谈话制度执行不规范

PAGE谈话制度执行不规范一、总则（一）目的为加强公司内部管理，确保谈话制度的有效执行，规范工作流程，提高沟通效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司全体员工，包括各级管理人员、普通员工以及涉及谈话相关工作的所有人员。（三）基本原则1.合法性原则：谈话制度的执行必须符合国家法律法规以及公司的各项规章制度要求，确保所有谈话活动在合法合规的框架内进行。2.真实性原则：谈话内容应真实、准确、客观，不得隐瞒事实、歪曲真相，保证信息的可靠性。3.保密性原则：对于谈话过程中涉及的机密信息、个人隐私等内容，谈话人员应严格保密，不得泄露给无关人员。4.及时性原则：谈话应及时进行，根据工作需要和实际情况，合理安排谈话时间，确保问题得到及时沟通和解决。二、谈话制度执行规范（一）谈话准备1.明确谈话目的：谈话人员应在谈话前清晰确定谈话的目的，例如了解工作进展、解决问题、沟通思想、进行绩效评估等，以便有针对性地组织谈话内容。2.确定谈话对象：根据谈话目的，准确选定谈话对象，确保谈话对象与谈话主题相关且具备必要的信息和知识。3.收集相关资料：谈话人员应提前收集与谈话主题相关的资料，如工作数据、文件记录、前期沟通情况等，为谈话提供充分的依据。4.选择合适的谈话时间和地点：谈话时间应选择双方都较为方便且无干扰的时段，地点应安静、舒适，有利于谈话的顺利进行。（二）谈话过程1.开场沟通：谈话开始时，谈话人员应简要介绍谈话的目的和大致流程，让谈话对象对谈话有清晰的了解，营造轻松、开放的谈话氛围。2.提问与倾听：谈话过程中，谈话人员应通过提问引导谈话对象表达观点和想法，同时认真倾听，给予对方充分的表达机会，不打断、不急于评判。3.表达清晰准确：谈话人员应使用简洁明了、准确规范的语言表达自己的观点和意见，避免模糊不清或产生歧义。4.记录关键信息：对于谈话过程中的重要观点、问题、建议等关键信息，谈话人员应及时进行记录，确保信息的完整性和准确性。5.控制谈话节奏：谈话人员应根据谈话进展情况，合理控制谈话节奏，避免出现时间过长或过短、话题偏离等情况。（三）谈话结束1.总结归纳：谈话结束时，谈话人员应对谈话内容进行总结归纳，强调重点内容，确保双方对谈话结果达成共识。2.明确下一步行动：根据谈话结果，明确下一步的工作任务、责任人和时间节点，确保谈话能够产生实际的工作效果。3.感谢与反馈：谈话人员应感谢谈话对象的参与和配合，并告知对方如有任何疑问或反馈可随时沟通。三、谈话记录管理（一）记录要求1.内容完整：谈话记录应详细记录谈话的时间、地点、谈话人员、谈话主题、谈话内容、关键信息、结论以及下一步行动等内容，确保记录完整无遗漏。2.格式规范：谈话记录应采用统一的格式进行记录，包括标题、正文、落款等部分，正文部分应条理清晰、层次分明。3.语言准确：记录语言应准确反映谈话内容，避免使用模糊、不确定的词汇，对于谈话对象的原话应尽量准确记录。（二）记录保存1.定期整理：谈话记录形成后，谈话人员应及时对记录进行整理，确保内容清晰、易于查阅。2.归档保存：整理后的谈话记录应按照公司档案管理规定进行归档保存，确定合理的保存期限，以便日后查阅和参考。3.电子备份：除纸质记录外，谈话记录还应进行电子备份，存储在安全可靠的电子存储设备中，并定期进行数据维护，防止数据丢失或损坏。（三）查阅与使用1.查阅权限：严格限定谈话记录的查阅权限，只有经过授权的人员才能查阅相关记录，并遵守查阅登记制度。2.使用规范：查阅人员应妥善保管谈话记录，不得擅自复制、传播或用于其他非授权目的，如需使用记录内容，应按照规定的程序进行申请和审批。四、监督与考核（一）监督机制1.内部监督：公司内部设立专门的监督小组，定期对谈话制度的执行情况进行检查和监督，及时发现问题并督促整改。2.自我监督：谈话人员应自觉遵守谈话制度，对自身的谈话行为进行自我监督，确保谈话过程规范、有效。3.外部监督：接受上级主管部门、监管机构以及社会公众的监督，积极配合外部监督检查工作，及时反馈和整改存在的问题。（二）考核标准1.谈话准备情况：考核谈话人员是否按照规定进行谈话准备，包括明确谈话目的、确定谈话对象、收集相关资料、选择合适的谈话时间和地点等。2.谈话过程表现：考核谈话人员在谈话过程中的沟通能力、倾听能力、表达能力、记录能力以及对谈话节奏的控制能力等。3.谈话记录质量：考核谈话记录是否完整、准确、规范，是否符合记录要求和保存规定。4.谈话效果评估：根据谈话后工作的进展情况、问题解决效果等，评估谈话是否达到预期目的，是否对工作产生积极影响。（三）考核结果应用1.绩效挂钩：将谈话制度执行情况的考核结果与员工的绩效考核挂钩，作为员工绩效评定、薪酬调整、晋升晋级等的重要依据。2.培训与改进：对于谈话制度执行不规范的员工，根据考核结果制定针对性的培训计划，帮助其提升谈话能力和执行规范水平，促进其改进工作。五、违规处理（一）违规行为界定1.违反谈话制度规定：如未按规定进行谈话准备、谈话过程中违反基本原则、未按要求记录谈话内容等。2.泄露谈话机密信息：将谈话过程中涉及的机密信息、个人隐私等泄露给无关人员。3.谈话记录造假：故意编造、篡改谈话记录内容，以达到不正当目的。（二）处理措施1.警告：对于初次违规且情节较轻的人员，给予警告处分，责令其立即整改，并在公司内部进行通报批评。2.罚款：根据违规情节的严重程度，对违规人员处以一定金额的罚款，罚款金额应在公司规定的范围内。3.绩效扣分：在绩效考核中对违规人员进行相应的绩效扣分，影响其绩效评定结果和薪酬待遇。4.降职或辞退：对于违规情节严重、造成恶劣影响的人员，给予降职处理或直接辞退，解除劳动合同关系。（三）申诉与复查1.申诉渠道：员工如对违规处理结果有异议，可在规定时间内通过公司内部申诉渠道提出申诉，说明申诉理由和证据。2.复查程序：公司接到申诉后，应及时组织复查，对申诉事项进行全面调查核实，根据复查结果做出维持、变更或撤销原处理决定