规范健全谈话制度

PAGE规范健全谈话制度一、总则（一）目的为进一步加强公司内部管理，规范沟通交流机制，确保信息传递的准确性、及时性和有效性，提高工作效率，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本谈话制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各级管理人员与员工之间、员工与员工之间的各类谈话活动，包括但不限于工作安排、绩效沟通、问题反馈、意见建议交流等。（三）基本原则1.平等尊重原则：谈话双方应在平等的基础上进行交流，尊重对方的意见和感受，营造良好的沟通氛围。2.实事求是原则：谈话内容应基于事实，客观公正地反映问题和情况，不得夸大或歪曲事实。3.及时有效原则：谈话应及时进行，确保信息能够及时传递和处理，避免延误和误解，提高工作效率。4.保密性原则：对于谈话过程中涉及的公司机密信息、个人隐私等内容，谈话双方应严格保密，不得泄露。二、谈话类型及要求（一）工作安排谈话1.适用场景：上级管理人员向下属员工布置工作任务、明确工作目标、要求和期限等。2.谈话要求上级管理人员应提前明确工作任务的具体内容、质量标准、时间节点和资源需求等信息。在谈话过程中，应清晰、准确地传达工作要求，确保下属员工理解工作任务的重要性和紧迫性。鼓励下属员工提出疑问和建议，对于合理的意见应予以采纳和调整。谈话结束后，应形成明确的工作记录，包括工作任务、责任人、时间节点等，并双方签字确认。（二）绩效沟通谈话1.适用场景：定期或不定期地对员工的工作绩效进行评估和沟通，反馈工作表现，提出改进建议和发展方向。2.谈话要求上级管理人员应提前收集和整理员工的工作绩效数据，包括工作成果、工作态度、工作能力等方面的表现。在谈话过程中，应客观、公正地评价员工的工作绩效，肯定成绩，指出不足，并提出具体的改进建议和发展计划。鼓励员工积极参与谈话，表达自己的想法和感受，共同探讨提高工作绩效的方法和途径。谈话结束后，应形成绩效沟通记录，双方签字确认，并作为员工绩效考核的重要依据。（三）问题反馈谈话1.适用场景：员工向上级管理人员反馈工作中遇到的问题、困难或对公司管理、工作流程等方面的意见和建议。2.谈话要求员工应提前准备好问题反馈的内容，包括问题的具体情况、产生的原因、对工作的影响以及自己的初步想法和建议。在谈话过程中，应保持冷静和客观，清晰、准确地表达问题，避免情绪化的表达。上级管理人员应认真倾听员工的反馈，给予积极的回应和支持，对于能够当场解决的问题应及时处理，对于需要进一步研究和协调的问题应明确回复时间和处理措施。谈话结束后，应形成问题反馈记录，对于重要问题应及时提交相关部门进行处理，并跟踪处理结果。（四）意见建议交流谈话1.适用场景：鼓励员工就公司发展战略、业务拓展、管理创新等方面提出自己的意见和建议，促进公司的持续发展。2.谈话要求谈话双方应保持开放的心态，积极参与交流，充分发表自己的观点和想法。对于员工提出的意见和建议，应认真倾听和分析，对于合理、可行的建议应给予充分的肯定和支持，并及时纳入公司的决策参考。对于暂时无法采纳的建议，应向员工说明原因，争取员工理解，并鼓励员工继续关注公司发展，提出更多有价值的建议。谈话结束后，应形成意见建议交流记录，对于重要的意见和建议应及时提交公司管理层进行研究和决策。三、谈话流程（一）谈话准备1.确定谈话主题和目的：根据工作需要或员工需求，明确谈话的主题和目的，以便有针对性地进行谈话。2.选择谈话时间和地点：选择合适的时间和地点进行谈话，确保谈话不受干扰，能够顺利进行。3.收集相关信息：谈话双方应提前收集与谈话主题相关的信息，如工作数据、问题情况、意见建议等，以便在谈话过程中能够充分交流。（二）谈话实施1.开场介绍：谈话开始时，应简要介绍谈话的主题、目的和议程，让对方了解谈话的大致内容和流程。2.沟通交流：按照谈话主题和目的，双方进行充分的沟通交流，表达自己的观点、想法和意见，倾听对方的反馈和建议。在交流过程中，应注意语言表达、语气态度和沟通技巧，保持良好的沟通氛围。3.记录要点：谈话过程中，应安排专人负责记录谈话要点，包括重要观点、问题、建议等，确保记录的准确性和完整性。记录可以采用书面记录或电子记录的方式。4.总结归纳：谈话结束前，应对谈话内容进行总结归纳，明确达成的共识、存在的问题和下一步的行动计划等，并向对方进行确认。（三）谈话后续1.整理谈话记录：谈话结束后，应及时对谈话记录进行整理和完善，确保记录内容清晰、准确、完整。2.落实行动计划：根据谈话达成的共识和确定的行动计划，相关责任人应及时组织实施，并跟踪落实情况，确保问题得到解决，工作得到推进。3.反馈谈话结果：将谈话结果及时反馈给相关人员，让其了解谈话的进展和成效，同时接受其监督和评价。四、谈话记录与存档（一）记录要求1.内容完整：谈话记录应包括谈话的时间、地点、参与人员、谈话主题、谈话内容要点（包括双方的观点、意见、建议、问题等）、达成的共识、下一步行动计划等内容，确保记录全面反映谈话的实际情况。2.表述准确：记录人员应客观、准确地记录谈话内容，避免主观臆断和模糊不清的表述。对于重要观点和关键语句，应尽量采用原话记录。3.格式规范：谈话记录应采用统一的格式进行记录，包括标题、编号、正文、落款等部分，确保记录的规范性和一致性。（二）存档管理1.分类存档：谈话记录应按照谈话类型、时间顺序等进行分类存档，便于查找和查阅。2.电子存档与纸质存档相结合：为了便于保存和管理，谈话记录应同时进行电子存档和纸质存档。电子存档应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并定期进行备份；纸质存档应整理成册，存放在专门的档案柜中。3.存档期限：谈话记录的存档期限应根据公司相关规定执行，一般情况下，重要谈话记录应长期保存，以便作为公司管理决策、工作考核、问题追溯等方面的重要依据。五、谈话监督与考核（一）监督机制1.内部监督：公司内部设立专门的监督机构或人员，对谈话制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查，确保谈话活动按照规定的流程和要求进行。2.员工监督：鼓励员工对谈话制度的执行情况进行监督，如发现谈话过程中存在不规范行为或违反原则的情况，可以向上级领导或相关部门进行反映。3.监督反馈与整改：对于监督检查中发现的问题，应及时进行反馈，并要求相关责任人进行整改。整改情况应进行跟踪和记录，确保问题得到彻底解决。（二）考核机制1.纳入绩效考核：将谈话制度的执行情况纳入员工绩效考核体系，作为评价员工工作表现和职业素养的重要指标之一。对于积极参与谈话、沟通效果良好、能够有效解决问题的员工，应给予适当的加分奖励；对于不重视谈话、沟通不畅、导致工作延误或出现问题的员工，应给予相应的扣分处罚。2.与晋升、奖励挂钩：谈话制度的执行情况与员工的晋升、奖励