规范意见箱管理制度

PAGE规范意见箱管理制度一、总则（一）目的为了进一步加强公司民主管理，畅通员工沟通渠道，广泛听取员工意见和建议，及时发现和解决公司管理中存在的问题，特制定本意见箱管理制度。本制度旨在确保意见箱的有效运行，保障员工充分行使民主权利，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及与公司有业务往来的相关方，包括供应商、客户等。（三）基本原则1.保密性原则：对意见箱中反映的问题和意见严格保密，保护提意见人员的隐私，确保其不会因提出意见而受到不利影响。2.客观性原则：对意见和建议进行客观公正的分析和处理，不偏袒任何一方，以事实为依据，以公司利益为出发点。3.及时反馈原则：对意见箱中反映的问题及时进行处理，并将处理结果及时反馈给提意见人员，做到事事有回应。二、意见箱设置（一）设置地点1.在公司办公区域显著位置设置意见箱，如公司大堂、各楼层电梯口附近等，方便员工及相关方投递意见。2.根据公司实际情况，可在各部门办公室附近增设意见箱，以便更有针对性地收集部门内部的意见和建议。（二）意见箱标识意见箱应统一标识，标明“意见箱”字样，并注明公司名称。意见箱外观应保持整洁、完好，不得有损坏或涂鸦现象。（三）意见箱钥匙管理意见箱钥匙由专人保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。钥匙应妥善存放，防止丢失或被盗。开启意见箱时，应由保管人员和监审部门人员共同在场，确保开箱过程的公正性和透明度。三、意见收集（一）投递方式1.员工及相关方可以采用匿名或实名方式将意见和建议写在纸条上，放入意见箱。2.鼓励员工及相关方通过电子邮件、内部办公系统等方式将意见和建议发送至指定邮箱或平台，邮件主题应注明“意见箱[具体内容]”，以便于分类整理。（二）收集频率1.公司安排专人定期收集意见箱中的信件，每周至少收集一次，确保意见能够及时被发现和处理。2.在公司重大决策、重要活动期间，可适当增加意见箱收集频率，以便及时了解员工及相关方的关注点和需求。（三）信件整理1.收集到的信件应由专人进行整理，按照内容分类，如管理类、生产类、福利类等。2.对每封信件进行编号登记，记录投递时间、投递人（如为实名）、意见内容等详细信息，建立意见箱信件台账。四、意见处理（一）初审1.整理后的意见信件由监审部门进行初审，根据意见的性质和涉及范围，确定是否属于本制度适用范围。2.对于不属于本制度适用范围的意见，如个人诉求、业务咨询等，应及时转交给相关部门或人员进行处理，并告知提意见人员。（二）分类处理1.对于初审通过的意见，根据其内容进行分类，分别提交给相关职能部门进行处理。2.属于管理类的意见，如对公司规章制度、工作流程等方面的建议，提交给行政管理部门进行研究和处理；属于生产类的意见，如对生产工艺、设备维护等方面的建议，提交给生产管理部门进行分析和改进。（三）处理流程1.相关职能部门收到意见后应及时进行调查核实，制定具体的处理措施和解决方案。2.对于能够立即解决的问题，应在规定时间内给予答复和处理；对于需要一定时间和资源才能解决的问题，应制定详细的工作计划，并向提意见人员说明处理进度和预计完成时间。3.在处理意见过程中，如涉及多个部门协同工作，应明确牵头部门和配合部门的职责，确保处理工作顺利进行。（四）反馈机制1.处理结果应及时反馈给提意见人员，反馈方式可采用书面回复、电话沟通或在公司内部公告等形式。2.对于匿名投递的意见，可通过公司内部办公系统、公告栏等渠道发布处理结果，确保提意见人员能够知晓处理情况。3.如提意见人员对处理结果不满意或有其他疑问，可在规定时间内提出申诉，公司应重新进行调查核实，并给予进一步的解释和说明。五、监督与考核（一）监督机制1.监审部门负责对意见箱管理制度的执行情况进行监督检查，定期对意见箱的收集、处理情况进行抽查。2.设立意见箱监督举报电话和邮箱，接受员工及相关方对意见箱管理工作中存在的问题进行监督举报。对于举报内容，监审部门应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给举报人。（二）考核办法1.将意见箱管理工作纳入公司绩效考核体系，对相关职能部门和人员的工作表现进行考核评价。2.考核指标包括意见收集的及时性、处理的有效性、反馈的满意度等方面。对于在意见箱管理工作中表现优秀的部门和人员，给予表彰和奖励；对于工作不力、导致意见处理不及时或影响公司形象的部门和人员，进行相应的处罚。六、保密规定（一）保密责任1.公司所有参与意见箱管理工作的人员，包括信件整理人员、处理人员、监审人员等，均负有保密责任。2.不得泄露意见箱中反映的任何信息，不得将意见内容用于非工作目的或向无关人员透露。（二）保密措施1.意见箱信件台账应妥善保管，存放于安全保密的场所，未经授权不得查阅。2.在意见处理过程中，涉及意见内容的讨论和决策应在保密环境下进行，避免信息泄露。3.对于因工作需要必须接触意见内容的人员，应与其签订保密协议，明确保密义务和违约责任。七、附则（一）解释权本制度由公司行政管理部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未涵盖的情况或需要进一步明确的事项，由行政管理部门根据实际情况进行研究和解释。（二）修订与废止1.本制度应根据公司发展战略、管理要求和实际运行情况适时进行修订，确保制度的科学性和有效性。2.