油卡管理制度规范

PAGE油卡管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司油卡管理，规范油卡使用行为，确保油卡使用安全、高效、合理，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及油卡使用的部门、车辆及相关人员。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保油卡使用合法合规。2.安全性原则：保障油卡信息安全，防止油卡被盗用、冒用等情况发生。3.合理性原则：根据实际业务需求，合理使用油卡，杜绝浪费。4.责任明确原则：明确各部门及人员在油卡管理中的职责，做到责任到人。二、油卡的申请与审批（一）油卡申请1.各部门因工作需要使用油卡时，应填写《油卡申请表》，详细注明申请油卡的用途、预计使用量、使用车辆等信息。2.申请部门负责人对申请表进行审核，确保申请信息真实、准确、合理，并签字确认。（二）油卡审批1.《油卡申请表》提交至公司财务部门，财务人员根据公司预算及实际情况进行审批。2.对于金额较大或特殊用途的油卡申请，需经公司主管领导审批。3.审批通过后，财务部门通知申请部门领取油卡。三、油卡的领取与发放（一）领取流程1.申请部门指定专人凭审批通过的《油卡申请表》到财务部门领取油卡。2.财务人员与领卡人共同核对油卡信息，包括卡号、初始密码等，并在《油卡领取登记表》上签字确认。（二）发放登记1.财务部门建立《油卡发放台账》，详细记录油卡的领取时间、卡号、领取人、所属部门等信息。2.领卡人应妥善保管油卡，如有丢失、损坏等情况，应及时向财务部门报告。四、油卡的使用管理（一）使用范围1.公司车辆加油，包括公务用车、业务用车等。2.经公司批准的其他与业务相关的加油用途。（二）使用规范1.加油时，驾驶员应选择正规加油站，并确保加油过程符合加油站操作规程。2.加油完毕后，驾驶员应要求加油站工作人员开具正规发票，并在发票上注明加油车辆车牌号、加油金额等信息。3.严禁使用油卡为非公司车辆加油，严禁将油卡转借他人使用。（三）使用记录1.驾驶员应建立《油卡使用记录簿》，详细记录每次加油的时间、地点、加油量、加油金额等信息。2.《油卡使用记录簿》应定期交部门负责人审核，确保记录真实、准确。五、油卡的充值管理（一）充值申请1.当油卡余额不足时，使用部门应填写《油卡充值申请表》，注明充值金额、充值原因等信息。2.申请部门负责人对申请表进行审核签字后，提交至财务部门。（二）充值审批1.财务人员根据公司资金状况及油卡使用情况进行充值审批。2.审批通过后，财务人员及时办理油卡充值手续。（三）充值记录1.财务部门建立《油卡充值台账》，记录油卡充值时间、充值金额、充值人等信息。2.定期核对油卡充值记录与实际使用情况，确保充值金额准确无误。六、油卡的挂失与补办（一）挂失1.如发现油卡丢失或被盗用，领卡人应立即向财务部门挂失。2.挂失时，需提供油卡卡号、领取时间、领取人等相关信息。（二）补办1.财务部门根据挂失情况，核实相关信息后，为挂失人办理油卡补办手续。2.补办油卡的费用由挂失人承担。七、油卡的盘点与清查（一）定期盘点1.财务部门每月对油卡进行一次盘点，核对油卡余额与《油卡发放台账》、《油卡充值台账》等记录是否一致。2.盘点过程中发现的问题，应及时查明原因，并进行相应处理。（二）不定期清查1.公司审计部门或其他相关部门可根据工作需要，对油卡进行不定期清查。2.清查内容包括油卡使用情况、充值情况、保管情况等，确保油卡管理规范、安全。八、油卡的信息安全管理（一）密码管理1.领卡人领取油卡后，应及时修改初始密码，并妥善保管密码。2.严禁将油卡密码告知他人，防止密码泄露导致油卡被盗用。（二）数据备份1.财务部门定期对油卡相关数据进行备份，包括《油卡发放台账》、《油卡充值台账》、《油卡使用记录簿》等。2.备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。（三）网络安全1.涉及油卡管理的信息系统应采取必要的安全防护措施，防止网络攻击、数据泄露等安全事件发生。2.限制对油卡信息系统的访问权限，只有经过授权的人员才能进行操作。九、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用油卡。2.使用油卡为非公司车辆加油或转借他人使用。3.虚报加油信息，骗取油卡充值。4.因保管不善导致油卡丢失、损坏，造成公司经济损失。5.其他违反油卡管理制度的行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的人员，给予警告处分，并责令其限期整改。2.对于多次违规或情节严重的人员，除给予经济处罚外，还将视情节轻重给予降职、撤职等行政处分。3.因违规行为给公司造成经济损失的，违规人员应