酒店选样封样制度规范

PAGE酒店选样封样制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范酒店选样封样流程，确保所选用的各类物品符合酒店经营需求、质量标准及相关法律法规要求，保障酒店运营的顺利进行，提升服务品质，维护酒店及宾客的合法权益。（二）适用范围本制度适用于酒店运营过程中涉及的各类物资选样封样工作，包括但不限于客房用品、餐饮食材、布草、设备器材等的采购选样及封样管理。（三）基本原则1.合法性原则：选样封样工作必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及地方相关规定。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能稳定、符合酒店定位及宾客需求的产品和服务。3.公正透明原则：选样封样过程应公开、公平、公正，确保所有参与方享有平等的机会，杜绝暗箱操作。4.责任明确原则：明确各环节的责任主体，确保选样封样工作的每个步骤都有专人负责，责任可追溯。二、选样流程（一）需求评估1.使用部门提出需求各使用部门根据酒店运营计划、实际业务需求及宾客反馈，定期提出物资采购需求。需求应详细说明所需物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计使用时间等信息。对于临时性或特殊需求，使用部门应及时填写《物资需求申请表》，经部门负责人审核后提交至采购部门。2.采购部门汇总分析采购部门收到使用部门的需求申请后，进行汇总整理。结合酒店库存情况、预算安排以及市场供应状况，对需求进行分析评估。对于重复或不合理的需求，采购部门应与使用部门沟通协调，提出调整建议，确保需求的合理性和必要性。（二）供应商筛选1.建立供应商名录采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立酒店供应商名录。对供应商进行初步筛选，评估其经营资质、信誉状况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面，确保名录中的供应商具备良好的合作潜力。2.邀请供应商参与选样根据物资需求及供应商名录，采购部门向符合要求的供应商发出选样邀请。邀请方式可采用书面函件、电子邮件或电话通知等，明确选样的时间、地点、物资要求等信息。要求供应商提供相关产品资料，如产品说明书、质量检测报告、样品等，以便在选样过程中进行参考。（三）选样会议组织1.会议准备采购部门负责选样会议的组织筹备工作。提前确定会议时间、地点、参会人员名单，并通知相关人员。准备好选样所需的物资样品、产品资料、评估表格等文件资料，确保会议的顺利进行。2.会议流程采购部门主持选样会议，介绍选样的目的、物资需求及相关要求。供应商依次展示所提供的样品，并对产品的特点及优势进行介绍。使用部门、质量控制部门、财务部门等相关人员对样品进行查看、评估，提出意见和建议。评估内容包括产品质量、性能、外观、价格、适用性等方面。采购部门记录会议讨论内容及各方意见，形成选样会议纪要。（四）样品评估1.质量评估质量控制部门依据相关质量标准和检验规范，对样品进行质量检测和评估。可采用抽样检测、实验室分析、现场试用等方式，确保所选样品符合质量要求。对于关键物资或质量要求较高的物资，必要时可委托专业检测机构进行检测，以获取更准确的质量评估结果。2.价格评估财务部门对供应商提供的样品价格进行评估，结合市场行情及酒店预算，分析价格的合理性。与供应商就价格进行协商谈判，争取在保证质量的前提下，获得具有竞争力的价格。3.适用性评估使用部门根据实际使用需求，对样品的适用性进行评估。考虑物资在酒店运营中的使用场景、操作便利性、与现有设施设备的兼容性等因素。收集使用部门员工及宾客的反馈意见，确保所选样品能够满足实际使用要求，提升宾客体验。（五）选定样品1.综合评审采购部门组织相关人员对样品的质量、价格、适用性等评估结果进行综合评审。根据酒店的整体利益和实际需求，权衡各方因素，选定最合适的样品。在综合评审过程中，如出现意见分歧，应充分沟通协商，必要时可进行再次评估或实地考察，以确保选定的样品符合酒店的最佳利益。2.