甲方资料员制度规范

PAGE甲方资料员制度规范一、总则（一）目的为加强公司甲方资料员管理，规范资料管理工作流程，确保项目资料的完整性、准确性和规范性，提高项目管理效率，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有作为甲方参与的工程项目中资料员的工作管理。（三）职责分工1.项目负责人负责统筹协调项目资料管理工作，确保资料管理工作与项目整体进度相匹配。审核重要资料文件，对资料管理工作的整体质量负责。2.资料员负责项目资料的收集、整理、归档、保管和移交等具体工作。按照相关标准和规范，对资料进行分类、编号、编目等处理，确保资料的系统性和完整性。协助项目负责人及其他部门完成与资料相关的工作任务，如提供资料查询、借阅等服务。二、资料收集与整理（一）收集范围1.工程前期文件项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等相关文件。建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等各类证照。2.设计文件初步设计图纸、施工图设计文件及设计变更文件等。3.施工过程文件施工单位的施工组织设计、施工方案、技术交底记录等。工程材料、构配件、设备的质量证明文件，如质量检验报告、合格证等。隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、检验批验收记录等施工质量验收文件。工程进度报告、工程例会纪要、施工日志等项目管理文件。4.监理文件监理规划、监理实施细则等监理工作文件。监理通知单、工程暂停令、工程复工令等监理指令文件。监理月报、监理工作总结等监理报告文件。5.竣工验收文件单位工程竣工验收报告、工程竣工验收备案表等竣工验收文件。工程竣工图，包括建筑、结构、给排水、电气等专业竣工图。（二）收集要求1.资料员应主动与项目各参建单位沟通协调，及时了解资料产生情况，确保资料收集的及时性。2.收集的资料应真实、有效，具有可追溯性，严禁伪造、篡改资料。3.对于外来文件，如政府部门发文、设计变更通知等，应确保文件的完整性，包括文件原件、附件及签收记录等。（三）整理原则1.按照工程项目的建设程序和资料形成的规律，对收集到的资料进行分类整理。2.资料应遵循真实性、完整性、准确性、系统性和时效性的原则进行整理，便于查阅和利用。3.同一类资料应按照时间顺序或重要程度进行排列，确保资料的逻辑性和连贯性。（四）整理方法1.资料分类按照工程前期文件、设计文件、施工过程文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行一级分类。在每一级分类下，再根据资料的具体内容进行二级分类，如施工过程文件可分为质量管理资料、安全管理资料、进度管理资料等。2.资料编号为便于资料的识别和管理，应对每份资料进行编号。编号应具有唯一性，能够反映资料的类别、年份、顺序等信息。编号格式可采用“项目名称资料类别年份顺序号”，例如：[项目名称]SG2023001，表示该项目施工管理资料类别下2023年的第1份资料。3.资料编目对整理好的资料编制目录，目录应包括资料编号、资料名称、日期、来源等信息。目录应清晰、准确，便于查阅资料时快速定位。三、资料归档与保管（一）归档要求1.资料归档应按照分类整理的结果，及时将各类资料移交至公司档案室或指定的资料存储地点。2.归档资料应齐全完整，如有缺项应及时补齐。对于重要资料，应留存备份，以防丢失或损坏。3.归档资料应进行装订或装盒，并在封面和盒脊上注明资料名称、编号、日期等信息，便于识别和管理。（二）保管期限1.工程前期文件、设计文件、监理文件等资料应长期保管。2.施工过程文件中的质量管理资料、安全管理资料等重要资料应保管至工程竣工后至少5年。3.工程进度报告、施工日志等一般性资料可保管至工程竣工后12年。4.竣工验收文件应永久保管。（三）保管环境1.资料存储地点应具备良好的通风、防潮、防火、防虫等条件，确保资料的安全存储。2.应设置专门的资料架或资料柜，对资料进行分类存放，并定期对资料进行检查和清理，防止资料霉变、损坏或丢失。四、资料借阅与使用（一）借阅流程1.内部人员借阅资料时，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.《资料借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交资料员办理借阅手续。3.资料员根据申请表内容，核实资料库存情况，如资料可供借阅，则在申请表上签字确认，并将资料提供给借阅人。4.借阅人应在规定的归还日期前归还资料，如需延期归还，应提前向资料员提出申请，并说明延期原因。（二）使用规定1.借阅人应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得在资料上涂改、损坏或遗失。2.借阅人如需复印或摘录资料内容，应经资料员同意，并按照规定进行登记。3.借阅人使用完资料后，应及时归还资料员，资料员应对归还的资料进行检查，如发现资料有损坏或遗失情况，应及时追究借阅人的责任。五、资料移交与销毁（一）移交规定1.工程项目竣工后，资料员应按照档案管理的要求，将整理好的项目资料移交至公司档案室。2.移交资料时，应编制《资料移交清单》，清单内容包括资料名称、编号、数量等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.档案室应对移交的资料进行审核，如发现资料不符合要求，应及时通知资料员进行整改，直至资料符合移交标准。（二）销毁程序1.对于保管期限已满且无保存价值的资料，由资料员提出销毁申请，并填写《资料销毁申请表》。申请应说明销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《资料销毁申请表》经项目负责人审核同意后，报公司档案管理部门审批。3.档案管理部门审批通过后，指定专人负责资料销毁工作。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁资料名称、编号、数量等信息，并由监销人签字确认。4.销毁记录应与《资料销毁申请表》一并归档保存。六、资料信息化管理（一）建立资料管理信息系统1.公司应建立完善的资料管理信息系统，实现资料的电子化存储、检索、查询和共享等功能。2.资料管理信息系统应与项目管理其他系统进行集成，确保资料信息与项目进度、质量、安全等信息的实时同步和交互。（二）资料录入与维护1.资料员应及时将收集整理好的资料录入资料管理信息系统，确保系统中资料信息的准确性和完整性。2.定期对资料管理信息系统中的资料进行维护，包括更新资料编号、补充资料内容、修正错误信息等，保证系统数据的时效性。（三）信息安全管理1.加强资料管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，确保不同人员只能访问其权限范围内的资料信息。2.定期对资料管理信息系统进行备份，防止数据丢失。同时，做好数据安全保密工作，防止资料信息泄露。七、培训与考核（一）培训计划1.公司应制定甲方资料员培训计划，定期组织资料员参加业务培训，提高资料员的专业素质和业务能力。2.培训内容包括工程建设法律法规、工程资料管理标准规范、资料管理软件应用等方面。（二）培训方式1.内部培训：由公司内部经验丰富的资料员或相关专家进行授课，分享工作经验和技巧。2.外部培训：选派资料员参加行业主管部门、专业培训机构组织的培训课程，及时了解行业最新动态和要求。3.在线学习：鼓励资料员利用网络学习平台，自主学习资料管理相关知识，拓宽知识面。（三）考核机制1.建立甲方资料员考核机制，定期对资料员的工作表现进行考核评价。2.考核内容包括资料收集整理的及时性、准确性、完整性，资料归档保管的规范性，资料借阅使用的合规性，资料信息化管理的水平等方面。3.根据考核