共享办公室制度规范

PAGE共享办公室制度规范一、总则（一）目的为了规范共享办公室的使用与管理，提高办公资源的利用效率，营造良好的办公环境，保障公司及入驻企业的合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本共享办公空间内的所有入驻企业及人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保共享办公室的运营合法合规。2.公平公正原则：对待所有入驻企业一视同仁，保障各方在使用办公空间及设施等方面的公平权益。3.高效利用原则：充分发挥共享办公资源的作用，提高空间和设备的使用效率，降低运营成本。4.安全保障原则：确保共享办公区域的人员、财产及信息安全，预防各类安全事故的发生。二、入驻管理（一）入驻申请1.有意入驻共享办公室的企业，需向管理方提交入驻申请表，申请表应包含企业基本信息、入驻人数、预计入驻时间、所需办公空间及设施需求等内容。2.管理方在收到申请后，应在[X]个工作日内进行初步审核，审核内容包括企业资质、经营状况、入驻需求合理性等。（二）合同签订1.经审核通过的企业，管理方将与其签订共享办公空间使用合同。合同应明确双方的权利义务、租赁期限、租金及支付方式、办公空间使用范围、设施设备使用规定、违约责任等条款。2.企业应在签订合同前仔细阅读合同条款，如有疑问应及时向管理方咨询。合同一经签订，双方应严格履行合同约定。（三）入驻手续办理1.企业在签订合同后，应按照管理方要求办理入驻手续，包括缴纳租金及押金、提供相关证件复印件、领取办公区域钥匙及门禁卡等。2.管理方应为入驻企业提供必要的办公指引，包括办公区域分布、公共设施使用方法、物业服务联系方式等。三、办公空间使用规范（一）空间分配与调整1.管理方根据企业入驻申请及实际情况，合理分配办公空间。入驻企业应按照合同约定使用分配的办公空间，未经管理方书面同意，不得擅自变更使用区域。2.如因企业发展需要调整办公空间，应提前[X]个工作日向管理方提出申请。管理方在评估后，如认为合理且有可调配空间，将予以批准，并重新签订相关协议。（二）装修与改造1.入驻企业如需对办公空间进行装修或改造，应提前向管理方提交装修改造方案，方案应包括装修设计图纸、施工时间安排、安全防护措施等内容。2.装修改造方案需经管理方审核通过后方可实施。施工过程中，企业应遵守管理方的装修管理规定，确保施工安全，不得损坏共享办公空间的主体结构及公共设施。3.装修改造完成后，企业应通知管理方进行验收。验收合格后方可继续使用办公空间。（三）公共区域使用1.共享办公空间内的公共区域，如会议室、洽谈区、茶水间、卫生间等，入驻企业及人员应共同维护其整洁卫生和正常使用。2.使用公共区域时，应遵守相关使用规定，如提前预约会议室、使用后及时清理等。不得在公共区域堆放杂物、大声喧哗或进行其他影响他人办公的行为。四、设施设备管理（一）设施设备配备1.管理方应按照共享办公空间的标准，为入驻企业配备必要的办公设施设备，如办公桌椅、网络设备、空调、照明设备等。2.入驻企业可根据自身需求，向管理方申请额外的设施设备租赁服务，管理方应根据实际情况合理安排并收取相应费用。（二）设施设备使用1.入驻企业应正确使用共享办公空间内的设施设备，不得擅自拆卸、改装或损坏。如发现设施设备出现故障，应及时通知管理方进行维修。2.对于因使用不当造成设施设备损坏的，企业应承担相应的维修或赔偿责任。（三）设施设备维护与保养1.管理方应定期对共享办公空间内的设施设备进行维护与保养，确保其正常运行。制定设施设备维护计划，明确维护内容、时间及责任人。2.入驻企业有义务配合管理方的设施设备维护工作，在维护期间应按照管理方要求调整办公安排。五、物业服务（一）物业服务内容1.管理方应提供的物业服务包括但不限于办公区域清洁卫生、绿化养护、安全保卫、水电维修等。2.保洁人员应按照规定的时间和标准对办公区域进行清扫，保持环境整洁。绿化人员应定期对共享办公空间内的绿植进行养护。3.安全保卫人员应负责办公区域的门禁管理、巡逻检查等工作，确保人员和财产安全。水电维修人员应及时响应入驻企业的维修需求，保障设施设备正常使用。（二）服务质量监督1.管理方应建立物业服务质量监督机制，可以通过设置意见箱、定期开展满意度调查等方式，收集入驻企业对物业服务的意见和建议。