房屋合同规范管理制度

PAGE房屋合同规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司房屋合同管理，规范房屋合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司涉及房屋租赁、买卖、抵押、赠与等各类房屋合同的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：房屋合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准。2.审慎严谨原则：在合同签订、审核等环节要认真细致，确保合同条款准确、完整、合法。3.全程管控原则：对房屋合同的全过程进行跟踪管理，及时发现和解决问题。4.权责明确原则：明确各部门和人员在房屋合同管理中的职责，做到责任清晰。二、合同签订管理（一）合同主体审查1.对方当事人主体资格审查：核实对方是否具有合法的经营资质、是否具备签订合同的民事行为能力等。2.信用状况调查：通过信用查询平台、过往交易记录等渠道，了解对方的信用状况，防范信用风险。（二）合同条款拟定1.一般条款：包括当事人信息、房屋基本情况、价款或租金、支付方式、交付时间、使用期限、违约责任等。2.特殊条款：根据房屋合同的具体类型和实际情况，添加特殊条款，如租赁房屋的用途限制、买卖房屋的产权过户约定等。（三）合同审核1.业务部门初审：业务部门对合同条款进行初步审核，确保合同内容符合业务需求。2.法务部门审核：法务部门从法律角度对合同进行审核，重点审查合同条款的合法性、完整性、风险防范性等。3.财务部门审核：财务部门审核合同中的价款、支付方式、费用承担等财务条款，确保财务风险可控。4.其他相关部门审核：根据需要，组织其他相关部门对合同进行审核，如涉及房屋装修的，需工程部门审核相关条款。（四）合同签订1.授权代表签字：经审核通过的合同，由公司法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。2.合同份数：根据实际需要确定合同份数，确保各方持有合同原件。三、合同履行管理（一）履行计划制定1.业务部门根据合同约定，制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务和时间节点。2.将履行计划提交相关部门和领导审批，确保计划的合理性和可行性。（二）履行跟踪与监督1.业务部门负责对合同履行情况进行实时跟踪，及时掌握房屋交付、款项支付、使用情况等信息。2.定期向公司领导汇报合同履行进展情况，对出现的问题及时提出解决方案。3.建立合同履行监督机制，对合同履行过程中的违规行为进行及时纠正。（三）变更与解除管理1.变更管理：合同履行过程中如需变更合同条款，必须经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，具有同等法律效力。2.解除管理：合同解除必须符合法律法规和合同约定的条件。解除合同需签订书面解除协议，并妥善处理相关善后事宜，如房屋交接、款项结算等。四、合同归档管理（一）归档范围公司签订的所有房屋合同及相关补充协议、变更协议、解除协议等文件均应归档。（二）归档要求1.及时归档：合同签订或履行完毕后，业务部门应及时将合同文件整理归档。2.分类整理：按照合同类型、签订时间等进行分类整理，便于查找和管理。3.电子与纸质归档：同时进行电子文档和纸质文档的归档，确保档案的完整性和可查阅性。（三）查阅与借阅1.查阅规定：公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，需填写查阅申请表，经部门负责人批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。2.借阅规定：因特殊原因需要借阅合同档案的，需填写借阅申请表，经公司领导批准后，办理借阅手续，并在规定时间内归还。五、合同风险管理（一）风险识别1.法律风险：合同条款不符合法律法规要求，可能导致合同无效或部分无效。2.信用风险：对方当事人信用状况不佳，可能导致合同无法履行或出现违约行为。3.操作风险：合同签订、履行过程中存在操作失误或流程不规范，可能引发风险。4.市场风险：房屋市场价格波动、政策变化等因素，可能影响合同的履行和公司利益。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。（三）风险应对1.法律风险应对：加强合同审核，确保合同条款合法合规；咨询专业法律意见，及时解决法律问题。2.信用风险应对：加强对方当事人信用调查，建立信用档案；要求对方提供担保或采取其他风险防范措施。3.操作风险应对：完善合同管理流程，加强人员培训，提高操作规范性。4.市场风险应对：关注市场动态，合理制定合同价格和条款；通过合同条款约定，降低市场风险对公司的影响。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，确保合同签订和履行过程合法合规，减少纠纷发生的可能性。2.定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现潜在的纠纷隐患。（二）纠纷处理流程1.纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据，了解纠纷情况，并向公司领导汇报。2.成立纠纷处理小组，由法务部门牵头，相关业务部门配合，共同研究制定纠纷解决方案。3.根据纠纷解决方案，与对方当事人进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。4.如协商不成，可根据合同约定或法律法规规定，通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。（三）纠纷处理结果跟踪1.对纠纷处理