公司采购制度规范

PAGE公司采购制度规范一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商，确保采购结果的公正性。5.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行合同约定，维护公司利益。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责公司采购工作的整体规划与组织实施：制定采购计划，明确采购需求，选择合适的采购方式，确保采购任务按时完成。2.供应商管理：建立供应商评估体系，对供应商进行定期评估和考核，维护良好的合作关系。3.采购合同管理：起草、审核、签订采购合同，跟踪合同执行情况，及时处理合同变更和纠纷。4.采购成本控制：通过市场调研、谈判等方式，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.采购信息管理：收集、整理、分析采购信息，为公司决策提供数据支持。（二）需求部门1.提出采购需求：根据公司生产经营计划和实际工作需要，准确提出采购申请，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与采购过程：协助采购部门进行供应商选择、采购谈判等工作，提供技术支持和质量标准要求。3.验收采购物品或服务：对采购到货的物品或服务进行验收，确保符合合同要求。（三）财务部门1.审核采购预算：对采购部门提交的采购预算进行审核，确保预算合理、合规。2.资金支付管理：按照合同约定和公司财务制度，及时办理采购资金支付手续，确保资金安全。3.采购成本核算：参与采购成本分析和控制工作，提供财务数据支持。（四）审计部门1.监督采购活动：对采购过程进行审计监督，检查采购行为是否符合公司制度和法律法规要求。2.审查采购合同：对采购合同的合法性、合规性进行审查，防范合同风险。3.处理采购投诉：受理公司内部关于采购活动的投诉，进行调查核实，提出处理意见。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表：详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.提交采购申请：将采购申请表提交至采购部门。对于预算内的采购申请，采购部门应及时受理；对于预算外的采购申请，采购部门应报公司领导审批后再行处理。（二）采购审批1.采购部门对采购申请进行初审：审核采购申请的合理性、必要性，检查是否符合公司采购政策和预算安排。2.财务部门进行预算审核：对采购申请涉及的预算进行审核，确认是否有足够的资金支持。3.公司领导审批：根据采购金额大小和重要性程度，报公司领导审批。重大采购项目需经公司领导集体决策。（三）采购实施1.制定采购计划：采购部门根据审批后的采购申请，制定详细的采购计划，明确采购方式、采购时间、采购人员等。2.选择供应商：发布采购信息：通过公司内部采购平台、招标网站、行业媒体等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与报价。供应商报名：供应商按照采购信息要求，提交报名资料，包括公司资质证明、业绩证明、产品样本等。资格审查：采购部门对报名供应商进行资格审查，筛选出符合要求的供应商进入下一步采购程序。实地考察：对于重要采购项目，采购部门组织对入围供应商进行实地考察，了解供应商的生产能力、质量管理、售后服务等情况。确定供应商：综合考虑供应商的报价、资质、业绩、实地考察情况等因素，通过招标、谈判、询价等方式确定最终供应商。3.签订采购合同：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订前需经公司法律部门或法律顾问审核。4.采购执行：采购部门按照采购合同要求，跟踪采购进度，及时与供应商沟通协调，确保采购任务按时完成。对于紧急采购项目，采购人员应采取特殊措施，确保满足公司生产经营需要。（四）验收1.到货通知：供应商发货前应提前通知采购部门，采购部门及时通知需求部门做好验收准备。2.验收准备：需求部门组织相关人员熟悉采购合同要求和验收标准，准备验收工具和场地。3.验收实施：数量验收：按照采购合同要求，对到货物品的数量进行清点，确保数量准确无误。质量验收：依据采购合同约定的质量标准，对到货物品的质量进行检验，可采用抽检、全检等方式。对于重要物品或技术复杂的设备，可邀请专业技术人员或第三方检测机构进行验收。外观验收：检查到货物品的外观是否有损坏、变形等情况。4.验收报告：验收完成后，验收人员填写验收报告，详细记录验收情况，包括验收时间、验收人员、验收结果等。验收报告经需求部门负责人签字确认后，提交采购部门。（五）付款1.发票审核：采购部门收到供应商开具的发票后，应进行审核，检查发票的真实性、合法性、完整性，确保发票内容与采购合同一致。2.付款申请：采购部门根据验收报告和发票情况，填写付款申请表，注明采购合同编号、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并附上相关证明材料，提交财务部门审核。3.财务审核与付款：财务部门对付款申请表进行审核，确认无误后，按照公司财务制度和合同约定办理付款手续。对于不符合付款条件的，财务部门应及时通知采购部门并说明原因。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，如大型设备采购、工程建设项目等。2.招标程序：编制招标文件：采购部门根据采购需求编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过指定的招标网站、行业媒体等渠道发布招标公告，邀请潜在投标人参与投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在投标人提供招标文件，并收取相应费用。