2.根据入驻企业反馈的问题，及时督促物业服务人员进行整改，不断提高服务质量。对于服务质量不达标的情况，入驻企业有权要求管理方采取措施改进，如仍未改善，可按照合同约定追究管理方责任。（三）费用支付1.入驻企业应按照合同约定向管理方支付物业服务费用。物业服务费用应包含在租金中，或另行单独收取，具体方式在合同中明确。2.管理方应定期向入驻企业提供物业服务费用明细清单，确保费用收取透明合理。六、安全管理（一）安全责任1.管理方负责共享办公空间的整体安全管理工作，制定安全管理制度和应急预案，配备必要的安全设施设备。2.入驻企业应履行自身的安全管理责任，加强对本企业人员的安全教育，遵守管理方的安全规定，确保办公区域内人员和财产安全。（二）消防安全1.共享办公空间内应按照消防法律法规要求，配备充足有效的消防设施设备，如灭火器、消火栓、火灾自动报警系统等。2.入驻企业不得在办公区域内堆放易燃、易爆物品，不得私拉乱接电线，不得堵塞消防通道。定期组织员工进行消防安全培训和演练，提高火灾应急处置能力。（三）人员与财产安全1.管理方应加强门禁管理，严格核实进出人员身份。入驻企业应妥善保管办公区域钥匙及门禁卡，不得转借他人。2.对于入驻企业的财产安全，管理方不承担保管责任。企业应自行采取必要的防盗、防抢等安全措施，如有贵重物品可委托管理方提供有偿的保管服务。七、环境卫生管理（一）环境卫生标准1.共享办公空间内的办公区域、公共区域应保持整洁卫生，地面无垃圾、污渍，桌面、门窗等无灰尘。2.卫生间应定期清洁消毒，无异味，卫生纸、洗手液等用品配备充足。（二）环境卫生维护1.入驻企业应负责本办公区域内的环境卫生维护，每天进行清扫整理，保持良好的办公环境。2.公共区域的环境卫生由管理方安排专人负责，入驻企业及人员应积极配合，不得随意丢弃垃圾，不得破坏环境卫生设施。（三）垃圾分类与处理1.共享办公空间内应设置垃圾分类投放设施，入驻企业及人员应按照规定进行垃圾分类投放。2.管理方应定期联系专业垃圾处理机构，对分类后的垃圾进行妥善处理，确保环保合规。八、网络与通讯管理（一）网络设施1.管理方应提供稳定可靠的网络服务，确保入驻企业能够正常使用网络办公。网络带宽应满足入驻企业的基本需求，并根据企业需求提供升级服务。2.入驻企业应合理使用网络资源，不得利用网络从事违法违规活动，不得进行恶意网络攻击或占用大量网络带宽影响其他企业正常使用。（二）通讯设备1.共享办公空间内可提供基本的通讯设备，如电话等。入驻企业如需使用额外的通讯设备，可自行申请安装，但需遵守管理方的相关规定。2.入驻企业应妥善使用通讯设备，不得随意损坏或干扰通讯线路。如因使用不当造成通讯故障，应承担相应的维修或赔偿责任。九、费用管理（一）租金及相关费用1.入驻企业应按照合同约定按时足额支付租金及其他相关费用，如物业服务费用、设施设备租赁费用等。2.租金支付方式可采用月付、季付或年付等，具体方式在合同中明确。逾期支付租金及费用的，管理方有权按照合同约定收取滞纳金，并采取相应的催缴措施。（二）费用结算与发票1.管理方应定期与入驻企业进行费用结算，结算周期为[X]个月/季度/年等，具体根据合同约定执行。2.入驻企业在收到费用结算清单后，如有异议应在[X]个工作日内提出。管理方应在核对无误后，按照国家税收法律法规为入驻企业开具正规发票。十、保密与知识产权管理（一）保密规定1.入驻企业及人员在共享办公空间内工作时，应遵守保密规定，不得泄露本企业及其他企业的商业秘密、技术秘密、客户信息等。2.管理方应与入驻企业签订保密协议，明确保密责任和义务。对于涉及共享办公空间整体运营的敏感信息，管理方也应严格保密，不得向无关人员透露。（二）知识产权保护1.入驻企业应尊重他人的知识产权，不得在办公区域内从事侵犯他人著作权、专利权、商标权等知识产权的行为。2.如因入驻企业原因导致知识产权纠纷，企业应自行承担法律责任，并赔偿由此给其他方造成的损失。同时，管理方有权采取措施制止侵权行为，维护共享办公空间的正常秩序。十一、违约责任与争议解决（一）违约责任1.入驻企业如有违反本制度规范及合同约定的行为，应承担相应的违约责任。违约责任包括但不限于支付违约金、赔偿损失、恢复原状等。2.管理方如未按照本制度规范及合同约定履行义务，给入驻企业造成损失的，也应承担相应的赔偿责任。（二）争议解决1.双方在履行本制度规