规范财务报销结算制度

PAGE规范财务报销结算制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务报销结算流程，确保公司财务支出的合理性、合法性和准确性，加强财务管理和内部控制，保障公司资金安全，提高资金使用效率，维护公司正常运营秩序。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及与公司有经济往来的外部单位和个人。（三）基本原则1.合法性原则：报销结算必须符合国家法律法规、财务制度以及公司相关规定。2.真实性原则：各项报销凭证必须真实、准确地反映经济业务的实际发生情况，不得弄虚作假。3.合理性原则：费用支出应符合公司经营活动的需要，具有合理的商业目的，杜绝不合理的开支。4.审批原则：所有报销结算均需按照规定的审批流程进行审核批准，未经审批不得报销。5.及时性原则：员工应在经济业务发生后及时办理报销手续，避免拖延导致财务数据不准确或影响资金周转。二、报销结算流程（一）费用申请1.预算内费用：员工因工作需要发生费用支出时，应首先查询该项目是否有预算安排。如有预算，填写《费用申请表》，详细说明费用发生的事由、金额、预计支付时间等信息，并提交给部门负责人。2.预算外费用：对于超出预算范围的费用支出，员工需在《费用申请表》中详细说明原因，并附上相关的必要性说明材料，经部门负责人审核同意后，提交给财务部门进行预算外费用审批。财务部门根据公司预算管理制度和实际情况进行审核，报公司领导审批。（二）审批流程1.部门负责人审批：部门负责人收到员工提交的《费用申请表》后，应认真审核费用的合理性、必要性以及与本部门工作的相关性。对于符合规定的费用申请，在申请表上签署审批意见并签字确认。2.财务审核：财务部门收到经部门负责人审批的《费用申请表》后，重点审核费用的合法性、合规性、报销凭证的真实性和完整性。检查报销金额是否与申请金额一致，报销凭证是否符合公司规定的格式和要求，是否有相关负责人签字等。对于不符合要求的报销申请，财务部门应及时与申请人沟通，要求其补充或更正相关信息。审核通过后，财务人员在申请表上签署意见。3.公司领导审批：根据公司费用审批权限规定，超过一定金额的费用报销需报公司领导审批。公司领导收到财务审核后的《费用申请表》，对费用的必要性、合理性以及对公司整体财务状况的影响进行综合评估，签署审批意见并签字确认。（三）报销凭证准备1.发票要求：员工取得的报销发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息。发票应加盖发票专用章，印章清晰可辨。对于不符合上述要求的发票，财务部门有权拒绝报销。2.其他凭证：除发票外，根据费用性质的不同，还可能需要提供其他相关凭证，如合同协议、出差审批单、培训通知、会议纪要等。这些凭证应与发票相互印证，证明费用支出的真实性和合理性。员工应妥善保管好这些凭证，并按照财务部门的要求进行整理和粘贴。（四）报销填写1.报销单填写规范：员工应使用公司统一印制的《费用报销单》进行报销填写。报销单上应填写清楚报销部门、报销日期、报销人姓名、费用明细、金额合计等信息，并确保字迹清晰、工整。费用明细应按照费用类别分别填写，注明费用发生的时间、事由、金额等详细情况。2.粘贴要求：将报销凭证按照费用类别和报销单上的费用明细顺序进行粘贴，确保凭证粘贴牢固、整齐，便于审核。对于较大的凭证或多张凭证粘贴在一起的情况，应在粘贴单上注明凭证张数和金额合计。（五）报销提交员工将填写完整、粘贴好报销凭证的《费用报销单》及相关审批文件一并提交给财务部门。财务部门应设立专门的报销受理岗位，负责接收员工提交的报销资料，并进行初步的登记和整理。（六）报销审核与支付1.再次审核：财务部门收到员工提交的报销资料后，对报销凭证和报销单进行再次审核。审核内容包括但不限于发票的真实性、合法性、有效性，报销金额的准确性，审批流程的完整性等。如发现问题，及时与报销人沟通核实，并要求其补充或更正相关资料。2.支付处理：经审核无误的报销申请，财务部门按照公司的资金支付流程进行支付处理。对于通过银行转账方式支付的报销款项，财务人员应准确填写收款人的银行账号、开户行名称等信息，确保款项及时、准确到账。对于以现金方式支付的报销款项，应按照公司现金管理规定进行支付，并要求收款人签字确认。三、各类费用报销规定（一）差旅费报销1.出差审批：员工因公务需要出差，应提前填写《出差审批单》，详细说明出差事由、目的地、预计出差时间、费用预算等信息，经部门负责人和公司领导审批同意后方可出差。2.交通费用：飞机票：原则上应选择经济舱出行，特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前经公司领导批准。机票报销时应提供电子行程单和登机牌。火车票：应按照实际乘坐的车次和票价报销，报销时提供火车票原件。