档案规范收集制度

PAGE档案规范收集制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本档案规范收集制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的收集管理。（三）基本原则1.集中统一原则公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案收集应保证内容真实、准确，全面反映公司/组织各项工作活动的历史面貌，不得遗漏重要文件材料。3.及时有效原则各部门及员工应及时将工作中形成的档案材料收集整理，按时移交档案管理部门，确保档案的时效性。4.便于利用原则档案收集整理应遵循便于保管和利用的原则，优化档案分类和编目，提高档案检索效率。二、档案收集范围（一）行政管理类档案1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、组织机构代码证等。2.公司/组织年度工作计划、总结、报告等综合性文件。3.公司/组织会议记录、纪要、决议等文件材料。4.公司/组织内部管理制度、规定、办法等文件。5.公司/组织人事任免、奖惩、考核等文件材料。6.公司/组织行政事务处理文件，如公文收发、印章管理、办公用品采购等相关文件。7.公司/组织对外联络文件，包括与上级主管部门、政府部门、合作伙伴等往来文件。（二）业务经营类档案1.市场调研、分析报告、营销策划方案等文件材料。2.产品研发、生产、销售等业务流程中形成的文件，如产品设计图纸、生产工艺文件、销售合同等。3.客户信息档案，包括客户基本资料、业务往来记录、客户反馈等。4.招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等。5.项目合同档案，包括项目合作协议、服务合同、采购合同等。6.财务报表、审计报告、税务资料等财务相关文件。7.业务统计报表、数据分析报告等文件。（三）技术研发类档案1.科研项目立项申请书、可行性研究报告、项目计划任务书等文件。2.技术研发过程中形成的实验报告、测试数据、技术文档等。3.专利申请文件、软件著作权登记文件等知识产权相关材料。4.技术标准、规范、操作规程等文件。5.技术改造、创新项目相关文件材料。（四）人力资源类档案1.员工招聘、录用、培训、考核、晋升、调动、离职等人事档案材料。2.员工劳动合同、保密协议、竞业禁止协议等文件。3.员工薪酬福利、社会保险、公积金等相关文件。4.员工培训计划、培训记录、培训证书等文件。5.员工绩效考核方案、考核结果等文件。（五）其他类档案1.公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案的相关资料。2.公司/组织参加的各类活动、会议的照片、视频、音频等资料。3.公司/组织与外部单位签订的合作协议、备忘录等文件。4.其他具有保存价值的文件材料。三、档案收集职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案收集制度，指导各部门档案收集工作。2.根据档案收集范围，定期对各部门档案收集情况进行检查和监督。3.负责接收、整理、保管各部门移交的档案，并进行分类、编目、上架等工作。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.对档案进行统计分析，及时向上级领导汇报档案管理工作情况。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案收集工作的第一责任人，负责组织本部门员工做好档案收集工作。2.明确本部门兼职档案员，负责本部门档案材料的收集、整理和初步审核，并按时向档案管理部门移交。3.按照档案收集范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案材料，确保档案的完整、准确。4.对本部门收集的档案材料进行分类整理，编制档案目录，便于查找和移交。四、档案收集流程（一）文件材料形成与积累1.各部门员工在工作过程中应及时将形成的文件材料进行分类整理，按照档案收集范围的要求，区分不同类别进行存放。2.对于重要文件材料，应在形成后及时进行备份，以防丢失或损坏。（二）档案初步整理1.各部门兼职档案员定期对本部门积累的文件材料进行初步整理，检查文件材料的完整性、准确性，剔除无关的文件。2.按照档案分类标准，对文件材料进行分类，编制本部门档案目录清单，清单应包括文件名称、文号、日期、保管期限等信息。（三）档案移交1.各部门兼职档案员在每年[具体时间]前，将本部门上一年度形成的档案材料整理成册，填写档案移交清单，一式两份，一份随档案移交档案管理部门，一份本部门留存备查。2.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和移交清单的填写情况。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求补充或更正。3.档案管理部门对接收的档案进行再次整理，按照档案管理的要求进行分类、编目、装订等工作，确保档案的规范化管理。五、档案收集要求（一）文件材料质量要求1.归档的文件材料应字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料。3.