规范企业印章管理制度

PAGE规范企业印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的各类印章管理。（三）印章种类及定义1.公章：公司对外行使权力的正式印章，具有最高法律效力。2.法人章：代表公司法定代表人行使职权的印章。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等财务相关业务的印章。4.合同专用章：专门用于签订各类合同的印章。5.部门章：各部门为履行职责而使用的印章，如行政章、业务章等。（四）管理原则1.印章管理遵循“谁保管、谁负责”的原则，确保印章安全、规范使用。2.严格按照规定的流程和审批权限使用印章，杜绝违规用印行为。3.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，妥善保管印章，防止印章丢失、被盗用或滥用。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责。2.行政部门应根据公司实际需要，填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、材质等信息，并提交公司领导审批。3.经审批同意后，行政部门应选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制。印章制作单位应严格按照公安部门的相关规定进行制作，确保印章质量和安全性。4.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章取回，并进行登记备案。登记备案内容包括印章名称、规格、材质、刻制日期、领取日期、保管人等信息。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，详细注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，并提交公司领导审批。2.经审批同意后，行政部门应发布印章启用通知，明确印章的启用日期、使用范围、审批流程等事项。通知应发送至公司各部门、分支机构及子公司。3.新印章启用后，原印章同时废止。行政部门应及时将废止的印章收回，并进行封存或销毁处理。封存或销毁印章时，应填写《印章封存/销毁申请表》，详细注明印章名称、规格、材质、封存/销毁日期、封存/销毁方式等信息，并提交公司领导审批。经审批同意后，方可进行封存或销毁处理。三、印章的保管（一）保管人员职责1.公司各类印章应指定专人负责保管。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理制度，确保印章安全、规范使用。2.保管人员应妥善保管印章，不得将印章随意放置或交予他人代管。印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。3.保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告行政部门，并采取相应的措施进行处理。4.保管人员应严格按照规定的流程和审批权限使用印章，不得擅自使用印章或超越权限用印。用印时，应认真审核用印文件的内容和手续，确保用印文件合法合规。5.保管人员应做好印章使用记录，详细记录用印日期、用印文件名称、用印事项、审批人等信息。印章使用记录应妥善保存，以备查阅。（二）保管地点与设施1.公章、法人章、财务专用章、合同专用章等重要印章应统一存放在公司保险柜中保管。保险柜应放置在安全可靠的房间内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.部门章可根据实际情况存放在部门负责人办公室的文件柜中保管，但应确保文件柜安全可靠，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。3.印章保管地点应保持清洁、干燥、通风良好，避免印章受潮、生锈或损坏。（三）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应提前向行政部门报告，并填写《印章交接申请表》，详细注明交接原因、交接日期、交接印章名称、规格、材质等信息。2.行政部门应安排专人负责印章交接工作，并对交接过程进行监督。交接双方应在行政部门人员的见证下，对印章进行清点、核对，并在《印章交接登记表》上签字确认。3.印章交接完成后，行政部门应及时更新印章保管人员信息，并对印章使用记录进行核对和整理。四、印章的使用（一）使用流程1.用印申请人应填写《印章使用申请表》，详细注明用印文件名称、用印事项、用印日期、用印份数等信息，并提交相关证明材料。2.用印申请人所在部门负责人应根据用印事项的性质和审批权限，对用印申请进行审核，并签署意见。3.如需公司领导审批的，用印申请人应将《印章使用申请表》及相关证明材料提交公司领导审批。公司领导应认真审核用印申请，签署审批意见。4.保管人员应根据审批意见，对用印申请进行再次审核。如审核通过，保管人员应在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上记录用印日期、用印文件名称、用印事项、审批人等信息。5.用印完成后，保管人员应将用印文件及《印章使用申请表》等相关材料整理归档，妥善保存。（二）审批权限1.公章、法人章、财务专用章、合同专用章等重要印章的使用，须经公司领导审批。2.部门章的使用，由部门负责人审批。3.涉及重大事项、金额较大的合同或协议等用印，须经公司董事长或总经理审批。（三）使用范围1.公章的使用范围包括：公司对外签订的合同、协议、文件、信函；公司出具的各类证明、介绍信；公司上报政府部门、上级单位的文件、报表等。2.法人章的使用范围包括：公司法定代表人在相关文件、合同、协议上的签字；公司法定代表人授权他人办理相关事项的委托书等。3.财务专用章的使用范围包括：公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。4.合同专用章的使用范围包括：公司对外签订各类合同、协议。5.部门章的使用范围由各部门根据实际工作需要自行确定，但应报行政部门备案。部门章的使用应严格限定在本部门职责范围内，不得超越权限使用。（四）禁止使用情况1.未经审批的文件、合同、协议等不得使用印章。2.空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖印章。3.涉及违法违规、损害公司利益的事项不得使用印章。五、印章的停用与销毁（一）停用条件1.公司名称变更、机构调整等原因导致印章不再使用的。2.印章损坏、遗失等原因无法继续使用的。3.其他原因需要停用印章的。（二）停用程序1.印章保管人员发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，详细注明停用原因、停用日期、印章名称、规格、材质等信息，并提交行政部门审核。2.行政部门应根据印章保管人员提交的《印章停用申请表》，进行审核并报公司领导审批。3.经公司领导审批同意后，行政部门应发布印章停用通知，明确印章停用日期、停用原因等事项。通知应发送至公司各部门、分支机构及子公司。4.印章停用后，保管人员应将印章妥善保管，并及时将印章使用记录整理归档。（三）销毁程序1.对于需要销毁的印章，保管人员应填写《印章销毁申请表》，详细注明销毁原因、销毁日期、印章名称、规格、材质等信息，并提交行政部门审核。2.行政部门应根据印章保管人员提交的《印章销毁申请表》，进行审核并报公司领导审批。3.经公司领导审批同意后，行政部门应选择具有合法资质的销毁单位进行印章销毁。销毁单位应严格按照公安部门的相关规定进行销毁，确保印章彻底销毁，不留痕迹。4.印章销毁时，行政部门应安排专人负责监督，并在《印章销毁登记表》上记录销毁日期、销毁方式、销毁单位等信息。销毁完成后，监督人员和销毁单位应在《印章销毁登记表》上签字确认。六、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对印章管理制度的执行情况进行审计监督，检查印章保管、使用、停用、销毁等环节是否符合规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）定期检查行政部门应定期对印章保管情况进行检查，检查内容包括印章存放地点、保管设施、使用记录等。如发现问题，应及时督促保管人员进行整改。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的