商场办公室制度规范

PAGE商场办公室制度规范一、总则（一）目的为了加强商场办公室的管理，提高工作效率，确保各项工作的规范化、制度化和科学化，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于商场办公室全体工作人员。（三）基本原则1.遵守国家法律法规和行业标准，依法依规开展工作。2.坚持高效、协作、创新的工作原则，不断提升工作质量和服务水平。3.明确职责分工，确保各项工作有序进行。4.注重沟通协调，营造良好的工作氛围。二、组织架构与职责（一）组织架构商场办公室设主任一名，副主任若干名，下设行政、人事、财务、法务等岗位。（二）职责分工1.主任职责全面负责商场办公室的管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调与其他部门的关系，确保各项工作顺利开展。监督检查各项工作的执行情况，及时发现问题并解决。负责办公室人员的考核、培训和晋升等工作。2.副主任职责协助主任开展工作，负责分管领域的具体工作。组织落实各项工作任务，确保工作质量和进度。及时向主任汇报工作进展情况，提出工作建议和意见。3.行政岗位职责负责商场办公室的日常行政管理工作，包括文件收发、档案管理、办公用品采购等。安排会议、接待来访人员，做好会议记录和接待工作。维护办公区域的环境卫生和安全秩序。4.人事岗位职责负责人事招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等工作。建立和维护员工档案，办理员工入职、离职等手续。组织开展员工活动，增强员工凝聚力。5.财务岗位职责负责商场办公室的财务管理工作，编制财务预算和决算。审核各项费用报销，确保财务支出合规。进行财务分析，为决策提供数据支持。6.法务岗位职责负责处理商场办公室的法律事务，审查合同协议。提供法律咨询和建议，防范法律风险。处理法律纠纷和诉讼案件。三、工作流程与规范（一）文件管理1.文件收发收到外部文件后，行政人员应及时登记，并根据文件内容和性质进行分类。重要文件应立即呈送主任或相关领导批阅，一般文件按照职责分工分发给相关人员办理。发文时，由拟稿人填写发文审批表，经部门负责人审核后，交主任审批签发。行政人员负责文件的打印、装订和分发，并做好发文记录。2.档案管理建立健全档案管理制度，对各类文件、资料进行分类归档。档案应定期整理、更新，确保档案的完整性和准确性。查阅档案时，需填写档案查阅登记表，经批准后方可查阅。档案管理人员应严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。（二）会议管理1.会议组织根据工作需要，由相关部门或人员提出会议申请，填写会议申请表。行政人员负责会议的筹备工作，包括确定会议时间、地点、参会人员、会议议程等。提前通知参会人员会议相关信息，并准备好会议资料。2.会议记录会议期间，安排专人负责会议记录，记录会议主要内容、讨论结果和决议事项。会议记录应及时整理，形成会议纪要，并经主任审核后发送给参会人员。3.会议跟进对会议决议事项进行跟踪落实，确保各项工作按计划推进。定期对会议决议的执行情况进行检查和反馈，及时解决执行过程中出现的问题。（三）接待管理1.接待申请因工作需要接待来访人员时，由相关部门或人员填写接待申请表，注明接待对象、目的、时间、人数等信息。接待申请表经部门负责人审核后，交主任审批。2.接待安排根据接待规格和要求，行政人员负责安排接待事宜，包括车辆接送、餐饮住宿、参观介绍等。提前与接待对象沟通，确定具体接待安排，并做好相关准备工作。3.接待总结接待工作结束后，行政人员应及时对接待情况进行总结，整理接待费用报销凭证。对接待过程中发现的问题和不足之处进行分析，提出改进建议。（四）办公用品管理1.采购计划行政人员定期统计办公用品的使用情况，根据实际需求制定采购计划。采购计划经主任审批后，按照相关规定进行采购。2.采购流程选择合格的供应商，签订采购合同或协议。采购过程中，严格控制采购成本，确保采购物品的质量和规格符合要求。办公用品到货后，行政人员负责验收，并办理入库手续。3.领用发放员工根据工作需要填写办公用品领用申请表，经部门负责人审批后到行政人员处领取。行政人员按照审批后的申请表发放办公用品，并做好领用记录。（五）人事管理1.招聘与录用根据岗位需求，制定招聘计划，明确招聘渠道、招聘要求等。发布招聘信息，收集应聘人员简历，进行初步筛选。组织面试、笔试等考核环节，确定拟录用人员名单。办理录用手续，签订劳动合同，安排新员工入职培训。2.培训与发展制定员工培训计划，根据员工岗位需求和个人发展情况提供培训课程。组织内部培训、外部培训等活动，提高员工业务能力和综合素质。建立员工培训档案，记录员工培训情况和考核结果。3.绩效考核制定绩效考核制度和指标体系，明确考核周期、考核方式等。组织员工进行绩效考核，收集考核数据，进行评分和排名。根据绩效考核结果，实施奖惩措施，激励员工积极工作。4.薪酬福利制定薪酬福利制度，明确薪酬结构、福利待遇等。每月按时核算员工工资，确保工资发放准确无误。办理员工社会保险、住房公积金等福利手续，维护员工合法权益。（六）财务管理1.预算管理每年末，根据商场办公室的工作目标和任务，编制下一年度财务预算。财务预算经主任审核后，报上级领导审批。严格执行财务预算，定期对预算执行情况进行分析和监控。2.费用报销员工发生费用支出后，应及时填写费用报销单，并附上相关发票和凭证。费用报销单经部门负责人审核后，交财务人员审核。财务人员按照财务制度和审批流程进行审核，审核通过后予以报销。3.财务分析定期对商场办公室的财务状况进行分析，包括收入、支出、利润等方面。通过财务分析，为领导决策提供数据支持和建议，优化财务管理。（七）法务管理1.合同审查参与商场办公室各类合同的起草、审核和签订工作。对合同条款进行法律审查，确保合同的合法性、完整性和有效性。提出法律意见和风险防范建议，避免合同纠纷。2.法律咨询为商场办公室提供日常法律咨询服务，解答法律问题。参与重大决策和业务活动，提供法律支持和保障。3.纠纷处理负责处理商场办公室的法律纠纷和诉讼案件，维护公司合法权益。与律师事务所等法律专业机构保持密切联系，及时获取法律支持和指导。四、工作纪律与行为规范（一）考勤制度1.员工应按时上下班，不得迟到、早退。2.如需请假，应提前按照规定填写请假申请表，经批准后方可休假。3.考勤情况将作为绩效考核的重要依据之一。（二）工作态度1.员工应保持积极主动的工作态度，认真履行工作职责。2.对待工作要严谨细致，注重工作质量和效率。3.树立团队合作精神，相互支持，共同完成工作任务。（三）保密制度1.员工应严格遵守公司保密制度，保守公司商业秘密和工作机密。2.不得泄露公司内部信息、客户资料、业务数据等。3.妥善保管公司文件和资料，不得擅自复制、传播或销毁。（四）廉洁自律1.员工应遵守廉洁自律规定，不得利用职务之便谋取私利。2.严禁接受供应商、客户等的贿赂或不正当利益。3.严格执行财务制度，杜绝违规报销和浪费行为。五、监督与考核（一）监督机制1.建立健全内部监督机制，定期对各项工作进行检查和监督。2.设立意见箱和举报电话，接受员工和社会的监督。3.对发现的问题及时进行整改，确保制度规范的有效执行。