开标：按照招标文件规定的时间和地点，组织开标会议，公开开标，公布投标人的投标报价、技术方案等信息。评标：组建评标委员会，按照评标标准对投标人的投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并向中标人发出中标通知书，同时通知未中标人。（二）谈判采购1.适用范围：适用于采购物品或服务规格特殊、市场竞争不充分、时间紧迫等情况，如定制化设备采购、紧急服务采购等。2.谈判程序：确定谈判供应商：采购部门通过市场调研、供应商推荐等方式，确定参与谈判的供应商名单。组织谈判：采购部门与供应商进行谈判，就采购物品或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，争取达成最优采购方案。签订合同：谈判达成一致后，采购部门与供应商签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购金额较小、市场货源充足、价格比较透明的采购项目，如办公用品采购、通用设备采购等。2.询价程序：选择询价供应商：采购部门从合格供应商名单中选择若干家供应商作为询价对象。发出询价函：向询价供应商发出询价函，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，要求供应商在规定时间内报价。比较报价：采购部门对各供应商的报价进行比较，选择报价合理、信誉良好的供应商。签订合同：与选定的供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等情况。2.单一来源采购程序：提出申请：采购部门填写单一来源采购申请表，详细说明采用单一来源采购的原因、供应商名称等信息，报公司领导审批。审批通过后实施采购：经公司领导审批同意后，采购部门与单一供应商进行谈判，签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入标准：采购部门制定供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的要求。2.供应商筛选：采购部门按照供应商准入标准对潜在供应商进行筛选，收集供应商的相关信息，建立供应商信息库。3.实地考察与评估：对于重要供应商，采购部门组织实地考察，对供应商进行全面评估。评估内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保措施、财务状况等。4.供应商选定：采购部门根据考察评估结果，选择符合要求的供应商，经公司领导审批后确定为合格供应商。（二）供应商考核1.制定考核指标：采购部门制定供应商考核指标，包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合等方面的内容。2.定期考核：采购部门定期对供应商进行考核，考核周期一般为一年。考核方式可采用问卷调查、实地检查、数据分析等多种形式。3.考核结果应用：根据考核结果，对供应商进行分类管理。对于考核优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于考核不合格的供应商，要求其限期整改，整改仍不合格的，取消其合格供应商资格。（三）供应商激励与淘汰1.供应商激励：采购部门通过建立供应商激励机制，鼓励供应商提高产品质量、降低成本、优化服务。激励方式包括价格优惠、订单奖励、合作项目支持等。2.供应商淘汰：对于出现严重质量问题、交货期经常延误、售后服务差等情况的供应商，采购部门及时进行调查核实，经公司领导审批后，取消其合格供应商资格，并从供应商信息库中删除。六、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应商垄断、原材料短缺等风险。2.质量风险：采购物品或服务不符合质量要求，影响公司生产经营活动。3.交货风险：供应商不能按时交货，导致公司生产计划延误。4.合同风险：采购合同条款不明确、存在漏洞，引发合同纠纷。5.人员风险：采购人员违规操作、贪污受贿等行为给公司带来损失。（二）风险评估1.评估方法：采用定性与定量相结合的方法，对采购风险进行评估。定性评估主要考虑风险发生的可能性和影响程度；定量评估可通过建立风险模型，计算风险值。2.风险等级划分：根据风险评估结果，将采购风险划分为高、中、低三个等级。高风险等级的风险需要采取重点防控措施；中风险等级的风险需要密切关注并适时采取应对措施；低风险等级的风险可进行常规管理。（三）风险应对1.市场风险应对：加强市场调研和价格监测，建立价格预警机制；与供应商签订长期合作合同，锁定价格；寻找替代供应商，降低对单一供应商的依赖。2.质量风险应对：严格供应商选择和考核，加强采购物品或服务的质量检验；要求供应商提供质量保证承诺，明确质量违约责任。3.交货风险应对：在采购合同中明确交货期和违约责任；加强与供应商的沟通协调，及时掌握生产进度；建立应急采购机制，确保在供应商不能按时交货时能够及时采购到所需物品或服务。4.合同风险应对：加强采购合同管理，起草、审核合同条款时要严谨细致；聘请法律顾问对重大采购合同进行审查；建立合同执行跟踪机制，及时处理合同变更和纠纷。5.人员风险应对：加强采购人员培训和职业道德教育，提高采购人员的业务水平和廉洁意识；建立采购人员绩效考核和监督机制，规范采购人员行为。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门监督：审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购程序是否合规、采购合同是否合法、采购资金使用是否合理等。2.财务部门监督：财务部门对采购资金支付进行审核，监督采购成本控制情况，确保采购资金安全。3.采购部门内部监督：采购部门建立内部监督机制，对采购人员的工作进行监督检查，防止违规操作和不正当行为。（二）外