管理规范存档制度

PAGE管理规范存档制度一、总则（一）目的为加强公司/组织的文件资料管理，确保各类文件资料的完整性、准确性和安全性，便于查阅、利用和追溯，特制定本管理规范存档制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位所产生的各类文件资料，包括但不限于合同协议、报告报表、规章制度、技术文档、会议纪要、工作计划与总结等。（三）基本原则1.集中统一原则：公司/组织的文件资料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责。2.分类管理原则：按照文件资料的来源、内容、性质等进行分类，便于查找和管理。3.真实准确原则：确保存档的文件资料真实、准确、完整，与实际情况相符。4.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止文件资料的泄露、丢失和损坏。二、存档文件资料的分类与编号（一）分类1.行政文件类：包括公司/组织的各类规章制度、通知公告、工作计划与总结、会议纪要等。2.业务合同类：涵盖与客户、供应商签订的各类合同协议、订单等。3.财务文件类：包含财务报表、账目凭证、审计报告等。4.技术文档类：涉及产品研发、工艺流程、技术标准等方面的文件资料。5.人事档案类：包括员工的个人简历、劳动合同、培训记录、绩效考核等。6.其他类：如各类证书、荣誉文件、宣传资料等不属于上述分类的文件资料。（二）编号1.对每一类文件资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.编号格式可根据实际情况设定，例如：行政文件类以“XZ”开头，业务合同类以“HT”开头，财务文件类以“CW”开头，技术文档类以“JS”开头，人事档案类以“RS”开头，其他类以“QT”开头，后面依次加上年份、序号等。3.示例：“XZ2023001”表示2023年的第1份行政文件。三、存档文件资料的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门文件资料的收集工作，确保文件资料及时、完整地收集上来。2.对于外来文件，如上级部门下发的文件、客户提供的资料等，由相关接收人员及时将其交至档案管理部门。3.文件资料收集人员应定期对收集到的文件资料进行清理，检查是否有遗漏或重复的情况。（二）整理1.档案管理部门对收集上来的文件资料进行整理，按照分类和编号规则进行分类编号。2.对文件资料进行装订、编目，编制文件资料目录清单，注明文件资料的名称、编号、日期、来源等信息。3.对于破损、褪色的文件资料，应进行修复或复制；对于电子文件，应进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性。四、存档文件资料的存储与保管（一）存储方式1.根据文件资料的性质和数量，选择合适的存储方式，如纸质档案柜存储、电子存储设备存储等。2.纸质文件资料应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风，防止文件资料受潮、发霉、虫蛀等。3.电子文件资料应存储在安全可靠的存储设备上，如服务器、硬盘、光盘等，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）保管要求1.档案管理部门应建立健全文件资料保管制度，明确保管人员的职责和权限。2.保管人员应定期对文件资料进行检查和盘点，确保文件资料的安全和完整。3.对于重要的文件资料，应采取加密、限制访问等安全措施，防止泄露。4.文件资料的保管期限应根据相关法律法规和公司/组织的规定确定，期满后按照规定进行销毁或继续保存。五、存档文件资料的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅文件资料应填写查阅申请表，注明查阅目的、文件资料名称和编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的文件资料，查阅人员应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自复制、传播。3.外部单位查阅公司/组织文件资料，应提前提交查阅申请，经公司/组织主管领导审批同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）利用规定1.查阅人员应爱护文件资料，不得在文件资料上涂改、标记、污损等。2.如需复制文件资料，应按照规定办理复制手续，注明复制用途和份数等信息。3.档案管理部门应建立文件资料查阅利用登记制度，详细记录查阅利用情况，包括查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅文件资料名称和编号等。六、存档文件资料的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对存档的文件资料进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。2.鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门共同进行，根据文件资料的性质、内容、时间等因素，综合判断其保存价值。3.对于已失去保存价值的文件资料，应填写文件资料销毁鉴定表，注明文件资料名称、编号、日期、来源、销毁原因等信息，并经相关部门负责人和公司/组织主管领导审批。（二）销毁1.经鉴定批准销毁的文件资料，应按照规定的程序进行销毁。2.纸质文件资料应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；电子文件资料应采用格式化、删除等方式进行销毁，并确保无法恢复。3.销毁过程应由专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在文件资料销毁鉴定表上签字确认。4.档案管理部门应建立文件资料销毁台账，记录销毁文件资料的名称、编号、日期、