汽车票：应提供正规的汽车票发票，发票上应注明起止地点、乘车时间等信息。市内交通费：根据出差目的地的实际情况，按照公司规定的标准报销市内交通费用。一般可乘坐公共交通工具，如因特殊情况需要乘坐出租车的，应在发票上注明事由并经部门负责人签字确认。3.住宿费用：按照公司规定的住宿标准报销，不同级别员工的住宿标准不同。住宿发票应注明住宿日期、房间数量、单价、总价等信息，并加盖酒店发票专用章。员工应选择正规的酒店住宿，并索取发票。如因特殊情况需要在亲友处住宿或住在公司安排的宿舍，无法取得住宿发票的，需提供相关说明材料，并经部门负责人和财务部门审核同意后方可报销相应的补贴费用。4.餐饮补贴：根据出差天数和公司规定的标准给予餐饮补贴，补贴标准应合理反映出差地的餐饮消费水平。餐饮补贴无需提供发票，按照实际出差天数计算发放。（二）业务招待费报销1.招待审批：因业务需要进行招待活动的，应提前填写《业务招待费申请表》，详细说明招待对象、事由、预计费用等信息，经部门负责人和公司领导审批同意后方可进行招待。2.报销凭证：报销业务招待费时，应提供正规的餐饮发票或其他相关消费凭证，发票上应注明招待时间、地点、招待对象等信息。同时，应附上《业务招待费申请表》作为报销依据。对于超标准、超范围的业务招待费，财务部门不予报销。3.招待标准：公司应制定合理的业务招待费标准，明确不同级别招待的费用上限和招待规格。招待活动应本着必要、适度、节俭的原则进行，严禁铺张浪费。（三）办公用品及设备购置报销1.采购申请：各部门因工作需要购置办公用品及设备时，应填写《办公用品及设备购置申请表》，详细列出购置物品的名称、规格、数量、预算金额等信息，经部门负责人审核同意后提交给采购部门。2.采购流程：采购部门根据审批后的申请表进行采购，选择合格的供应商，确保所购物品的质量和价格合理。采购完成后，应取得正规的发票和采购清单，发票上应注明物品名称、规格、数量、单价、总价等信息，并加盖供应商发票专用章。3.验收与报销：办公用品及设备购置后，由使用部门进行验收。验收合格后，填写《办公用品及设备验收单》，注明验收情况。报销时，将《办公用品及设备购置申请表》、发票、采购清单、验收单等相关资料一并提交给财务部门。财务部门审核无误后，按照规定进行报销支付。（四）通讯费报销1.报销标准：公司根据员工的工作岗位和实际需要，制定通讯费报销标准。员工应按照公司规定的标准报销通讯费用，超出标准部分不予报销。2.报销凭证：报销通讯费时，应提供运营商开具的正规发票，发票上应注明手机号码、费用月份、费用金额等信息。对于预存话费的情况，应提供预存话费的充值凭证，并按照实际使用情况进行报销。（五）培训学习费用报销1.培训申请：员工参加与工作相关的培训学习活动，应提前填写《培训学习申请表》，详细说明培训内容、培训时间、培训地点、培训费用预算等信息，经部门负责人和公司领导审批同意后方可参加培训。2.报销凭证：报销培训学习费用时，应提供培训单位开具的正规发票，发票上应注明培训课程名称、培训时间、培训费用明细等信息。同时，应附上培训通知、培训证书等相关证明材料，以证明培训的真实性和与工作的相关性。3.费用范围：培训学习费用一般包括学费、教材费、住宿费、交通费等与培训直接相关的费用。对于与培训无关的费用，如旅游费用、娱乐费用等，不得报销。四、财务报销结算的监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对财务报销结算情况进行审计检查，重点审查报销凭证的真实性、合法性、合规性，审批流程的执行情况，费用支出的合理性等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务自查财务部门应定期对财务报销结算工作进行自查，检查报销流程是否规范、报销凭证是否齐全、审批手续是否完备等。发现问题及时进行纠正，并建立相应的防范措施，不断完善财务报销结算制度。（三）员工监督鼓励公司员工对财务报销结算过程中的违规行为进行监督举报。对于员工举报的问题，公司应及时进行调查核实，如情况属实，将按照公司规定对相关责任人进行严肃处理，并对举报人给予适当的奖励。五、违规处理（一）违规行为界定1.提供虚假报销凭证，包括但不限于伪造发票、篡改发票信息、虚构经济业务等。2.未经审批擅自报销费用，或未按照规定的审批流程进行报销。3.报销超标准、超范围的费用，如超标准的差旅费、业务招待费等。4.故意拆分报销金额，以逃避审批或达到其他不正当目的。5.其他违反财务报销结算制度的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规报销行为，财务部门有权拒绝报销，并将相关情况反馈给报销人所在部门。2.公司将视情节轻重，对违规报销的员工给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、辞退等。3.对于因违规报