现金制度管理规范

PAGE现金制度管理规范一、总则（一）目的本规范旨在加强公司现金管理，确保现金收付的安全、准确、及时，防范现金管理风险，维护公司正常的财务秩序，保障公司资金的合理使用和有效运作。（二）适用范围本规范适用于公司总部及所属各分支机构、子公司涉及现金收付的各项业务活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家有关现金管理的法律法规、规章制度以及金融监管要求，确保公司现金业务操作合法合规。2.安全性原则：建立健全现金安全管理制度，采取有效措施保障现金资产的安全，防止现金被盗、丢失、挪用等风险。3.准确性原则：现金收付业务应当准确记录，确保账实相符，数据真实可靠，避免出现差错和舞弊行为。4.效率性原则：在保证现金安全和准确的前提下，优化现金业务流程，提高现金使用效率，减少资金闲置，降低资金成本。二、现金管理职责分工（一）财务部门职责1.负责制定和完善公司现金管理制度，并组织实施和监督检查。2.负责现金收付业务的核算与管理，确保现金收支记录准确、及时、完整。3.负责现金库存的管理，定期进行现金盘点，保证账实相符。4.负责与开户银行沟通协调，办理现金存取等相关业务，确保现金收付渠道畅通。5.负责对涉及现金业务的人员进行培训和指导，提高其现金管理意识和业务水平。（二）业务部门职责1.负责本部门现金收入与支出业务的申请、审批和执行，确保现金收支符合公司规定和业务实际需要。2.配合财务部门做好现金管理相关工作，及时提供与现金业务有关的资料和信息。3.负责对本部门现金收支业务的真实性、合法性和合理性进行审核，防范业务风险。（三）审批人员职责1.按照公司规定的审批流程和权限，对现金收支业务进行审批，确保审批意见准确、合理。2.对现金收支业务的真实性、合法性和必要性进行审查，防范违规操作和资金风险。3.对审批后的现金收支业务负责，如因审批失误导致公司损失，承担相应责任。（四）现金保管人员职责1.负责保管公司现金，确保现金安全存放，防止现金被盗、丢失等情况发生。2.严格按照现金收付业务流程进行操作，准确收付现金，及时登记现金日记账。3.每日营业终了，将现金缴存银行或放入公司指定的保险柜妥善保管，不得擅自留存超额现金。4.定期与财务部门核对现金库存，做到账实相符，发现问题及时报告。三、现金收入管理（一）收入范围公司现金收入主要包括：销售商品、提供劳务收到的现金；收到的租金、押金、违约金等其他现金收入；收回的备用金、差旅费借款等现金款项。（二）收款流程1.业务发生：业务部门在销售商品、提供劳务或发生其他应收款项时，应及时与客户签订合同或协议，明确收款方式、金额、时间等条款。2.开具票据：根据业务性质和客户要求，开具相应的发票或收款收据。发票开具应符合国家税收法律法规规定，确保内容真实、准确、完整。收款收据应加盖公司财务专用章或发票专用章，并按顺序编号使用。3.收款确认：业务人员收到现金后，应立即填写收款清单，注明收款日期、客户名称、收款金额、款项来源等信息，并签字确认。收款清单应一式多联，分别交财务部门、业务部门留存。4.款项缴存：现金保管人员收到业务人员交来的现金后，应在收款清单上签收，并及时将现金缴存银行。缴存现金时，应填写现金缴款单，注明缴款日期、缴款单位、款项来源、金额等信息，并确保现金与缴款单金额一致。5.账务处理：财务部门根据收款清单、现金缴款单等原始凭证，及时进行账务处理，登记现金日记账和相关明细账，确保现金收入记录准确、及时。（三）特殊情况处理1.对于收到的大额现金收入，应提前与开户银行沟通，预约上门收款或采取其他安全的收款方式，确保现金安全缴存银行。2.如因客户原因无法当场开具发票或收款收据的，业务人员应在规定时间内将发票或收款收据送达客户，并做好签收记录。同时，财务部门应做好相应的账务处理和跟踪管理。3.对于因业务纠纷等原因导致现金收入存在争议的，业务部门应及时与财务部门沟通，共同协商解决方案。在争议未解决之前，不得擅自处理相关现金收入。四、现金支出管理（一）支出范围公司现金支出主要包括：支付员工工资、奖金、津贴、补贴等薪酬福利；支付差旅费、业务招待费、办公费等日常费用；支付货款、采购款等供应商款项；支付租金、水电费、物业费等其他费用。（二）支出审批1.申请：业务部门或相关人员根据业务需要，填写现金支出申请表，注明支出事由、金额、支付对象、支付方式等信息，并签字确认。现金支出申请表应附相关的合同、协议、发票、报销凭证等证明材料。2.初审：业务部门负责人对现金支出申请表及相关证明材料进行初审，审核支出事项的真实性、合法性和合理性，签署初审意见后报财务部门。3.财务审核：财务部门对现金支出申请表及相关证明材料进行审核，重点审核支出是否符合公司财务制度和预算安排，票据是否合规、齐全，金额计算是否准确等。审核无误后，报审批人员审批。4.审批：审批人员根据公司规定的审批权限，对现金支出进行审批。审批通过后，在现金支出申请表上签署审批意见。对于重大现金支出事项，应经公司管理层集体决策审批。