档案馆进出制度规范

PAGE档案馆进出制度规范一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆的安全管理，确保档案资料的完整与安全，规范人员进出档案馆的行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织全体员工、外来访客以及临时进入档案馆区域的人员。（三）基本原则1.安全第一原则始终将档案资料的安全保护放在首位，严格控制人员进出，防止未经授权的访问、破坏或丢失档案。2.规范有序原则明确各类人员进出档案馆的流程和要求，确保人员进出有序，操作规范，避免混乱和违规行为。3.权责明确原则清晰界定不同人员在进出档案馆过程中的权利和责任，做到责任到人，便于管理和监督。二、人员分类及进出规定（一）本公司/组织员工1.日常工作需要进入档案馆的员工，应提前向所在部门负责人报备，说明进入档案馆的目的、预计停留时间等信息。2.员工凭本人有效工作证件进入档案馆。进入时，在档案馆入口处的门禁系统进行刷卡验证，验证通过后开启门禁进入。3.员工进入档案馆后，应按照指定的路线和区域活动，不得擅自进入未经授权的区域。如需查阅、借阅或使用特定档案资料，应遵循相应的档案查阅、借阅流程，在规定的地点进行操作。4.离开档案馆时，应再次通过门禁系统刷卡验证，确认无误后方可离开。如发现携带档案资料离开，应主动配合档案馆管理人员进行检查和登记，确保档案资料的安全。（二）外来访客1.因业务合作、参观交流等原因需要进入档案馆的外来访客，接待部门应提前与档案馆管理部门沟通协调，提交访客名单、来访目的、预计停留时间等详细信息，并获得档案馆管理部门的批准。2.访客进入档案馆前，需在档案馆入口处进行登记。登记内容包括访客姓名、单位名称、联系方式、来访目的、预计停留时间等。同时，访客需出示有效身份证件，经档案馆管理人员核实身份并确认已获批准后，发放临时参观证件。3.访客应在档案馆管理人员的陪同下进行参观或业务活动，不得擅自操作档案设备或查阅、借阅档案资料。如需查阅、借阅档案资料，必须按照本公司/组织的档案查阅、借阅规定，办理相关手续，并经档案馆负责人批准。4.参观或业务活动结束后，访客应将临时参观证件交还给档案馆管理人员，经检查无误后离开档案馆。（三）临时工作人员1.因临时性工作任务需要进入档案馆的临时工作人员，如档案整理人员、维修人员等，使用部门应提前向档案馆管理部门提交申请，说明临时工作人员的姓名、工作内容、预计工作时间等信息，并获得批准。2.临时工作人员进入档案馆时，应在入口处进行登记，并出示有效工作证件或临时工作证明。档案馆管理人员应告知其在馆内的工作纪律和注意事项。3.临时工作人员应在指定的工作区域内进行工作，不得随意进入其他区域。工作结束后，应及时清理工作现场，将工具和设备归位，并向档案馆管理人员报告工作完成情况。经检查无误后，方可离开档案馆。三、档案查阅、借阅管理（一）查阅规定1.本公司/组织员工因工作需要查阅档案资料，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、文号、日期、查阅目的等信息，并提交所在部门负责人审批。2.部门负责人根据工作实际情况进行审批，如同意查阅，在申请表上签字确认。3.申请人持经审批的《档案查阅申请表》到档案馆办理查阅手续。档案馆管理人员根据申请表内容，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。4.查阅档案时，应在档案馆指定的查阅区域内进行，不得擅自将档案带出查阅区域。如需复印档案资料，应按照规定办理复印手续，经档案馆管理人员审核同意后，在指定地点进行复印。5.查阅完毕后，应将档案资料及时归还档案馆管理人员，由管理人员进行核对和整理。（二）借阅规定1.本公司/组织员工因工作需要借阅档案资料，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、文号、日期、借阅目的、预计归还时间等信息，并提交所在部门负责人审批。2.部门负责人审核同意后，报档案馆负责人审批。