规范监狱物资采购制度

PAGE规范监狱物资采购制度一、总则（一）目的为加强监狱物资采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，确保监狱各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于监狱内所有物资的采购活动，包括但不限于办公设备、办公用品、警用装备、服刑人员生活用品、食品、药品、工程建设物资等。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护监狱和供应商的合法权益。3.效益性原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金的使用效益。4.廉洁性原则：采购人员应廉洁自律，严禁在采购活动中谋取私利。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立监狱物资采购领导小组，由监狱主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责审议重大采购项目，制定采购政策和决策采购计划，监督采购活动的实施。（二）采购执行部门设立专门的物资采购管理部门，负责具体采购业务的执行。其职责包括：1.收集采购需求，编制采购计划。2.组织采购活动，包括招标、询价、谈判等。3.审查供应商资质，建立供应商档案。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况。5.协调采购过程中的问题，处理采购纠纷。（三）需求部门各需求部门负责提出物资采购需求，配合采购执行部门做好采购工作。其职责包括：1.根据工作需要，准确填写物资采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、质量要求等。2.参与采购过程中的技术评审、验收等工作。3.对采购物资的使用情况进行反馈和评价。（四）监督部门监狱纪检监察部门负责对物资采购活动进行全程监督，确保采购过程的廉洁性和公正性。对发现的违规违纪行为，依法依规进行处理。三、采购流程（一）需求申报1.各需求部门根据工作实际，提前制定物资需求计划。2.填写物资采购申请表，经部门负责人审核签字后，提交至采购执行部门。申请表应注明采购物资的名称、规格、型号、数量、预算金额、采购时间要求等详细信息。（二）计划审核与编制1.采购执行部门收到采购申请表后，对需求的合理性、必要性进行审核。2.根据审核结果，结合监狱库存情况和资金状况，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购时间、采购方式等内容。3.采购计划报采购决策机构审批。审批通过后，采购执行部门按照计划组织实施采购活动。（三）采购方式选择根据采购物资的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式：1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的物资采购项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标，按照评标标准确定中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物资，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的情况，可以采用邀请招标方式。由采购执行部门向若干家具备相应资质和能力的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：当采购项目具有时间紧急、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或具体要求等特点时，可采用竞争性谈判方式。采购执行部门与不少于三家的供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。4.询价：对于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式。采购执行部门向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。5.单一来源采购：符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购执行部门根据采购项目的要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估，筛选出符合要求的供应商。2.供应商考察：对于拟参与重要采购项目的供应商，采购执行部门应组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保措施、人员配备等情况，确保供应商具备提供合格物资的能力。3.供应商确定：根据采购方式和供应商筛选、考察结果，确定最终的供应商。对于公开招标、邀请招标项目，按照评标结果确定中标供应商；对于竞争性谈判、询价项目，选择报价合理、满足需求的供应商作为成交供应商；对于单一来源采购项目，与唯一供应商进行谈判并确定采购事宜。4.供应商管理：建立供应商档案，记录供应商的基本信息、采购项目、供货情况、履约评价等内容。定期对供应商进行评价，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于出现质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况的供应商，采取警告、暂停合作、取消资格等措施进行处理。（五）采购合同签订1.采购执行部门与确定的供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交监狱法务部门进行合法性审查。审查通过后，按照监狱合同管理规定办理签订手续。3.采购合同签订后，原件由采购执行部门负责保管，同时将副本分送需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门履行职责。（六）采购实施与验收1.采购实施：采购执行部门按照采购合同约定，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。对于采购过程中出现的变更、延误等情况，应及时与供应商协商解决，并向采购决策机构报告。2.到货验收：物资到货前，采购执行部门应通知需求部门和相关人员做好验收准备。到货时，由需求部门会同采购执行部门、质量检验部门等相关人员按照合同约定和质量标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、外观质量、技术性能等方面。3.验收记录与报告：验收人员应填写验收记录，详细记录验收情况。验收合格的物资，验收人员签字确认后办理入库手续；验收不合格的物资，采购执行部门应及时与供应商协商处理，要求供应商更换、补货或退货等，并做好相关记录。对于重大采购项目的验收结果，应形成验收报告，报采购决策机构备案。（七）付款结算1.采购物资验收合格后，需求部门应及时填写付款申请单，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。2.财务部门按照合同约定和财务管理制度，对付款申请进行审核。审核无误后，办理付款手续，支付采购款项。3.对于采用预付款方式的采购项目，财务部门应严格按照合同约定控制预付款金额，并在物资到货验收合格后支付剩余款项。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施：1.对于供应商违约风险：加强对供应商的管理和监督，在合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或担保；建立供应商违约预警机制，及时发现并处理供应商的违约行为。2.对于质量问题风险：严格供应商资质审查和产品质量检验，在合同中明确质量标准和验收方法；加强采购过程中的质量跟踪，对出现质量问题的物资及时进行处理，要求供应商承担相应责任。3.对于价格波动风险：关注市场价格动态，通过市场调研、价格谈判等方式，争取合理的采购价格；对于价格波动较大的物资，可采用套期保值、签订长期合同等方式锁定价格。4.对于法律法规风险：加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识；在采购活动中严格遵守法律法规，确保采购行为合法合规；对于重大采购项目，及时咨询监狱法务部门或专业律师的意见。五、采购监督与审计（一）内部监督1.监狱纪检监察部门定期对物资采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的执行情况、采购人员的廉洁自律情况、采购合同的签订与履行情况等。2.采购执行部门应建立健全内部监督机制，加强对采购过程的自我监督和管理。定期对采购项目进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）审计监督1.监狱审计部门定期对物资采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、采购成本控制情况、采购效益情况等。2.审计部门可根据需要对采购项目进行专项审计或全过程跟踪审计，确保采购资金的合理使用和采购活动的规范运作。六、信息管理（一）采购信息收集采购执行部门应广泛收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。通过多种渠道获取信息，如网络平台、行业协会、供应商报价等，并对收集到的信息进行整理和分析。（二）采购信息共享建立采购信息共享平台，实现采购执行部门、需求部门、财务部门、监督部门等相关部门之间的信息共享。各部门可以通过平台及时了解采购项目的进展情况、物资库存情况、采购资金使用情况等信息，提高工作效率和协同性。（三）采购档案管理采购执行部门负责建立采购档案，对采