用字规范化制度要求

PAGE用字规范化制度要求一、总则（一）目的为了确保公司/组织在各类文件、资料、宣传等方面用字的规范化，提高信息传递的准确性和专业性，维护公司/组织的良好形象，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、各岗位在工作中涉及的所有文字使用，包括但不限于文件起草、报告撰写、宣传资料制作、会议记录、办公软件文档等。（三）基本原则1.严格遵守国家语言文字法律法规和相关标准，以《中华人民共和国国家通用语言文字法》为根本准则。2.坚持汉字简化的原则，使用规范的简化字，不使用已被淘汰的繁体字、异体字。3.确保用词准确、规范、简洁，避免生造词语、滥用方言和不规范的网络用语。4.注重文字书写的工整、清晰，符合汉字书写规范和排版要求。二、汉字使用规范（一）字形1.所有文件、资料中的汉字应书写工整、笔画清晰，避免潦草、模糊或错别字。2.严格按照国家规定的字形标准书写，不得随意增减笔画、改变结构。例如，“琴”字不能写成“珡”，“真”字不能少一横。3.对于容易混淆的形似字，如“已”“己”“巳”，“戊”“戌”“戍”等，要准确区分使用，确保语义表达准确无误。（二）字音1.正确标注汉字读音，使用汉语拼音时要符合《汉语拼音方案》的规定。2.多音字要根据语境确定正确读音，并在首次出现时进行标注。例如，“行（xíng）走”“银行（háng）”。3.避免因读音错误导致的歧义或误解，对于不确定读音的汉字，应查阅权威字典或请教专业人士。（三）字义1.准确理解和使用汉字的含义，避免用词不当、语义重复或矛盾。例如，“截止”表示到某个时间停止，“截至”表示截止到某个时间，要根据具体语境正确选用。2.对于生僻字、古汉语词汇等，如非必要，应尽量避免使用。若必须使用，要确保其含义明确，并在首次出现时进行注释或解释。3.不得使用自造字、自造词，严禁随意简化汉字或生造简化字。三、数字使用规范（一）一般原则1.凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，均应使用阿拉伯数字。遇特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持相对统一。2.定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。例如，“一心一意”“三顾茅庐”“五四运动”等。（二）具体规定1.公历世纪、年代、年、月、日、时刻，必须使用阿拉伯数字。例如，“21世纪”“20年代”“2023年10月15日”“10:30”。2.计数与计量（包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等），一般使用阿拉伯数字。例如，“50人”“3/4”“0.5万元”“30%”“约500米”。3.整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。例如，“一个人”“三本书”“四条意见”“读了十遍”。4.多位整数与小数的分节，从小数点起，向左和向右每三位数字一组，组间空1/4个汉字的位置。例如，“1,234,567.8901”。（三）数值范围表示1.表示数值范围时，使用浪纹式连接号“～”。例如，“25～30人”“10%～20%”。2.用阿拉伯数字表示数值范围时，起止数值后边的计量单位不能省略。例如，“10℃～30℃”不能写成“10～30℃”。四、标点符号使用规范（一）常用标点符号用法1.句号（。）用于陈述句末尾，表示句子的结束。例如，“他今天去上班了。”2.问号（？）用于疑问句末尾，表示疑问语气。例如，“你吃饭了吗？”3.叹号（！）用于感叹句、祈使句末尾，表示强烈的感情或语气。例如，“多么美丽的风景啊！”“请安静！”4.逗号（，）用于句子内部的一般性停顿。例如，“我喜欢读书，也喜欢运动。”5.顿号（、）用于句子内部并列词语之间的停顿。例如，“苹果、香蕉、橘子都是我喜欢的水果。”6.分号（；）用于复句内部并列分句之间的停顿。例如，“语言，人们用来抒情达意；文字，人们用来记言记事。”7.冒号（：）用于提示下文或总结上文。例如，“他说：‘我明天要去北京。’”“北京是中国的首都：这是众所周知的事实。”8.引号（“”‘’）用于行文中直接引用的部分、需要着重论述的对象、具有特殊含义的词语等。例如，“他说：‘我一定会回来的。’”“‘雷锋精神’永远值得我们学习。”9.括号（（）[]{}）用于行文中注释性的文字。例如；“中国猿人（全名为‘中国猿人北京种’，或简称‘北京人’）在我国的发现，是对古人类学的一个重大贡献。”（二）标点符号的位置1.句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，居左偏下，不出现在一行之首。2.引号、括号、书名号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在一行之首。