规范风险文件制度

PAGE规范风险文件制度一、总则（一）目的为加强公司/组织风险管理，规范风险文件的管理，确保风险信息的有效识别、评估、应对及监控，提高公司/组织整体风险管理水平，保障公司/组织稳健运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构及全体员工在风险管理过程中涉及的文件管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：风险文件制度的制定与执行应严格遵守国家相关法律法规及行业标准，确保各项风险管理活动合法合规。2.准确性原则：风险文件所记录的信息应真实、准确、完整，能够客观反映公司/组织面临的风险状况及相应管理措施。3.及时性原则：风险文件应及时生成、更新与传递，保证风险管理决策依据的时效性。4.保密性原则：对于涉及公司/组织商业机密、敏感信息的风险文件，应严格保密，防止信息泄露。二、风险文件的分类与编号（一）分类1.风险识别文件：包括风险识别报告、风险调查问卷、风险排查记录等，用于记录公司/组织内外部风险的识别过程与结果。2.风险评估文件：涵盖风险评估报告、风险评级表、风险矩阵分析等，对识别出的风险进行定性与定量评估。3.风险应对文件：如风险应对策略制定方案、风险控制措施执行计划、风险应急预案等，明确针对不同风险的应对方法与措施。4.风险监控文件：包含风险监控报告、风险指标跟踪记录、风险事件处理反馈等，跟踪风险状况变化，评估应对措施效果。5.综合管理文件：涉及风险管理政策、制度、流程、组织架构、人员职责等方面的文件。（二）编号为便于风险文件的管理与查询，对各类风险文件进行统一编号。编号规则如下：[年份（两位）][部门代码（两位）][文件类别代码（两位）][流水号（四位）]例如：2305030012，表示2023年由05部门生成的第03类（风险评估文件）风险文件，流水号为0012。三、风险文件的生成与收集（一）风险识别文件1.各部门应定期开展风险识别工作，通过内部讨论、数据分析、行业对标、专家咨询等方式，全面梳理本部门及公司/组织层面面临的风险。2.风险识别过程中，应详细记录风险发生的可能性、影响范围、影响程度等信息，并填写风险识别报告模板。3.风险识别报告完成后，由部门负责人审核签字，提交至风险管理部门汇总。（二）风险评估文件1.风险管理部门收到风险识别报告后，组织相关人员对风险进行评估。评估方法可根据风险特点选择定性评估（如风险矩阵法）或定量评估（如风险价值法）。2.评估人员应依据评估标准，对风险发生的可能性和影响程度进行打分，并确定风险等级。3.完成风险评估后，编制风险评估报告，详细说明评估过程、结果及相关建议。报告经风险管理部门负责人审核后，提交公司/组织管理层审批。（三）风险应对文件1.根据风险评估结果，由风险管理部门牵头，会同相关部门制定风险应对策略。应对策略包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.针对选定风险应对策略，制定具体的风险控制措施执行计划，明确责任部门、责任人、执行时间及预期效果。3.对于重大风险或可能引发突发事件的风险，应制定风险应急预案。预案应包括应急组织机构、应急响应流程、应急资源保障等内容。4.风险应对文件编制完成后，依次经相关部门负责人、风险管理部门负责人、公司/组织管理层审核批准。（四）风险监控文件1.风险管理部门负责建立风险监控机制，定期收集、分析风险指标数据，跟踪风险状况变化。2.各部门应按照规定及时向风险管理部门报送风险监控信息，如风险事件发生情况、风险控制措施执行进度等。3.当风险指标出现异常波动或风险事件发生时，风险管理部门应及时进行调查分析，撰写风险监控报告，并提出调整风险应对措施的建议。报告经审核后，发送至相关部门执行。（五）综合管理文件1.公司/组织管理层负责制定风险管理政策、制度和流程，明确风险管理的目标、原则、职责分工及工作要求。2.人力资源部门负责确定风险管理组织架构，明确各岗位人员职责，并开展风险管理培训与绩效考核工作。3.财务部门负责提供风险管理所需的资金支持，并对风险应对措施的成本效益进行分析。4.