执法文书规范化制度

PAGE执法文书规范化制度一、总则（一）目的为加强执法文书管理，确保执法文书制作的合法性、规范性和严肃性，提高执法效率和质量，保障执法工作的顺利开展，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及执法文书制作、使用、管理的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：执法文书的制作必须严格遵守国家法律法规的规定，确保文书内容和形式合法有效。2.规范性原则：执法文书应符合统一的格式、内容要求和制作标准，保证文书的规范性和一致性。3.准确性原则：文书内容应准确反映执法事实，语言表达清晰、准确、严谨，避免歧义。4.严肃性原则：执法文书是执法活动的重要载体，应体现执法的严肃性和权威性。二、执法文书的种类及适用范围（一）行政处罚决定书适用于对违反法律法规的当事人作出行政处罚决定时使用。（二）行政强制措施决定书在实施行政强制措施时，如查封、扣押、冻结等，使用此文书。（三）现场检查笔录记录执法人员对现场进行检查的情况，包括检查时间、地点、内容、发现的问题等。（四）询问笔录用于询问当事人、证人等，了解案件相关情况。（五）证据登记保存清单对可能灭失或者以后难以取得的证据进行登记保存时使用。（六）听证告知书告知当事人有要求举行听证的权利时使用。（七）听证通知书通知当事人举行听证的时间、地点、主持人等信息。（八）送达回证记录执法文书的送达情况，包括送达时间、地点、受送达人等。三、执法文书的制作要求（一）格式规范1.执法文书应使用统一规定的格式，包括纸张规格、字体、字号、排版等。2.文书的编号、日期、印章等应齐全、清晰。（二）内容完整1.准确填写文书的首部，包括文书名称、文号、当事人基本信息等。2.详细记录执法过程和事实，做到内容真实、客观、全面。3.明确适用的法律法规条款，引用准确、完整。4.准确表述执法决定的内容，如处罚种类、幅度等。5.尾部应注明当事人的权利和救济途径，以及文书的制作日期、执法人员签名等。（三）语言规范1.文书语言应使用规范的汉字，避免使用错别字、繁体字、异体字。2.表述准确、简洁，避免模糊不清、歧义性语言。3.引用法律法规条文应准确无误，写明条款序号。（四）签名盖章1.执法文书必须由具有执法资格的人员签名，并加盖执法部门印章。2.多人参与执法的，应分别签名。四、执法文书的制作流程（一）立案阶段1.执法人员在发现违法行为后，应及时填写立案审批表，详细记录案件来源、当事人基本情况、违法事实等。2.立案审批表经部门负责人审核后，报分管领导批准立案。（二）调查取证阶段1.执法人员按照法定程序进行调查取证，收集相关证据材料。2.根据调查情况，制作现场检查笔录、询问笔录、证据登记保存清单等文书，详细记录调查过程和证据情况。3.证据材料应真实、合法、有效，能够证明案件事实。（三）告知阶段1.在作出行政处罚决定前，应向当事人送达行政处罚告知书，告知当事人拟作出的处罚决定、事实、理由及依据，以及当事人享有的陈述、申辩权利。2.当事人要求陈述、申辩的，应充分听取当事人的意见，并制作陈述、申辩笔录。（四）听证阶段1.符合听证条件的案件，当事人要求听证的，应按照规定组织听证。2.制作听证告知书、听证通知书等文书，通知当事人听证的相关事项。3.听证过程应制作听证笔录，如实记录听证情况。（五）决定阶段1.执法人员根据调查取证、告知、听证等情况，制作行政处罚决定书等执法文书。2.行政处罚决定书应经部门负责人审核、分管领导审批后，加盖执法部门印章。（六）送达阶段1.执法文书应按照法定程序及时送达当事人。2.送达回证应详细记录送达时间、地点、受送达人等信息，由受送达人或其代收人签字确认。五、执法文书的审核与审批（一）初审1.执法人员制作完成执法文书后，应首先进行自我审核，确保文书内容准确、格式规范。2.初审内容包括文书的完整性、准确性、语言规范性、签名盖章等。（二）部门审核1.执法文书初审通过后，提交所在部门负责人进行审核。2.部门负责人应重点审核文书内容是否符合法律法规规定，执法程序是否合法，处罚决定是否适当等。3.审核意见应明确、具体，如有问题应及时提出修改意见。（三）分管领导审批1.经部门审核后的执法文书，报分管领导审批。2.分管领导应对执法文书的合法性、合理性进行全面审查，作出审批决定。3.审批通过的执法文书方可加盖执法部门印章。六、执法文书的归档与保管（一）归档要求1.执法文书应按照一案一卷的原则进行归档，确保文书的完整性和关联性。2.归档材料应包括立案审批表、调查取证材料、告知文书、听证材料、处罚决定书、送达回证等相关文书。3.文书应按照时间顺序排列，编号清晰，便于查阅。（二）保管期限1.一般执法文书的保管期限为[X]年。2.涉及重大案件、复杂案件或具有重要历史意义的执法文书，应长期保管。（三）保管责任1.设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，确保执法文书的安全保管。2.明确档案管理人员的职责，负责执法文书的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。3.档案管理人员应定期对执法文书进行检查、核对，发现问题及时处理。七、执法文书的查阅与借阅（一）查阅程序1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅执法文书的，应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等。2.申请表经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。3.档案管理人员应按照规定提供查阅服务，并做好查阅记录。（二）借阅程序1.需要借阅执法文书的，应填写借阅申请表，说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和分管领导批准后，方可借阅。3.借阅人应妥善保管借阅的执法文书，不得转借、涂改、损坏。4.借阅期限届满后，借阅人应及时归还执法文书。八、执法文书的电子管理（一）电子文档的制作1.执法文书应同时制作电子文档，确保电子文档与纸质文档内容一致。2.电子文档应按照规范的命名规则进行命名，便于查找和管理。（二）电子文档的存储1.设立专门的电子文档存储服务器，对执法文书电子文档进行集中存储。2.定期对电子文档进行备份，防止数据丢失。（三）电子文档的查阅与使用1.本公司/组织内部人员可通过授权的方式查阅执法文书电子文档。2.查阅电子文档应遵守相关保密规定，不得擅自复制、传播。九、监督与考核（一）监督检查1.定期对执法文书的制作、使用、管理情况进行监督检查，发现问题及时纠正。2.监督检查内容包括执法文书的格式规范、内容完整、审核审批、归档保管等方面。（二）考核评价1.将执法文书规范化工作纳入绩效考核体系，对执法人员的执法文书制作质量进行考核评价。2.考核评价结果作为执法人员评先评优、晋升晋级的重要依据。（三）责任追究1.对违反执法