电子文件应确保格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（二）文件材料整理要求1.归档的文件材料应按照文件形成的时间顺序进行排列，同一事由的文件应集中在一起。2.文件材料应去除金属物，破损的文件应进行修补或复制。3.电子文件应按照规定的命名规则进行命名，确保文件名准确反映文件内容。（三）档案移交要求1.各部门移交档案时，应确保档案的整理符合要求，档案目录清单填写准确、完整。2.档案管理部门接收档案后，应及时办理签收手续，对档案进行登记造册。3.档案移交过程中，如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，追究相关人员责任。六、档案保管期限（一）永久保管1.公司/组织设立、变更、注销等重要文件。2.公司/组织年度工作计划、总结、报告等综合性文件。3.公司/组织会议记录、纪要、决议等重要文件。4.公司/组织内部管理制度、规定、办法等具有长期指导意义的文件。5.公司/组织人事任免、奖惩、考核等重要文件。6.公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案的相关资料。（二）定期保管1.保管期限为[X]年的档案公司/组织行政事务处理文件，如公文收发、印章管理、办公用品采购等相关文件。公司/组织对外联络文件，包括与上级主管部门、政府部门、合作伙伴等往来文件。市场调研、分析报告、营销策划方案等文件材料。员工招聘、录用、培训、考核、晋升、调动、离职等人事档案材料。2.保管期限为[X]年的档案产品研发、生产、销售等业务流程中形成的文件，如产品设计图纸、生产工艺文件、销售合同等。客户信息档案，包括客户基本资料、业务往来记录、客户反馈等。招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等。项目合同档案，包括项目合作协议、服务合同、采购合同等。财务报表、审计报告、税务资料等财务相关文件。业务统计报表、数据分析报告等文件。3.保管期限为[X]年的档案技术研发过程中形成的实验报告、测试数据、技术文档等。专利申请文件、软件著作权登记文件等知识产权相关材料。技术标准、规范、操作规程等文件。技术改造、创新项目相关文件材料。（三）保管期限的确定与调整1.档案保管期限由档案管理部门根据档案的重要性、历史价值、利用需求等因素进行初步确定，并征求相关部门意见后报公司/组织领导审批。2.随着公司/组织发展和档案利用情况的变化，档案保管期限需要调整的，由档案管理部门提出调整意见，报公司/组织领导审批后执行。七、档案利用与借阅（一）档案利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的安全和完整。2.档案利用应优先满足公司/组织内部工作需要，同时按照规定为外部单位提供查阅服务。（二）档案利用方式1.查阅档案：公司/组织内部员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，并对查阅过程进行监督。2.借阅档案：因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。3.复制档案：根据利用需求，档案管理部门可为利用者提供档案复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人审批，复制件应加盖档案管理部门印章，并注明出处。（三）档案利用登记1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用者姓名、部门、利用目的、查阅或借阅档案名称、数量、期限等。2.档案利用登记应定期进行整理和统计，以便及时掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考。八、档案保密与安全（一）档案保密制度1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确档案保密责任，加强对档案管理人员和利用者的保密教育。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自将档案内容泄露给无关人员。3.档案利用者应严格遵守保密制度，不得在非规定场所查阅、讨论档案内容，不得擅自复制、传播档案信息。4.涉及公司/组织商业秘密、confidentialinformation等重要档案，应采取特殊保密措施，如加密存储、限制查阅范围等。（二）档案安全管理1.档案管理部门应加强档案安全管理，确保档案存储场所的安全，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备。2.定期对档案进行检查和维护，及时发现和处理档案存在的问题，确保档案的安全和完整。3.档案管理人员应严格遵守档案管理操作规程，不得违规操作，防止档案损坏、丢失等事故发生。4.加强对电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止电子档案信息泄露和丢失。九、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组根据档案保管期限、重要性、历史价值等因素，对保管期满的档案进行逐一审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.档案鉴定意见应经公司/组织领导审批后执行。（二）档案销毁1