档案馆负责人根据档案的重要性、保密性等因素进行综合评估，决定是否批准借阅。3.如借阅申请获得批准，申请人应与档案馆管理人员签订《档案借阅承诺书》，明确借阅期间的责任和义务，包括妥善保管档案、不得擅自转借他人、按时归还等。4.档案馆管理人员根据审批结果，向申请人提供相应的档案资料，并办理借阅登记手续。借阅登记内容包括借阅人姓名、单位名称、借阅档案名称、文号、日期、借阅期限等信息。5.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案馆管理人员提出申请，并获得批准。6.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或擅自拆卷。如发现档案资料有损坏或丢失情况，应及时向档案馆管理人员报告，并承担相应的赔偿责任。7.借阅期限届满，借阅人应按时将档案资料归还档案馆。档案馆管理人员对归还的档案进行检查和核对，如发现问题，及时与借阅人沟通解决。四、安全管理要求（一）门禁管理1.档案馆门禁系统应保持正常运行状态，定期进行维护和检查，确保门禁设备的安全性和可靠性。2.门禁卡仅限本人使用，不得转借他人。如发现门禁卡丢失或被盗，应立即向所在部门负责人报告，并及时到档案馆管理部门办理挂失和补办手续。3.未经授权人员不得擅自破坏或绕过门禁系统进入档案馆。如发现门禁系统出现故障或异常情况，应及时通知档案馆管理人员进行维修处理。（二）档案保管环境安全1.档案馆应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。2.保持档案馆内环境整洁、通风良好，温度、湿度应符合档案保管要求。定期对档案馆内的温湿度进行监测和记录，如发现异常情况，应及时采取措施进行调整。3.严格控制档案馆内的用电安全，不得私拉乱接电线，不得使用大功率电器设备。如因工作需要使用电器设备，应提前向档案馆管理人员申请，并在其指导下进行操作。（三）人员行为规范1.进入档案馆的人员应保持安静，不得大声喧哗或制造噪音，以免影响档案资料的保管环境和其他人员的工作。2.严禁在档案馆内吸烟、饮食、乱扔垃圾等行为。如需饮水，应使用自带的密封容器，不得在档案馆内随意倒水。3.不得在档案馆内进行任何可能损坏档案资料或设备的行为，如敲打、刻划、折叠档案等。如发现档案资料或设备有损坏情况，应及时向档案馆管理人员报告。4.未经档案馆管理人员允许，不得擅自拍照、录像或复制档案资料。如因特殊工作需要进行拍照、录像或复制，应按照规定办理相关手续，并在指定的范围内进行操作。五、监督与检查（一）内部监督1.档案馆管理部门应定期对本制度的执行情况进行内部检查，检查内容包括人员进出登记、档案查阅借阅手续、安全管理措施等方面。2.设立内部监督岗位或指定专人负责监督工作，对发现的问题及时进行记录和反馈，并督促相关人员进行整改。3.定期召开内部监督工作会议，总结分析制度执行过程中存在的问题，提出改进措施和建议，不断完善档案馆进出管理制度。（二）外部审计1.本公司/组织内部审计部门应定期对档案馆进出制度的执行情况进行审计，检查制度的合规性、有效性和完整性。2.审计部门可通过查阅相关文件、记录，实地观察，访谈相关人员等方式进行审计工作，并出具审计报告。3.根据审计报告中提出的问题和建议，档案馆管理部门应及时进行整改，确保制度的严格执行和档案资料的安全管理。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权擅自进入档案馆区域。2.未按规定办理档案查阅、借阅手续，擅自查阅、借阅档案资料。3.违反档案安全管理规定，如在档案馆内吸烟、饮食、乱扔垃圾，损坏档案资料或设备等。4.擅自将档案资料带出档案馆或转借他人。5.未按时归还借阅的档案资料。6.其他违反本制度规定的行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的人员，给予口头警告，并要求其立即改正违规行为。2.对于多次违规或情节较重的人员，将视情节轻重给予书面警告、罚款、暂停工作权限、解除劳动合同等处理措施。3.如因违规行为导致档案资料丢失、损坏