（三）支付流程1.准备支付：现金保管人员根据审批后的现金支出申请表，准备好相应金额的现金，并在现金支出申请表上签字确认。2.支付款项：现金保管人员按照支付对象和支付方式，将现金支付给收款人。支付现金时，应要求收款人在现金支出申请表上签字确认，并注明身份证号码等信息。3.账务处理：财务部门根据现金支出申请表及收款人签字确认的凭证，及时进行账务处理，登记现金日记账和相关明细账，确保现金支出记录准确、及时。（四）特殊情况处理1.对于因紧急业务需要支付现金的情况，业务部门应提前向财务部门说明情况，并经相关领导特批后，方可办理现金支付手续。支付后，应及时补办相关审批和手续。2.如因收款人原因无法直接收取现金的，可采取委托收款等方式进行支付。委托收款时，应签订委托收款协议，明确双方权利义务，并确保委托收款手续合法合规。3.对于支付给个人的现金款项，如超过规定金额的，应通过银行转账等方式支付，确需现金支付的，应严格按照国家有关规定履行相关手续，并加强对支付过程的监督。五、现金库存管理（一）库存限额设定1.公司根据日常现金收支业务量和资金周转情况，合理核定现金库存限额。现金库存限额原则上以满足公司35天日常零星现金支出为标准。2.现金库存限额由财务部门提出申请，报公司管理层审批后执行。库存限额一经确定，不得随意变更。如需调整，应重新履行审批手续。（二）库存现金保管1.公司应设置专门的保险柜用于存放现金，保险柜应放置在安全、隐蔽的场所，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.现金保管人员应严格遵守现金保管制度，确保现金存放安全。每日营业终了，应将现金清点无误后放入保险柜，并锁好柜门。保险柜钥匙和密码应分别由不同人员保管，不得将钥匙和密码交予同一人。3.严禁将现金与私人财物混放，严禁白条抵库、挪用现金等违规行为。（三）现金盘点1.财务部门应定期对现金库存进行盘点，确保账实相符。现金盘点分为日常盘点和定期盘点。日常盘点由现金保管人员自行进行，每日营业终了后，应核对现金日记账余额与实际库存现金金额是否一致。定期盘点由财务部门组织，每月至少进行一次全面盘点，盘点时应编制现金盘点表，详细记录盘点情况。2.现金盘点人员应包括财务部门负责人、现金保管人员等。盘点过程中，应认真核对现金的种类、数量、金额等信息，如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的账务处理和调整。3.对于现金盘点中发现的长款或短款情况，应及时报告财务部门负责人，并进行深入调查。如属于正常误差，应经批准后进行账务调整；如属于人为原因导致的长款或短款，应追究相关人员的责任。六、现金业务监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对现金管理制度的执行情况进行审计监督，检查现金收支业务的合规性、准确性和内部控制的有效性。内部审计人员应通过查阅凭证、账簿、报表等资料，实地盘点现金库存，询问相关人员等方式，对现金业务进行全面审查。2.对于审计中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。对违反现金管理制度的行为，应按照公司规定进行严肃处理，并追究相关人员的责任。（二）财务部门自查1.财务部门应建立健全现金业务自查制度，定期对现金管理工作进行自查自纠。自查内容包括现金管理制度的执行情况、现金收支业务的操作流程、现金库存管理等方面。2.财务部门负责人应定期组织召开现金管理工作会议，分析总结现金管理工作中存在的问题，研究制定改进措施，不断提高现金管理水平。3.财务部门应将自查情况形成书面报告，报公司管理层和上级主管部门备案。对于自查中发现的重大问题，应及时向上级报告，并采取有效措施进行整改。（三）外部监督检查1.公司应积极配合国家有关部门和开户银行对现金业务的监督检查，如实提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查中提出的意见和建议，公司应认真对待，及时整改落实，并将整改情况反馈给相关部门。七、现金业务风险防范（一）风险识别与评估1.公司应建立现金业务风险识别与评估机制，定期对现金管理过程中可能面临的风险进行识别、评估和分析。风险识别应涵盖现金收付、库存管理、账务处理、人员操作等各个环节。2.风险评估应根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行量化评估，确定风险等级。对于高风险事项，应重点关注并采取有效措施加以防范。（二）风险应对措施1.制度建设：完善现金管理制度，明确各岗位职责和操作流程，加强内部控制，从制度层面防范现金业务风险。2.人员培训：加强对涉及现金业务人员的培训，提高其风险意识和业务水平，确保现金业务操作规范、准确。3.技术防范：利用现代信息技术手段，如安装监控设备、使用财务管理