结果确认采购部门将选定样品的结果以书面形式通知供应商，并要求供应商确认收到通知。同时，将选定样品的相关信息反馈给使用部门、质量控制部门、财务部门等相关部门，确保各方知晓并认可选样结果。三、封样管理（一）封样标识1.标识内容对选定的样品进行封样时，应在样品上或其包装上粘贴封样标识。封样标识应包含以下内容：酒店名称、物资名称、规格型号、选定日期、供应商名称、封样编号等信息。封样编号应具有唯一性，便于识别和追溯。2.标识方式封样标识应采用不易褪色、损坏的材料制作，确保在物资流转及储存过程中能够清晰可辨。标识应粘贴牢固，避免在搬运、运输等过程中脱落或损坏。（二）封样保存1.保存地点设立专门的封样样品保存区域，确保保存环境安全、干燥、通风，避免样品受到损坏、污染或变质。封样样品保存区域应具备必要的防护设施，如门锁、监控设备等，以保证样品的安全。2.保存期限根据物资的性质和使用周期，确定封样样品的保存期限。一般情况下，封样样品的保存期限应不少于物资采购合同的执行期限，以便在需要时进行质量追溯和比对。在保存期限届满后，经相关部门审核批准，可对封样样品进行处理。处理方式包括销毁、存档等，确保处理过程符合相关规定。（三）封样变更1.变更申请在物资采购合同执行过程中，如因特殊原因需要变更封样样品，供应商应提前向采购部门提交变更申请。变更申请应详细说明变更的原因、内容、替代样品的相关信息等。采购部门收到变更申请后，进行初步审核，并组织相关人员对变更申请进行评估。2.变更审批根据变更申请的评估结果，由采购部门、使用部门、质量控制部门、财务部门等相关部门组成审批小组进行审批。审批小组应综合考虑变更对物资质量、价格、适用性、合同执行等方面的影响，做出审批决定。如变更申请获得批准，采购部门应及时通知供应商进行样品更换，并重新进行封样标识和保存管理。四、监督与检查（一）内部监督1.定期检查质量控制部门定期对封样样品的保存情况进行检查，确保样品保存完好，标识清晰。检查内容包括样品的外观、数量、保存环境等方面。采购部门定期对选样封样流程的执行情况进行自查，检查是否按照制度规定的程序进行操作，各项记录是否完整、准确。2.专项检查根据酒店运营情况或宾客反馈，针对特定物资或选样封样环节进行专项检查。专项检查可由酒店管理层牵头组织，相关部门参与，深入排查潜在问题，及时发现并解决选样封样工作中存在的风险和隐患。（二）外部监督1.接受监管部门检查酒店应积极配合相关监管部门的检查工作，如实提供选样封样工作的相关资料和信息。对于监管部门提出的问题和整改要求，应及时落实整改措施，确保选样封样工作符合法律法规和行业标准要求。2.客户反馈收集通过宾客意见反馈、满意度调查等方式，收集客户对酒店物资质量及选样封样工作的意见和建议。对客户反馈的问题进行及时处理和回复，不断改进选样封样工作，提升客户满意度。五、责任追究（一）违规行为界定1.在选样封样过程中，存在以下行为之一的，视为违规行为：未按照制度规定的流程进行选样封样操作，导致选样结果不合理或封样管理混乱。与供应商串通，谋取不正当利益，影响选样封样的公正性和客观性。擅自变更封样样品，未履行相关审批手续，给酒店造成损失。对封样样品保管不善，导致样品损坏、丢失或变质，无法进行质量追溯。在选样封样工作中，违反法律法规、行业标准及酒店其他相关规定的其他行为。（二）责任追究措施及流程1.调查核实对于发现的违规行为，由酒店内部审计部门或相关管理部门进行调查核实。调查人员应收集相关证据，包括文件资料、证人证言、现场记录等，确保调查结果真实、准确。2.责任认定根据调查核实的情况，明确违规行为的责任主体，认定责任程度。责任主体包括直接责任人、相关部门负责人及其他负有管理责任的人员。3.追究处理根据责任认定结果，对违规责任主体进行相应的追究处理。追究处理方式包括但不限于批评教育、警告、罚款、降职、辞退等。对于给酒店造成经济损失的，责任主体应承担相应的赔偿责任。赔偿金额根据实际损失情况确定。4.记录存档将违规行为的调查处理情况进行详细记录，形成档案资料存档。档案资料应包括调查过程、责任认定结果、追究处理决定等内容，以便日后查阅和参考。六、附则（一）解释权本制度由酒店[具体部门名称]负责解释。在制度执行过程中，如遇有未尽事宜或对制度条款存在疑问，由解释部门根据实际情况进行解释和说明。（二）修订与废止1.本