综合管理文件由相关部门起草，经征求意见、修改完善后，提交公司/组织管理层批准发布。四、风险文件的审核与审批（一）审核流程1.风险识别文件完成后，先由部门内部审核，确保信息准确、完整。审核通过后提交至风险管理部门。2.风险管理部门收到风险识别文件后，对其进行形式审查与内容复核，重点检查风险识别方法的合理性、风险信息的准确性等。审核通过后，组织相关人员进行风险评估。3.风险评估文件编制完成后，由风险管理部门负责人进行审核，主要审核评估方法的适用性、评估结果的可靠性等。审核通过后，提交公司/组织管理层审批。4.风险应对文件由风险管理部门牵头，会同相关部门共同编制。编制完成后，依次经相关部门负责人审核，重点审核应对策略的合理性、控制措施的可行性等。审核通过后，提交风险管理部门负责人再次审核，最后报公司/组织管理层审批。5.风险监控文件由风险管理部门定期收集、分析编制。编制完成后，先由风险管理部门内部审核，确保数据准确、分析结论合理。审核通过后，提交公司/组织管理层审阅。6.综合管理文件按照公司/组织内部公文审批流程进行审核，涉及多个部门的文件需征求相关部门意见。（二）审批权限1.一般风险文件由风险管理部门负责人审核，公司/组织分管领导审批。2.重大风险文件或涉及公司/组织战略、财务、重大决策等方面的风险文件，需经公司/组织管理层集体审议批准。五、风险文件的存储与保管（一）存储方式1.风险文件应采用电子存储与纸质存储相结合的方式。电子文件存储于公司/组织内部的风险管理信息系统或专用服务器中，按照分类与编号进行文件夹结构存储。2.纸质文件应按照文件类别与年份顺序，整理装订成册，存放于专门的文件柜中。（二）保管期限1.风险识别文件、风险评估文件、风险应对文件及风险监控文件的保管期限为自文件生成之日起[X]年。2.综合管理文件的保管期限按照公司/组织档案管理规定执行。（三）保管要求1.定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储于不同介质，并异地存放。2.纸质文件应妥善保管，防止受潮、霉变、虫蛀等损坏。文件柜应保持清洁、干燥，并有防火、防盗、防虫等措施。3.严格限制对风险文件的访问权限，只有经过授权的人员才能查阅、借阅和使用风险文件。查阅、借阅风险文件应进行登记，注明查阅或借阅时间、人员、用途等信息。六、风险文件的查阅与借阅（一）查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅风险文件时，应填写《风险文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、类别、编号及查阅用途。2.《风险文件查阅申请表》经所在部门负责人审批后，提交至风险管理部门。风险管理部门根据申请内容，在确保符合保密规定和查阅权限的前提下，提供相应文件供查阅。3.查阅人员应在指定地点查阅风险文件，不得擅自将文件带出或复制。查阅过程中应爱护文件，不得在文件上涂改、标记或损坏。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅风险文件的，借阅人应填写《风险文件借阅申请表》，详细说明借阅文件的名称、类别、编号、借阅期限及借阅用途。2.《风险文件借阅申请表》经所在部门负责人审核，风险管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的风险文件，不得转借他人，按时归还。归还时，风险管理部门应对文件进行检查，如发现文件有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。七、风险文件的修订与废止（一）修订1.当公司/组织内外部环境发生重大变化、法律法规及行业标准更新、风险管理政策调整或风险文件在执行过程中发现问题时，应及时对风险文件进行修订。2.风险文件修订由原起草部门或相关责任部门负责，修订过程应充分征求意见，确保修订后的文件符合实际情况和管理要求。3.修订后的风险文件按照本制度规定的审核与审批流程进行审核批准，批准后的修订文件应及时发布，并替换原文件。同时，应做好修订记录，注明修订原因、修订内容、修订时间等信息。（二）