、完整。对档案的分类和编目情况进行定期核对和更新，保证档案检索的准确性和便捷性。3.档案整理人员按照档案整理的原则和方法，对收集到的档案进行整理，包括装订、编页、装盒等工作。检查档案的完整性和准确性，对破损、褪色等不符合要求的档案进行修复和处理。做好档案整理过程中的记录工作，确保整理工作可追溯。4.档案数字化处理人员负责档案数字化处理工作的组织和实施，制定数字化工作计划和方案。按照数字化技术标准和规范，对档案进行扫描、图像处理、数据挂接等操作。对数字化档案进行质量检查，确保数字化档案的图像清晰、数据准确。做好数字化档案的存储和备份工作，保障数字化档案的安全。5.档案库房管理人员负责档案库房的日常管理，包括库房的清洁、通风、温湿度控制等工作。严格执行档案库房管理制度，做好档案的出入库登记和保管工作，确保档案实体安全。定期对档案库房进行安全检查，及时发现并排除安全隐患。负责档案库房设施设备的维护和管理，保证设施设备正常运行。（二）档案利用服务人员1.档案查阅接待人员热情接待档案查阅利用者，解答查阅利用者的咨询，提供必要的帮助。审核查阅利用者的身份和查阅申请，按照规定办理查阅登记手续。根据查阅利用者的需求，准确提供档案资料，并做好查阅过程的监督和服务工作。2.档案借阅管理人员负责档案借阅工作的管理，严格按照借阅制度办理借阅手续，明确借阅期限和归还要求。对借阅的档案进行跟踪管理，及时提醒借阅者归还档案，确保档案按时归还。检查归还档案的完整性和准确性，如有问题及时与借阅者沟通解决。三、人员招聘与培训（一）人员招聘1.根据档案机构的工作需要，制定人员招聘计划，明确招聘岗位、人数、任职条件等。2.通过多种渠道发布招聘信息，如招聘网站、社交媒体、校园招聘等，吸引符合条件的人员应聘。3.对应聘人员进行资格审查、笔试、面试等环节的考核，选拔出综合素质较高、具备档案专业知识和技能的人员。4.对拟录用人员进行背景调查，确保其品行端正且无不良记录，符合档案机构工作要求。（二）人员培训1.入职培训新员工入职后，组织开展入职培训，培训内容包括公司/组织概况、档案机构规章制度、档案业务基础知识等，帮助新员工尽快熟悉工作环境和工作要求。2.定期培训定期组织档案业务培训，邀请行业专家、资深档案管理人员等进行授课，培训内容涵盖档案管理新政策、新技术、新方法等，不断提升档案工作人员的业务水平。3.专项培训根据档案工作的实际需求，针对档案整理、数字化处理、信息安全等专项工作开展专项培训，提高工作人员在特定领域的专业技能。4.培训考核建立培训考核机制，对参加培训的人员进行考核，考核结果与员工的绩效挂钩，激励员工积极参加培训，提高自身业务能力。四、人员考核与奖惩（一）人员考核1.考核原则坚持客观公正、全面准确的原则，以工作业绩和工作表现为主要考核依据。注重考核过程的科学性和合理性，确保考核结果真实可靠。2.考核内容工作业绩：包括档案整理数量、数字化处理进度、档案利用服务满意度等方面的工作成果。工作态度：主要考核员工的责任心、敬业精神、团队协作能力等。业务能力：考核员工的档案专业知识水平、业务操作技能、问题解决能力等。3.考核方式定期考核：每年度进行一次定期考核，采用自评、上级评价、同事评价相结合的方式，综合评定员工的工作表现。不定期考核：根据工作实际情况，对员工进行不定期考核，重点考核员工在突发事件或专项工作中的表现。4.考核结果应用将考核结果作为员工薪酬调整、晋升、奖励、培训等的重要依据。对考核结果优秀的员工给予表彰和奖励，对考核不合格的员工进行诫勉谈话、岗位调整或辞退等处理。（二）人员奖惩1.奖励对在档案管理工作中表现突出、做出显著成绩的员工，给予表彰和奖励，奖励方式包括荣誉称号、奖金、晋升等。具体奖励情形包括：档案管理工作创新成果显著，提高了工作效率和质量；在档案安全保障方面做出突出贡献，避免了重大档案安全事故；为公司/组织提供重要档案信息支持，对业务发展起到关键作用等。2.惩罚对违反档案机构规章制度、工作纪律，或因工作失误给档案管理工作造成损失的员工，给予相应的惩罚，惩罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等。具体惩罚情形包括：违反档案安全保密规定，导致档案信息泄露；工作敷衍了事，造成档案整理错误或丢失；未经批准擅自销毁档案等。五、人员职业道德与行为规范（一）职业道德1.爱岗敬业热爱档案管理工作，具有强烈的责任心和敬业精神，认真履行岗位职责，努力做好本职工作。2.诚实守信诚实守信，如实记录和保管档案信息，确保档案内容真实可靠，不弄虚作假、篡改档案。3.保守秘密严格遵守档案安全保密制度，保守档案机密，不泄露档案信息，维护公司/组织的利益。4.服务至上树立服务意识，以热情、周到的服务态度为公司/组织内部各部门和档案查阅利用者提供优质的档案服务。（二）行为规范1.工作纪律严格遵守公司/组织的考勤制度，按时上下班，不迟到、早退、旷工。遵守档案机构的工作流程和操作规范，不得擅自简化或省略工作环节。工作时间内专心工作，不从事与工作无关的事情。2.廉洁自律廉洁奉公，不以权谋私，不接受档案查阅利用者的贿赂或不正当利益。3.团结协作树立团队意识，与同事密切配合，相互支持，共同完成档案管理工作任务。4.文明礼貌在工作中注重文明礼貌，使用文明用语待人接物，保持良好的工作形象。六、人员离职与交接（一）离职手续1.员工离职时，需提前[X]天向档案机构提交书面离职申请，经批准后办理离职手续。2.离职员工应清理个人工作区域，归还所借的档案资料、办公用品及设备等。3.财务部门负责核算离职员工的工资、奖金等薪酬，并办理相关结算手续。（二）工作交接1.离职员工所在部门应指定专人负责与其进行工作交接，确保工作的连续性。2.工作交接内容包括：未完成的档案整理任务、数字化处理项目进展情况、档案利用服务工作的相关事宜、档案管理系统账号及密码等。3.交接双方应填写工作交接清单，详细记录交接事项，并签字确认。交接清单一式两