3.破折号和省略号都占两个字的位置，中间不能断开。连接号和间隔号一般占一个字的位置。这四种符号上下居中。（三）标点符号的误用纠正1.避免标点符号的多余或缺失。例如，“我去学校，他也去学校。”不能写成“我去学校，他也去学校。，”2.正确使用标点符号来表达句子的逻辑关系。例如，“他喜欢唱歌，跳舞。”应改为“他喜欢唱歌、跳舞。”3.注意标点符号在不同语境中的正确用法。例如，“你吃饭了吗？”不能写成“你吃饭了吗！”五、计量单位使用规范（一）基本要求1.严格执行国家法定计量单位，使用国际单位制（SI）单位及其倍数单位和分数单位。2.不得使用已废止或非法定的计量单位，如市制单位（斤、尺、寸等）、英制单位（英寸、磅等），除非在特定的历史文献或文化背景中有特殊需要，并进行准确的换算和说明。（二）具体单位使用1.长度单位：一般使用米（m）、千米（km）、厘米（cm）、毫米（mm）等。例如，“这座桥长500米”“汽车时速100千米”。2.质量单位：常用千克（kg）、克（g）、吨（t）等。例如，“这袋大米重25千克”“一辆卡车的载重是10吨”。3.时间单位：采用秒（s）、分（min）、小时（h）、天（d）、月（mo）、年（a）等。例如，“会议持续了2小时”“他每天工作8小时”“这个项目预计需要3个月完成”。4.面积单位：平方米（m²）、平方千米（km²）等。例如，“这块土地的面积是1000平方米”“城市的总面积为500平方千米”。5.体积单位：立方米（m³）、升（L）、毫升（mL）等。例如，“这个水箱的容积是5立方米”“一瓶饮料的容量是500毫升”。（三）单位换算1.在进行不同单位之间的换算时，要严格按照法定的换算关系进行。例如，1千米=1000米，1千克=1000克，1小时=60分钟等。2.若需要进行非法定单位与法定单位的换算，应确保换算准确，并在文件中注明换算依据和换算过程。六、外来语使用规范（一）一般原则1.对于常用的、已被广泛接受的外来语，可以直接使用，但要注意其书写规范和读音准确。2.新出现的、不常见的外来语，在首次使用时应进行中文注释或说明，以便读者理解。（二）书写规范1.外来语应按照其原语言的书写形式书写，不得随意更改字母大小写、拼写顺序等。例如，“Internet”不能写成“internet”，“Email”不能写成“email”。2.外来语中的缩写词，如无特殊约定，应按照原语言的习惯进行书写。例如，“WTO”（世界贸易组织）、“CEO”（首席执行官）等。（三）读音规范1.外来语的读音应尽量遵循原语言的发音规则，对于一些特殊的发音，可以使用国际音标进行标注。2.避免因读音不准确而导致的误解或歧义，对于不确定读音的外来语，应查阅权威资料或请教专业人士。七、行文格式规范（一）字体字号1.标题：一般采用二号宋体字，加粗，居中排列。2.正文：一般采用四号宋体字，行距为1.5倍行距。3.一级标题：采用三号黑体字，左对齐。4.二级标题：采用四号宋体字加粗，左对齐。5.三级标题：采用小四号宋体字，左对齐。（二）段落格式1.每段开头应缩进两个汉字的位置，即首行缩进。2.段落之间应保持适当的间距，一般为0.5行。（三）页码设置1.页码一般位于页面底部居中位置，采用阿拉伯数字标注。2.封面、目录等不需要页码的部分不标注页码。（四）页眉页脚1.页眉：一般包含公司/组织名称、文档标题等信息，采用五号宋体字，居左或居中排列。2.页脚：一般包含页码、日期等信息，采用五号宋体字，居右排列。八、审核与监督（一）审核流程1.各部门在完成文件、资料起草后，应首先由部门负责人进行初步审核，重点检查用字的规范性、内容的准确性和格式的完整性。2.经部门负责人审核通过后，将文件、资料提交至公司/组织的文字审核部门（或指定专人）进行终审。终审人员应严格按照本制度的要求进行全面审核，确保用字规范化无差错。3.对于重要文件、对外发布的宣传资料等，必要时可组织相关专家或专业人员进行会审，以提高审核的准确性和专业性。（二）监督机制1.公司/组织设立用字规范化监督小组，定期对各部门的文件、资料进行抽查，检查用字是否符合本制度要求。2.鼓励全体员工对发现的用字不规范问题进行举报，对于举报属实的员工给予适当奖励。3.将用字规范化工作纳入部门绩效考核体系，对用字规范执行情况良好的部门给予表彰和奖励，对存在较多问题的部门进行督促整改，并视情况进行相应处罚。九、培训与宣传（一）培训计划1.人力资源部门应制定年度用字规范化培训计划，定期组织员工参加培训。培训内容包括汉字使用规范、数字标点符号用法、计量单位、外来语规范等方面的知识。2.根据不同岗位的需求，有针对性地开展培训课程，提高员工在实际工作中的用字规范化水平。例如，对于文案撰写岗位，重点培训文字表达和修辞运用；对于编辑校对岗位，着重培训各类规范的细节和审核技巧。（二）宣传活动1.利用公司/组织内部的宣传栏、网站、公众号等渠道，宣传用字规范化的重要性和相关知识，发布典型案例和常见错误分析，提